При признании произведенных расходов, связанных со служебной командировкой, объектами обложения подоходным налогом организации при исчислении с них налога должны учитывать следующие особенности:
1) если в установленные законодательством сроки налоговому агенту не представлены документы и отчеты о расходовании сумм, полученных под отчет, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения этого срока источником выплаты не принято распоряжение об удержании задолженности по ним, такие суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков (подп 3.2 п. 3 ст. 175 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК)).
Справочно: если работник не возвратил в установленный срок выданные авансом на командировку денежные средства, расходование которых не подтверждено документами, наниматель не позднее 1 месяца со дня окончания этого срока может принять распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса (ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК)).
Ситуация 1. Работник не вернул в кассу организации не израсходованные в командировке суммы
Работник организации согласно приказу с 13 по 15 апреля 2015 г. находился в служебной командировке в г. Лиде. Командированному работнику был выдан денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, суточных, а также расходов по найму жилого помещения в размере 1 350 000 руб.
В связи с досрочным выполнением служебного задания на командировку работник прибыл из нее на день раньше и 15 апреля 2015 г. представил авансовый отчет. При этом в установленные законодательством сроки в организацию не сданы неизрасходованные остатки выданного аванса инанимателем данная сумма не была удержана с работника |*|.
* Перечень документов, применяемых для безошибочного исчисления и уплаты подоходного налога, доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Каков порядок действий организации в этом случае?
При исчислении подоходного налога следует включить данную сумму в доходы июня 2015 г.
Командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в т.ч. с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством (п. 8 Инструкции № 35*).
_____________________
* Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Так, лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК (п. 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107; далее – Инструкция № 107).
Работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 40 Инструкции № 107).
При этом возврат неизрасходованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК (п. 41 Инструкции № 107).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации возврат неиспользованных сумм должен был быть произведен работником не позднее 17 апреля 2015 г.
Так как неиспользованная сумма работником возвращена не была и с учетом того, что в течение 1 месяца со дня представления авансового отчета неиспользованная сумма в рамках служебной командировки не была удержана из заработной платы работника, организация при исчислении подоходного налога должна включить данную сумму в доходы июня 2015 г. (подп. 3.2 п. 3 ст. 175 НК);
2) при признании произведенных расходов в командировке подлежащими обложению подоходным налогом доходы плательщика, полученные в иностранной валюте, пересчитывают в белорусские рубли по официальному курсу, установленному Нацбанком Республики Беларусь на дату фактического получения этих доходов (п. 6 ст. 156 НК).
Ситуация 2. Определение дохода командированного работника в отношении сумм по найму жилья, превышающих установленные нормы
Работник организации с 18 по 19 мая 2015 г. находился в служебной командировке в г. Брюсселе (Бельгия). 20 мая т.г. он представил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет.
Расходы в рамках командировки осуществлялись работником за счет наличной иностранной валюты (евро), полученной под отчет. При этом норма расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные), установленная в организации, на 30 евро превышает нормы, определенные постановлением № 7* |*|.
____________________
* Постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу" (далее – постановление № 7).
* Порядок применения норм Указа Президента Республики Беларусь от 21.07.2014 № 361 "Об отдельных вопросах налогообложения, бухгалтерского учета, переоценки имущества и взимания арендной платы" в отношении расходов на съем жилья в командировке, превысивших установленные законодательством нормы, доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Какую дату в целях исчисления подоходного налога считать датой фактического получения дохода?
День составления работником авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке.
В данной ситуации с учетом положений подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК сумма денежных средств, выплаченная работнику под отчет на служебную командировку в части превышения норм, установленных законодательством, в размере 60 евро (за 2 суток) является его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.
Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также порядок возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством Республики Беларусь (п. 48 Инструкции № 115*).
____________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Так, работник, получивший наличную иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебными командировками за границу, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить в кассу неиспользованную наличную иностранную валюту, за исключением случаев, установленных в п. 1 части 2 ст. 107 ТК (п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).
Дату фактического получения дохода при направлении плательщика в служебную командировку определяют как день составления плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке (подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации в целях определения дохода, подлежащего обложению подоходным налогом, сумму, превышающую определенную исходя из норм расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), утвержденных постановлением № 7, следует пересчитать по официальному курсу, установленному Нацбанком на 20 мая 2015 г. (п. 6 ст. 156 НК).
Справочно: необходимо отметить, что подходы к определению даты фактического получения дохода при выплате командировочных расходов, указанные в подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК, действуют с 1 января 2015 г. (с учетом внесенных Законом Республики Беларусь от 30.12.2014 № 224-З в НК дополнений).
Ранее в этих целях применялся подп. 1.4 п. 1 ст. 172 НК, согласно которому дата фактического получения дохода определялась как день, следующий за днем, установленным для возврата имущества |*|.
* Изменения, произошедшие в порядке уплаты подоходного налога в 2015 г., доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Ситуация 3. Определение дохода командированного работника при отсутствии подтверждающих документов по найму жилья
Работник коммерческой организации с 6 по 7 апреля 2015 г. находился в служебной командировке в г. Тбилиси (Грузия). По прибытии из командировки он 8 апреля 2015 г. представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, согласно которому сутки проживания в гостинице стоили 85 долл. США. При этом документы, подтверждающие расходы на проживание (счет гостиницы), им в связи с утерей представлены не были. Нанимателем с учетом п. 16 Инструкции № 115 принято решение о возмещении данному работнику расходов по найму жилого помещения в размере 20 долл. США. При этом в установленные законодательством сроки работником в организацию не сданы неизрасходованные остатки этих сумм, а нанимателем в свою очередь эта сумма не была удержана с работника.
Как правильно в данном случае определить налогооблагаемый доход?
Доход составит 65 долл. по курсу Нацбанка на 8 апреля 2015 г.
Как следует из п. 16 Инструкции № 115, работникам коммерческих организаций оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем.
Для Грузии предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки составляет до 110 долл. США, для Тбилиси – до 150 долл. США.
В нашем случае наниматель в связи с отсутствием счета гостиницы принял решение возместить командированному работнику проживание в гостинице в размере 20 долл. США.
С учетом того что сумма выданного аванса на проживание в гостинице составила 85 долл. США, а возмещение – 20 долл. США, работник должен был вернуть в кассу организации 65 долл. США (85 – 20).
Поскольку он не вернул в установленные сроки данную сумму, а организация не взыскала ее с него, то сумма выданного работнику аванса в размере 65 долл. США будет являться его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.
Доходы плательщика, полученные в иностранной валюте, пересчитываются в белорусские рубли по официальному курсу, установленному Нацбанком на дату их фактического получения (п. 6 ст. 156 НК).
Дату фактического получения дохода определяют как день составления плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке (подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК).
Таким образом, в данном случае в целях определения дохода, подлежащего обложению подоходным налогом, сумму, превышающую нормы расходов по найму жилого помещения, следует пересчитать по официальному курсу, установленному Нацбанком на 8 апреля 2015 г.
В аналогичной ситуации, но применительно к 2014 г. для данного случая дата фактического получения дохода определялась как день, следующий за днем, установленным для возврата имущества, т.е. 3-й рабочий день со дня возвращения работника из командировки, исключая день прибытия (10 апреля 2015 г.).
