Что такое электронный документ?
Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (ст. 1 Закона № 113-З [1]).
Для целей работы с электронными документами следует понимать, что электронный документ – это документ в «безбумажном» (электронном) виде, т.е. это документ, составленный в электронном виде в определенном формате, например, .pdf, .doc, .txt, .xlsx, .csv и т.п., без использования бумажного носителя.
Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу (ст. 19 Закона № 113-З ).
Электронный документ в отдельных случаях при необходимости может быть выведен на бумажный носитель, т.е. распечатан, однако это будет уже не электронный документ, а электронная копия документа на бумажном носителе.
Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу.
В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа |*|.
Что делать, если данные первичного учетного документа на бумажном носителе и электронного документа разные?
Ситуация
«Бумажный» вариант первичного учетного документа отличается от электронного
Первичный учетный документ (далее – ПУД) оформлен в виде электронного документа и на бумажном носителе.
Какой из них принимать к учету, если бумажный вариант документа отличается от электронного?
В данной ситуации организация должна определиться, какой из ПУД (электронный документ либо ПУД на бумажном носителе) является верным, т.е. соответствует требованиям ст. 10 Закона № 57-З [2], и, как следствие, подтверждает фактически совершенную хозяйственную операцию, в т.ч. и по натуральным и стоимостным характеристикам согласно условиям договора и иных документов, фактических обстоятельств ее совершения и т.п.
Неверный ПУД должен быть аннулирован. К бухгалтерскому учету принимается только один правильный ПУД.
Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления (ст. 18 Закона № 113-З ).
Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.
Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа:
а) на электронном средстве отображения информации (например, вывод на экран компьютера, планшета, телефона и т.п.);
б) на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
Копия электронного документа
В отношении электронного документа могут быть использованы две формы его внешнего представления:
– копия электронного документа – форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом № 113-З и иными актами законодательства Республики Беларусь.
В настоящее время такой порядок установлен Положением № 1086 [3];
– электронная копия документа на бумажном носителе – электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и подписанное электронной цифровой подписью (ЭЦП) лица, изготовившего такое электронное отображение (ст. 1 Закона № 113-З ).
Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа (ст. 20 Закона № 113-З ).
Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:
1) организацией или индивидуальным предпринимателем, создавшими такой электронный документ;
2) организацией, получившей электронный документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем;
3) нотариусом;
4) регистратором республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним;
5) организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании;
6) другими организациями или физическими лицами в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь |*|.
Юридическая сила электронного документа
Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З ).
Электронный документ, подписанный ЭЦП в период действия сертификата открытого ключа, соответствующего личному ключу, использовавшемуся при выработке ЭЦП, имеет юридическую силу независимо от последующего отзыва открытого ключа, указанного в этом сертификате. Электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа, не имеет юридической силы.
Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным ст. 20 Закона № 113-З , имеют одинаковую юридическую силу.
Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию.
Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь и (или) соглашением сторон документ должен быть подписан собственноручно и заверен печатью, электронный документ, подписанный ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, информация о полномочиях которого на подписание документа содержится в атрибутном сертификате, приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно и заверенному печатью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
Электронный документ, подписанный ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, может быть дополнительно подписан ЭЦП, владельцем личного ключа которой является организация. В этом случае представление атрибутного сертификата, содержащего информацию о полномочиях физического лица на подписание электронного документа от имени этой организации, не требуется.
Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение (удостоверение регистратором республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним) и (или) государственная регистрация документа, а документ создан в электронном виде, нотариальному удостоверению (удостоверению регистратором республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним) и (или) государственной регистрации подлежат электронный документ или его копия.
Понятие «электронный документ» следует отличать от понятия «документ в электронном виде»
Документ в электронном виде – документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики (п. 7 Правил № 20 [4]).
Понятие «документ в электронном виде» также содержится в п. 3 СТБ 2059-2013 [5], согласно которому под документом в электронном виде понимают документ, создание, обработка, хранение и передача которого осуществляются с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств, или документ, информация которого представлена в цифровой форме.
Таким образом, электронный документ – это, по сути дела, документ в электронном виде, подписанный ЭЦП.
Подлинность электронного документа подтверждает ЭЦП, а подлинность документа в электронном виде может подтверждаться или не подтверждаться с использованием иных аналогов собственноручной подписи (факсимиле, пароль, цифровой водяной знак и др.).
Соответственно не все «документы в электронном виде» могут являться «электронными документами».
При составлении и подписании электронного документа используются сертифицированные средства ЭЦП
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных Законом № 113-З и иными законодательными актами Республики Беларусь (ст. 1 Закона № 113-З).
Важно! ЭЦП не используется для подписания документа, она появляется (вырабатывается) в процессе подписания, и для каждого документа каждый раз она разная. При выработке ЭЦП используется личный ключ, который, как правило, записан на специальном носителе (так называемая флэшка, контейнер личного ключа и т.п.).
Чтобы выработать ЭЦП под конкретным документом, нужен не только личный ключ, но и специальная программа, которая умеет эту подпись вырабатывать и проверять.
В нашем законодательстве такая программа и именуется сертифицированным средством ЭЦП. Например, чтобы подписать договор, у обеих организаций должна быть эта программа. Обычно она не поставляется отдельно, а интегрируется в информационную систему |*|.
Например, сертифицированные средства ЭЦП интегрированы в Систему межведомственного документооборота государственных органов (СМДО). Если организация и ее контрагент являются абонентами СМДО, можно воспользоваться ею для заключения договора. Для этого одна сторона должна подписать текст договора своим личным ключом и отправить другой стороне. Та, в свою очередь, подпишет его своим ключом и вернет назад. А поскольку ключи, применяемые в СМДО, имеют сертификат Государственной системы управления открытыми ключами (ГосСУОК), такие ЭЦП будут признаны любым судебным, или проверяющим, или иным органом, а юридическая сила договора будет такой же, как и в случае его подписания на бумажном носителе.
Безусловно, стороны могут просто обменяться текстом договора и по обычной электронной почте, но в нее средства ЭЦП не интегрированы. В этом случае возможность подписания и проверки ЭЦП должна обеспечивать система электронного документооборота (СЭД), которой пользуется каждый из контрагентов. Файл с текстом договора нужно подписать в СЭД одной из сторон, а потом по электронной почте отправить его вместе с файлом, содержащим ЭЦП. Другая организация проверит эту подпись в своей СЭД, подпишет договор со своей стороны и вернет назад. Но для этого СЭД обеих организаций должны иметь необходимый функционал. Можно даже вернуть только файл с ЭЦП, поскольку она подойдет к любому экземпляру электронного документа.
По законодательству Республики Беларусь ЭЦП полностью приравнивается к собственноручной подписи конкретного физического лица и/или оттиску печати или штампа организации или индивидуального предпринимателя.
Оформленный в таком порядке электронный документ имеет равную юридическую силу с его полным аналогом, оформленным на обычной бумаге с подписью и печатью организации.
Чем отличаются сертифицированные средства ЭЦП от несертифицированных?
При подписании электронного документа используются именно сертифицированные средства ЭЦП.
Таким образом, существуют понятия:
1) сертифицированные средства ЭЦП;
2) несертифицированные средства ЭЦП.
Государственная система управления открытыми ключами (ГосСУОК) строится как иерархическая инфраструктура открытых ключей и состоит из корневого удостоверяющего центра, подчиненного ему республиканского удостоверяющего центра и регистрационных центров (ст. 29 Закона № 113-З ).
Функции оператора корневого и иных удостоверяющих центров Государственной системы управления открытыми ключами выполняет РУП «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ) (абз. 2 подп. 5.1 п. 5 Указа № 515 [6]).
Так, НЦЭУ осуществляет выдачу сертифицированных средств ЭЦП.
Имея ЭЦП, выданную НЦЭУ, организации могут:
• подписывать электронные документы, которые будут иметь одинаковую с документами на бумажном носителе юридическую силу (часть первая ст. 22 Закона № 113-З );
• удостоверить форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (п. 4 Положения № 1086 );
• работать с системами электронного декларирования (http://www.portal.nalog.gov.by/web/nalog/how-to);
• представлять государственную статистическую отчетность в виде электронного документа (http://e-respondent.belstat.gov.by/belstat/) и др.
Порядок использования иных аналогов собственноручной подписи, а также обращения документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП, устанавливается законодательством Республики Беларусь и (или) соглашением сторон (часть третья ст. 2 Закона № 113-З ).
Таким образом, организации (по соглашению сторон) могут использовать при подписании документов не только сертифицированные средства ЭЦП, но и факсимильное воспроизведение собственноручной подписи, или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц. Технически есть возможность подписать документ иными (т.е. несертифицированными) средствами ЭЦП, например:
– в текстовом редакторе Microsoft Word есть возможность проставить на документе «цифровую подпись». Однако в таком случае документ не будет считаться электронным документом в том значении, которое дает Закон № 113-З ;
– в удостоверяющем центре банка для работы в корпоративных системах (интернет-банкинг для юридических лиц). При этом, поскольку такие ЭЦП не являются сертифицированными (не выданы НЦЭУ), они будут признаваться только в рамках конкретной корпоративной системы.
Основные критерии электронного документа
Составление электронного документа и его проверка должны позволять проверить 2 основных критерия электронного документа:
1) целостность;
2) подлинность.
Целостность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения (ст. 1 Закона № 113-З).
Подлинность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями) (ст. 1 Закона № 113-З ).
Использование открытых и личных ключей организации
При проверке электронного документа, в частности при проверке ЭЦП, используются открытые ключи организации и (или) физического лица, подписавших такой электронный документ.
Открытый ключ – последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи (ст. 1 Закона № 113-З ).
Личный ключ – последовательность символов, принадлежащая определенным организации или физическому лицу и используемая при выработке электронной цифровой подписи (ст. 1 Закона № 113-З ).
Как правило, личный ключ хранится в памяти компьютера либо на съемном носителе информации, например карте памяти. На практике личный ключ в большинстве случаев отождествляют с флешкой, т.е. со съемным носителем информации.
Чтобы получатель электронного документа, подписанного ЭЦП, мог проверить ее достоверность, применяется открытый ключ. Он состоит из последовательности символов и соответствует конкретному личному ключу. Открытый ключ содержит в т.ч. информацию, которая позволяет однозначно идентифицировать организацию, ИП или физлицо, которые подписали документ с помощью ЭЦП.
Открытый ключ доступен для любых организаций и физлиц (абз. 7 ст. 1, часть пятая ст. 26 Закона № 113-З ).
Справочно: информацию об открытых ключах и их владельцах можно получить через государственную систему управления открытыми ключами (ГосСУОК), например на сайте Национального центра электронных услуг https://nces.by/pki/software/.
