При командировании работника за границу аванс ему может быть выдан в белорусских рублях. Такое право предоставлено нанимателю законодательством. У бухгалтера же возникают вопросы по порядку отражения понесенных расходов в таких случаях. В частности, какой курс валюты нужно применить? В предлагаемом материале этот вопрос разъяснен на примере с четким обоснованием.
Ситуация 1. Аванс на зарубежную командировку выдан в белорусских рублях
Работник направлен в командировку за границу. Выплачены аванс в белорусских рублях в размере 100 % от суточных и сумма средств на проживание (проезд организация оплатила в безналичном порядке). Отчет представлен с подтверждающими документами по проживанию, согласно которым сумма командировочных больше, чем выплаченный аванс.
По какому курсу необходимо считать суточные и расходы на проживание при оформлении авансового отчета (документы, подтверждающие покупку работником иностранной валюты, не представлены)?
Ответ таков:
1) в случае выдачи работнику аванса |*| в белорусских рублях суточные рассчитываются по нормам, определенным постановлением № 7*, с применением курса Нацбанка на день выдачи аванса и не пересчитываются на дату составления авансового отчета;
* Новые правила расчета авансового отчета при командировках за границу доступны для подписчиков электронного "ГБ"
___________________
* Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 (далее – постановление № 7).
2) при отсутствии документов, подтверждающих покупку работником иностранной валюты, и представлении документов, подтверждающих расходы по проживанию в иностранной валюте в пределах норм, установленных постановлением № 7, для пересчета расходов используется официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Обоснуем сделанный вывод.
При направлении работника в служебную командировку за границу аванс может быть выдан в белорусских рублях или в иностранной валюте (в валюте страны командирования или в иной валюте), часть аванса может быть выдана в белорусских рублях, а часть – в иностранной валюте (п. 8 Инструкции № 115*).
___________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
В случае выдачи работнику аванса в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за границу, наличная иностранная валюта, купленная работником в обменном пункте (кассе банка), не подлежит оприходованию в кассу юридического лица. При составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, приобретенной за полученные белорусские рубли, работник прилагает чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты. Израсходованные суммы иностранной валюты пересчитываются в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствуют документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, то для пересчета расходов используется официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 34 Инструкции № 185*).
___________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции № 185).
Командировочные расходы и налогообложение
В случае произведения расходов по командировкам в пределах норм, установленных законодательством, такие расходы относятся к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, и не облагаются другими налогами и отчислениями.
Наниматель вправе устанавливать повышенные размеры командировочных расходов (часть третья ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь). Суммы командировочных расходов, выплаченные сверх норм, определенных законодательством, следует рассмотреть на предмет обложения подоходным налогом |*| (гл. 16 Налогового кодекса Республики Беларусь). Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются на командировочные расходы, подтвержденные документально, в т.ч. в размере, превышающем установленные законодательством нормы (п. 3 Перечня*).
* Информация о том, когда командировочные расходы могут стать налогооблагаемыми доходами работника, вернувшегося из служебной командировки, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
___________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах", утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень).
Обязанности командированного
Вернувшись из загранкомандировки, работник должен:
– отчитаться об израсходованных суммах иностранной валюты или белорусских рублей (п. 28 Инструкции № 185, п. 40 Инструкции № 107*).
___________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Сроки представления отчета по суммам денежных средств, израсходованным в командировке за границу, зависят от формы выдачи денежных средств под отчет только в том случае, если аванс был выдан в белорусских рублях. Так, работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 40 Инструкции № 107). Во всех остальных случаях работник обязан отчитаться не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 35 Инструкции № 107, п. 28 Инструкции № 185);
– представить отчет о проделанной работе (об итогах служебной командировки).
Отчет о проделанной работе |**| представляется работником по форме, утвержденной нанимателем, в 10-дневный срок со дня прибытия (пп. 5, 47 Инструкции № 115).
** Информация о правилах документального оформления расходов при загранкомандировках, о которых нельзя забывать, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Ситуация 2. Полученного аванса не хватило на командировку
Работнику, направленному в заграничную командировку, выплачен аванс в белорусских рублях. Командировка была продлена, поэтому работник в командировке использовал собственные средства.
Какой курс следует применить при расчете суточных и расходов за проживание при оформлении авансового отчета (документы, подтверждающие покупку работником иностранной валюты, не представлены)?
Отчет о командировке составляется в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм суточных (часть вторая п. 30 Инструкции № 185).
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (часть четвертая п. 30 Инструкции № 185).
Могут иметь место случаи, когда аванс выдан не в полном размере. В приведенной ситуации, например, наниматель продлил срок командировки. В таком случае в отчете за дни, на которые работнику был продлен срок командирования и не выдан (не перечислен) аванс, суточные указываются в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета (часть пятая п. 30 Инструкции № 185).
В рассматриваемой ситуации аванс на командировку выдан в белорусских рублях не в полном размере. За дни командировки, на которые суточные рассчитаны в белорусских рублях по курсу, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса, данная сумма не пересчитывается на дату составления отчета. За последующие дни, на которые аванс не выдавался, сумма суточных определяется по курсу белорусского рубля, установленному Нацбанком на дату составления отчета.
Пример. Командировка продлена
Работник организации командирован в Чехию на 3 дня с 6 по 8 июля 2015 г. Аванс на командировочные выдан наличными денежными средствами в белорусских рублях 6 июля 2015 г. Норма расходов на проживание вне места жительства (далее – суточные) для работников, направленных в краткосрочную командировку в Чехию, установлена в размере 30 евро в сутки, предельная норма возмещения расходов за проживание – до 120 евро. Авиабилеты приобретались организацией по безналичному расчету.
Аванс выдан в сумме 7 665 800 руб. (курс евро на 6 июля 2015 г. – 17 035 руб.):
– суточные: 30 евро × 3 суток × 17 035 руб. = 1 533 200 руб. (с учетом округления);
– расходы на проживание: 120 евро × 3 суток × 17 035 руб. = 6 132 600 руб.
По производственной необходимости командировка продлена приказом нанимателя на 2 дня по 10 июля 2015 г. Дополнительные средства работнику не перечислялись.
После возвращения работник представил авансовый отчет об израсходованных суммах (далее – отчет) 17 июля 2015 г. Курс евро, установленный Нацбанком на 17 июля 2015 г., – 16 703 руб. Документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, не представлены.
В отчете указаны следующие суммы:
– суточные:
3 суток = 1 533 200 руб.;
2 суток = 30 евро × 2 × 16 703 = 1 002 200 руб. (с учетом округления);
– расходы на проживание (с приложением подтверждающих документов в оригинале) с 6 по 10 июля 2015 г.: 520 евро × 16 703 руб. = 8 685 600 руб. (с учетом округления).
Проверяем расходы на проживание на предмет превышения норм: 120 евро × 5 суток = 600 евро. Таким образом, превышения нормы нет.
Итого израсходовано 11 221 000 руб.
Аванс – 7 665 800 руб.
Следует к возмещению работнику 3 555 200 руб.
