Ситуация
Работники переведены на удаленную работу
Работники организации по причине пандемии коронавируса COVID-19 переведены на удаленную работу. Для этих целей были приобретены по безналичному расчету ноутбуки, многофункциональные устройства (далее – МФУ), конверты, почтовые марки.
Понесены расходы и по обеспечению доступа в Интернет для использования его работниками в производственных целях с мобильных телефонов, абонентом по которым является организация. Мобильные телефоны (смартфоны) находятся на балансе организации и позволяют создавать точку доступа Wi-Fi для подключения ноутбуков к сети Интернет.
Кроме этого, работники используют собственные автомобили в служебных целях. За их использование работникам выплачивается компенсация, также списывается топливо.
Как следует отразить в бухгалтерском учете понесенные расходы и учесть их при налогообложении прибыли?
Прежде всего отметим, что особенности регулирования труда работников, осуществляющих дистанционную работу, изложены в гл. 25-1 ТК [1].
Учет ноутбуков и МФУ
Приобретенные организацией ноутбуки и МФУ соответствуют условиям признания активов основными средствами |*|.
* Продление сроков полезного использования при неначислении амортизации основных средств
При классификации основных средств необходимо руководствоваться Нормативными сроками службы [2].
Согласно Нормативным срокам службы:
– МФУ относятся к шифру 48003 (нормативный срок службы – 5 лет);
– ноутбуки – к шифру 48009 (нормативный срок службы – 4 года).
В бухгалтерском учете организации следует отразить (см. табл. 1):
Таблица 1
Амортизация начисляется в соответствии с нормами Инструкции № 37/18/6 [3].
Амортизация |*| ноутбуков и МФУ, используемых в предпринимательской деятельности, учитывается при налогообложении прибыли в общеустановленном порядке, т.е. посредством начисления амортизации (подп. 2.1 п. 2 ст. 170 НК [4]).
Учет конвертов и почтовых марок
При переводе сотрудников на удаленную работу, как правило, возникает дополнительная потребность в пересылке корреспонденции работникам (акты выполненных работ, накладные на внутреннее перемещение и т.д.). Для этого приобретаются конверты и почтовые марки, которые учитываются на счете 10 «Материалы».
Организация может уточнять содержание отдельных субсчетов, приведенных в типовом плане счетов, исключая или объединяя их, а также вводить дополнительные субсчета (часть третья п. 3 Инструкции № 50 [5]).
Следовательно, для учета почтовых марок и конвертов организация может ввести отдельные субсчета, например:
– 10-13 «Почтовые марки»;
– 10-14 «Конверты».
На счетах бухгалтерского учета организации будут отражены следующие записи по приобретению марок и конвертов, а также по их использованию (см. табл. 2):
Таблица 2
Для списания почтовых марок и конвертов на затратные счета следует составлять первичный учетный документ, например акт на списание, с приложенным к нему реестром (реестрами) отправлений.
Затраты на почтовые марки и конверты учитываются при налогообложении прибыли, поскольку их использование связано с предпринимательской деятельностью.
Затраты по обеспечению доступа в Интернет
Все документально подтвержденные и обоснованные производственной необходимостью затраты на услуги связи (в т.ч. Интернет) относятся на расходы организации (п. 8 Инструкции № 102 [6]) (см. табл. 3):
Таблица 3
Данные затраты учитываются при налогообложении прибыли (ст. 170 НК ).
Документами, подтверждающими производственный характер понесенных расходов, могут быть:
– отчеты работников по использованию доступа в Интернет для выполнения служебных обязанностей;
– локальные правовые акты (приказы (распоряжения) руководителя организации, положение об использовании услуг доступа в Интернет и пр.), в которых сотовые телефоны и номера закреплены за конкретными работниками, с указанием периода рабочего времени каждого работника, в течение которого он вправе использовать доступ в Интернет для исполнения своих служебных обязанностей;
– акты оказания услуг связи;
– другие документы, предусмотренные законодательством и локальными правовыми актами организации.
Учет компенсации за использование автомобилей и затрат на топливо
Работники, использующие свои транспортные средства |*|, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК ).
* Расходы топлива на работу автомобилей в бухгалтерском и налоговом учете
В НК определено, что к нормируемым затратам относятся в т.ч.:
– затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК );
– прочие затраты, среди которых компенсация за использование личных транспортных средств, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, а также суммы арендной платы, выплачиваемые таким работникам, выступающим арендодателями личного транспортного средства (подп. 1.7 п. 1, подп. 2.7 п. 2 ст. 171 НК ).
Справочно: совокупный размер учитываемых при налогообложении прочих затрат не может превышать 1 % выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов от операций по сдаче в аренду (передаче в финансовую аренду (лизинг)), иное возмездное или безвозмездное пользование имущества с учетом НДС (п. 3 ст. 171 НК ).
Таким образом, при налогообложении прибыли учитывать компенсацию за износ (амортизацию) имущества, используемого в производственной деятельности, организация вправе в следующем порядке:
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается с учетом ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК ;
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается в полном размере без учета ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК .
С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности, а также при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета № 7 [7]).
При этом для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о характере работы автомобиля.
Таким документом может быть по-прежнему путевой лист (в т.ч. по ранее использовавшейся форме) либо иной документ, определенный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяются организацией самостоятельно.
Сведения, содержащиеся в путевом листе (ином аналогичном документе), должны позволять установить производственный характер использования автомобиля (связь с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг) для обоснованного включения суммы рассматриваемой компенсации и стоимости израсходованного топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли. Например, целесообразно указывать в таком документе день и время использования автомобиля, маршрут передвижения, другие сведения, необходимые для подтверждения производственного характера использования автомобиля.
Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции № 133 [8]).
Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, компенсация за использование автомобилей |*| и затраты на топливо, производственный характер которых подтвержден документально, отражаются в бухгалтерском учете организации (см. табл. 4):
* Использование личного автомобиля в служебных целях нужно подтверждать документально
Таблица 4
