Чтобы иметь возможность отправлять и/или принимать электронные документы организации необходимо:
1) получить GLN;
2) получить (проверить наличие) GTIN;
3) обеспечить наличие ЭЦП;
4) выбрать EDI-провайдера;
5) подключиться к системе электронного документооборота EDI-провайдера;
6) уведомить контрагентов.
Рассмотрим вышеуказанные действия более подробно.
Отметим, что положения данной статьи распространяются и на индивидуальных предпринимателей (далее – ИП).
1. Получаем GLN (заг. 2)
GLN необходим как при подключении к системе электронного документооборота EDI-провайдера, так и для последующей работы с электронными накладными. Поэтому организации следует определить, какие именно GLN ей необходимы, и получить их (в случае отсутствия).
Напомним, что GLN (Global Location Number – глобальный номер расположения) – это 13-разрядный единый международный идентификационный номер, который предназначен для однозначной идентификации:
– субъектов хозяйствования в целом;
– их филиалов, подразделений, отдельных отделов (например, отдел снабжения, бухгалтерия);
– физических объектов (например, отдельных помещений в здании, складов) (подп. 3.16 п. 3 ТКП 208-2009 (03220)/(07010)).
Существуют следующие виды GLN:
1) GLN субъекта хозяйствования или основной GLN.
При этом основной GLN может быть 2 видов:
– GLN, на который впоследствии будут получаться GTIN;
– GLN без возможности получать на него GTIN.
2) GLN грузоотправителя и GLN грузополучателя;
3) GLN пункта погрузки и GLN пункта разгрузки.
Давайте рассмотрим каждый вид GLN в отдельности.
GLN субъекта хозяйствования, или Основной GLN (заг.3)
Основной GLN необходим, чтобы подключиться к системе электронного документооборота. Он идентифицирует организацию (ИП) как участника электронного документооборота (часть первая подп. 1.9 п. 1 постановления № 940; часть первая п. 10 ТНПА № 9/75/35/26).
Если у организации имеется филиал, представительство или иное обособленное подразделение (далее – филиал) с отдельным УНП, которому необходимо отправлять или получать электронные накладные, то на такой филиал необходимо получить отдельный GLN и подключить его к системе электронного документооборота как отдельного участника (часть первая подп. 1.9 п. 1, абз. 2 части первой, абз. 2 части второй, абз. 2 части третьей подп. 2.2 п. 2 постановления № 940; часть четвертая п. 14 ТНПА № 9/75/35/26).
Как мы уже выше говорили, есть 2 вида основных GLN:
– GLN, на который впоследствии будут получаться GTIN.
Для его получения надо:
а) пройти регистрацию в системе ГС1 Беларуси;
б) получить GCP и сформированный с его участием GLN;
в) обратиться в Ассоциацию автоматической идентификации ГС1 Бел.
Система ГС1 Беларуси – национальная система Республики Беларусь, которая является частью международной системы GS1 и представляет собой совокупность международных и национальных документов, организаций и физических лиц, обеспечивающих автоматическую идентификацию объектов на территории нашей страны.
Префикс компании GCP (global company prefix) – это префикс компании в системе GS1. Это регистрационный номер пользователя системы ГС1 Беларуси, который однозначно идентифицирует зарегистрированного пользователя этой системы в мировом экономическом пространстве. Он присваивается Ассоциацией ГС1 Бел и включает в себя префикс GS1 «481». GCP используется при формировании GTIN, которые получает субъект хозяйствования.
Ассоциация автоматической идентификации ГС1 Бел – национальная организация, которая является членом Международной ассоциации GS1 и обеспечивает организацию функционирования системы ГС1 Беларуси;
– GLN без возможности получать на него GTIN.
Такой GLN может использоваться при участии в системе электронного документооборота и (или) для регистрации в ePASS иностранных GTIN. Такой GLN будет начинаться на 4819.
Для его получения следует обратиться в Центр систем идентификации.
Стоимость получения GLN при регистрации в системе ГС1 Беларуси выше, нежели при получении GLN, который не включает в себя GCP.
После получения основного GLN можно подключиться к системе электронного документооборота EDI-провайдера.
Обратите внимание! Дополнительные GLN могут быть получены одновременно с основным или позднее. Обращаться при этом следует в Ассоциацию ГС1 Бел или Центр систем идентификации (в зависимости от того, где был получен основной GLN).
Присвоенные номера GLN являются действительными в течение 12 месяцев. По истечении 12 месяцев их нужно продлевать.
Справочно: подробный алгоритм регистрации и получения основного GLN и дополнительных GLN размещен:
– на сайте Ассоциации автоматической идентификации ГС1 Бел;
– сайте Центра систем идентификации. Здесь же можно ознакомиться с информацией о продлении срока действия GLN.
GLN грузоотправителя и GLN грузополучателя (заг. 3)
Это GLN участников электронного документооборота. Такие GLN связаны с УНП каждой из сторон сделки и должны быть получены ими самостоятельно. EDI-провайдер обязан проверить такие GLN на соответствие данным межведомственной распределенной информационной системы «Банк данных электронных паспортов товаров (ePASS).
Электронные накладные должны содержать информацию о GLN грузоотправителя (грузополучателя).
Эта обязанность распространяется и на филиал (обособленное подразделение) организации, если ему присвоен УНП и GLN.
То есть указание GLN, присвоенного филиалу, обязательно в полях «GLN грузоотправителя», «GLN грузополучателя» ЭТТН, ЭТН, ЭС*, иного документа, созданного субъектом хозяйствования, электронного акта приемки.
Информация о GLN вносится в электронные накладные о грузоотправителе и грузополучателе.
На заметку:
GLN грузоотправителя можно не заполнять, когда электронная накладная составляется в адрес нерезидента. В данной ситуации иностранная организация (ИП) не является участником электронного документооборота.
* ЭТТН – электронная товарно-транспортная накладная формы ТТН-1, ЭТН – электронная товарная накладная формы ТН-2, ЭС – электронные сообщения.
GLN пункта погрузки и GLN пункта разгрузки (заг. 3)
Информация о GLN погрузки (разгрузки) должна обязательно указываться в ЭТТН.
Отметим, что у грузоотправителя при указании информации об указанных GLN отсутствует обязанность контролировать принадлежность GLN к УНП у EDI-провайдера.
Количество GLN для пунктов разгрузки (погрузки) организация (ИП) определяет самостоятельно. Для кого-то такие GLN могут не понадобиться. Впоследствии при возникновении необходимости их можно получить дополнительно.
Обратите внимание! Организации (ИП) могут также использовать GLN, полученный иными лицами (пп. 28 и 31 табл. 4.1, пп. 26 и 29 табл. 4.2, пп. 30 и 33 табл. 4.6 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26).
Пример. Указание GLN в ЭТТН
В ЭТТН в качестве пункта разгрузки (погрузки) указан GLN на здание, в котором получатель груза (отправитель) арендует офис.
С учетом того что GLN на здание получен арендодателем, в ЭТТН в качестве пункта разгрузки (погрузки) можно указать GLN здания.
Есть особенности по указанию GLN обособленными подразделениями организаций.
1. Если отгрузка (разгрузка) осуществляется с адреса (в адрес) филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, не имеющего УНП, то в поле «GLN грузоотправителя» («GLN грузополучателя») ЭТТН, ЭТН, ЭС, иного документа, электронного акта приемки указывается GLN организации, являющейся участником хозяйственной операции.
2. Если филиалу присвоен GLN, то такой GLN указывается в полях «GLN пункта погрузки» и «GLN пункта разгрузки». При отсутствии у филиала либо у пункта погрузки (разгрузки) GLN в полях «GLN пункта погрузки», «GLN пункта разгрузки» указывается GLN места нахождения организации. В полях «Наименование грузоотправителя», «Наименование грузополучателя», «Адрес пункта погрузки», «Адрес пункта разгрузки» указываются соответственно наименование филиала и организации, адрес пункта погрузки (разгрузки).
Справочно: вышеизложенное определено подп. 1.9 п. 1, абз. 2 части первой, абз. 2 части второй, абз. 2 части третьей подп. 2.2 п. 2 постановления № 940; п. 13, часть первая п. 14 ТНПА № 9/75/35/26.
2. Получаем (проверяем наличие) GTIN (заг. 2)
Предназначение GTIN – однозначная идентификация товара. GTIN наносится на каждую единицу товара в виде штрихового кода. Если влияющие на потребительские свойства характеристики товаров различаются (например, пальто одной и той же модели и цвета, но разных размеров), такие изделия должны иметь разные GTIN.
Непосредственно для подключения к системе электронного документооборота EDI-провайдера GTIN товара не нужны. Однако GTIN товара нужны для работы с электронными накладными.
Справочно: GTIN (Global Trade Item Number, глобальный номер торговой единицы) – международный идентификационный номер товара, который присваивается конкретному товару в соответствии с правилами, установленными стандартами системы GS1.
На сайте Центра систем идентификации размещены:
– алгоритм присвоения товарам белорусских GTIN ();
– информация о регистрации в системе ePASS товаров с иностранными GTIN.
3. Обеспечиваем наличие ЭЦП (заг. 2)
Создаваемые ЭТТН и ЭТН должны быть:
1) подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота (за исключением EDI-провайдера(-ов)), выработанной с использованием личных ключей, сертификаты открытых ключей которых изданы республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК).
То есть организации необходимо определить ответственных лиц на подписание ЭТТН, ЭТН и подтвердить их полномочия атрибутными сертификатами;
2) переданы и получены через EDI-провайдера(-ов) (абз. 2 части первой, абз. 2 части второй подп. 1.5 п. 1 постановления № 940; абз. 2 подп. 19.1, абз. 2 подп. 19.2 п. 19 ТНПА № 9/75/35/26).
Сертификаты ЭЦП для подписания электронных накладных могут быть 2 видов:
1) сертификат организации + базовый атрибутный сертификат.
За их выдачей обращается сама организация (ИП).
В этой ситуации организация (ИП) запрашивает сертификат для физического лица, уполномоченного на осуществление деятельности от имени организации (ИП). То есть владелец личного ключа – это физическое лицо (работник, сам ИП). В то же время в сертификате организации содержится информация как о работнике, так и о субъекте хозяйствования (подп. 1.1 п. 1, подп. 2.3 п. 2 Политики применения сертификатов открытых ключей для юрлиц; ст. 26 Закона № 113-З).
Атрибутный сертификат подтверждает полномочия физического лица – владельца личного ключа, предоставленные организацией (физлицом) – владельцем атрибутного сертификата. Он применяется совместно с сертификатом открытого ключа. Одно и то же лицо может быть владельцем нескольких атрибутных сертификатов (ст. 26-1 Закона № 113-З);
2) сертификат физического лица + базовый атрибутный сертификат.
Сертификат физического лица получает работник организации – владелец личного ключа. Для этого ему надо подать заявление о выдаче (обмене) ID-карты в НЦЭУ или в регистрационные центры ГосСУОК.
При подаче заявления издание сертификатов физического лица осуществляется в автоматическом режиме в процессе производства ID-карты в ходе соответствующей административной процедуры (подп. 2.3 п. 2, подп. 3.2.3 п. 3 Политики применения сертификатов физлиц).
За изданием базового атрибутного сертификата обращается субъект хозяйствования, который предоставляет работнику полномочия.
Справочно: функции оператора РУЦ ГосСУОК выполняет республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ) (абз. 2 подп. 5.1 п. 5 Указа № 515). Поэтому, чтобы получить сертификаты, необходимые для подписания электронных накладных ЭЦП, организации следует обратиться в НЦЭУ или в регистрационные центры ГосСУОК (п. 13 Положения о ГосСУОК).
Количество лиц, для которых необходимы указанные сертификаты, зависит от того, кто именно будет подписывать электронные накладные. В общем случае электронные накладные подписывают своей ЭЦП те лица, которые фактически ответственны за отпуск (принятие) товаров (подп. 2.1, абз. 1 части первой, абз. 1 части второй, абз. 1 части третьей подп. 2.2 п. 2 постановления № 940; части первая и вторая п. 12 ТНПА № 9/75/35/26; пп. 19 и 30 табл. 4.1, пп. 19 и 28 табл. 4.2, п. 22 табл. 4.3, п. 20 табл. 4.4, пп. 21 и 32 табл. 4.6 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26; абз. 9 и 10 части 12 п. 3 Инструкции № 58).
Количество лиц, ответственных за отпуск (принятие) товаров по электронным накладным, каждый субъект хозяйствования определяет самостоятельно с учетом своей специфики (количества материально ответственных лиц, отпускающих и принимающих товар, складов и т.д.).
К сведению! На практике возникают ситуации, когда у таких лиц отсутствует возможность подписать электронную накладную.
Такая ситуация не является препятствием к использованию электронных накладных. В этом случае грузополучатель в локальном правовом акте определяет лицо (нескольких лиц), ответственное (ответственных) именно за подписание электронных накладных. Тогда ЭЦП должна быть именно у такого лица (таких лиц). Материально ответственное лицо, принимающее товар, в этом случае составляет единоличный ПУД и передает его работнику, ответственному за подписание накладной (абз. 9 п. 1 постановления № 13; письмо № 25-02/5942/15-1-15/73/8-2-13/02561/05-09/5373).
По разъяснениям налоговых органов, такая схема возможна и для грузоотправителя. При этом причины невозможности подписания электронных накладных лицами, ответственными за отпуск (отгрузку, принятие) товаров, не конкретизируются. Поэтому, скорее всего, к ним можно отнести в т.ч. отсутствие у таких лиц ЭЦП, отсутствие Интернета в месте отгрузки (приемки) и т.д.
Справочно: на сайте НЦЭУ можно найти:
– перечень регистрационных центров;
– информацию об услугах для организаций и ИП. Здесь можно ознакомиться со сведениями об услугах по изданию сертификата юридического лица, а также базового атрибутного сертификата;
– информацию об услугах для физических лиц.
4. Выбираем EDI-провайдера (заг. 2)
Передавать и получать электронные накладные можно только через EDI-провайдера. Поэтому организации (ИП) надо выбрать EDI-провайдера и заключить с ним договор (подп. 1.3, абз. 3 части первой подп. 1.5, абз. 8 подп. 1.11 п. 1 постановления № 940; часть первая п. 4, подп. 9.2 п. 9, часть первая п. 10 ТНПА № 9/75/35/26).
При выборе EDI-провайдера надо учитывать следующие моменты:
1) наличие у EDI-провайдера аттестата и срок его действия.
EDI-провайдер должен иметь аттестат оператора электронного документооборота, срок действия которого – 1 год (абз. 8 подп. 1.11 п. 1, часть первая п. 3 постановления № 940; п. 3 Регламента получения аттестата).
Информацию об аттестованных EDI-провайдерах можно найти на официальном сайте Центра систем идентификации;
2) удобство и функциональность предлагаемого провайдером сервиса по обмену электронными накладными.
Как правило, EDI-провайдеры предоставляют различные варианты подключения к системе электронного документооборота (через web-интерфейс, путем интеграции с информационными системами субъекта хозяйствования). Организации (ИП) необходимо определить оптимальный для себя вариант;
3) оперативность и уровень консультационной и технической поддержки, оказываемой EDI-провайдером (это один из немаловажных факторов, который впоследствии может влиять на скорость работы);
4) стоимость предлагаемых услуг и иные факторы, имеющие значение для конкретного субъекта хозяйствования.
Отметим, что субъект хозяйствования может подключиться к системе электронного документооборота нескольких EDI-провайдеров (часть вторая п. 10 ТНПА № 9/75/35/26).
5. Подключаемся к системе электронного документооборота EDI-провайдера (заг. 2)
После получения основного GLN можно подключиться к системе электронного документооборота выбранного EDI-провайдера. Далее с участием EDI-провайдера налаживается взаимодействие между учетной системой, применяемой субъектом хозяйствования, и системой электронного документооборота EDI-провайдера (при выборе данного способа подключения), осуществляются необходимые настройки.
6. Уведомляем контрагентов (заг. 2)
После того как субъект хозяйствования подключился к системе электронного документооборота выбранного EDI-провайдера, провел все необходимые настройки и готов отправлять (принимать) электронные накладные, лучше уведомить об этом контрагентов, с которыми предполагается переход на оформление накладных в виде электронных, а не бумажных документов.
Какой-либо законодательно установленной обязанности делать это нет, однако если контрагенты не подключены к системе электронного документооборота, то они не смогут принимать электронные накладные.
Документы:
технический кодекс установившейся практики ТКП 208-2009 (03220)/(07010) «Автоматическая идентификация. Штриховое кодирование. Система автоматической идентификации ГС1 Беларуси. Основные правила организации и функционирования» (далее – ТКП 208-2009 (03220)/(07010)).
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» (далее – постановление № 940);
структура и формат электронных накладных и иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами, утвержденная постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 18.12.2023 № 9/75/35/26 (далее – ТНПА № 9/75/35/26).
Политика применения сертификатов открытых ключей юридических лиц республиканского удостоверяющего центра Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь, утвержденная директором государственного предприятия «НЦЭУ» 11.12.2020 (далее – Политика применения сертификатов открытых ключей для юрлиц);
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З).
Политика применения сертификатов открытых ключей физических лиц республиканского удостоверяющего центра Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь, утвержденная директором государственного предприятия «НЦЭУ» 06.10.2021 (далее – Политика применения сертификатов открытых ключей для физлиц).
Указ Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь» (далее – Указ № 515);
Положение о Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь, утвержденное приказом Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь от 10.12.2015 № 118 (далее – Положение о ГосСУОК);
Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58);
постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» (далее – постановление № 13);
письмо Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 18.09.2024 № 25-02/5942/15-1-15/73/8-2-13/02561/05-09/5373 «О порядке внесения сведений в систему электронного обмена данными» (далее – письмо № 25-02/5942/15-1-15/73/8-2-13/02561/05-09/5373).
Регламент административной процедуры, осуществляемой в отношении субъектов хозяйствования, по подпункту 4.1.1 «Получение аттестата оператора электронного документооборота (EDI-провайдера), обеспечивающего передачу и получение электронных накладных, а также в виде электронных документов транспортных (товаросопроводительных) и (или) иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами – членами Евразийского экономического союза», утвержденный постановлением Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 14.01.2022 № 1 (далее – Регламент получения аттестата).
