В настоящее время первичные учетные документы используют не только для целей ведения бухгалтерского учета в связи с наличием в них дополнительной информации
До настоящего времени количество реквизитов в утверждаемых государственными органами формах первичных учетных документов ничем не ограничивалось. В некоторых сферах деятельности в данные формы включены реквизиты, присущие таким сферам деятельности, но не имеющие прямого отношения к ведению бухгалтерского учета.
В чистом виде первичными учетными документами, не содержащими посторонней информации, были лишь те, которые не утверждались государственными органами, а самостоятельно разрабатывались субъектами с учетом требований к их содержанию, предусмотренных ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон).
В утвержденные же формы первичных учетных документов были включены реквизиты, которые не нужны для ведения бухгалтерского учета. Первичные учетные документы со временем перестали быть только первичными учетными документами и стали выполнять более широкие функции.
В качестве примера можно привести формы товарных и товарно-транспортных накладных. В накладную необходимо было включать информацию, которая не имела прямого отношения к учету, например информацию, связанную с исполнением требований законодательства о ценообразовании.
Такой подход был вполне закономерен: удобнее использовать накладную, нежели вводить множество других документов. То, что одна часть информации, которую содержала накладная, относилась к оформляемой ею хозяйственной операции, а другая не имела к ней прямого отношения, не учитывалось. Это приводило к формальной возможности применения необоснованной ответственности за нарушение порядка оформления накладных. Штрафы взыскивали не за нарушения, непосредственно связанные с совершаемой хозяйственной операцией, а за ошибки, связанные с указанием дополнительной информации, не имеющей прямого отношения к оформляемой этой накладной хозяйственной операции.
Данный пробел был устранен с принятием постановления Минфина РБ от 18.12.2008 № 192 (утверждены формы ТТН-1, ТН-2 и инструкция по их заполнению), но сама проблема сохранилась, так как все равно в накладной необходимо указывать дополнительную информацию.
Принятый Указ устранит саму проблему, так как четко определяет обязательные для указания в первичном учетном документе сведения и устраняет ответственность за неуказание (недостоверность) дополнительных сведений.
Обращаем внимание, что первичные учетные документы должны в обязательном порядке содержать сведения, указанные в подп. 1.4 п. 1 Указа. Перечень обязательных сведений сокращен.
Советом Министров РБ будет утвержден закрытый перечень форм первичных учетных документов
Совет Министров РБ до 25 марта 2011 г. должен утвердить перечень форм первичных учетных документов. Эти формы должны быть утверждены уполномоченными государственными органами, определенными в таком перечне (подп. 1.2 п. 1 Указа).
Формы первичных учетных документов, не установленные в подп. 1.2 п. 1 Указа, могут быть утверждены руководителем организации либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином РБ. Организации вправе самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления. Отметим, что это право не распространено на первичные учетные документы, включенные в перечень, который должен определить Совет Министров РБ.
За нарушение порядка заполнения необязательных сведений наказание не предусмотрено
В случае неверного оформления первичного учетного документа ответственность может наступать только в том случае, если в нем не указаны или неверно указаны сведения, являющиеся обязательными к заполнению. За ошибки, связанные с заполнением любых иных сведений, не будут применять ответственность, установленную ст. 23.17 Кодекса РБ об административных правонарушениях.
Положения подп. 1.5 п. 1 Указа имеют обратную силу. Иными словами, произошедшие изменения должны распространять свое действие на ранее допущенные нарушения. Для обоснования такого вывода обратимся к ст. 67 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З "О нормативных правовых актах Республики Беларусь". Так, нормативный правовой акт не имеет обратной силы, т.е. не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу, за исключением случаев, когда он смягчает или отменяет ответственность граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц либо когда в самом нормативном правовом акте или в акте о введении его в действие прямо предусмотрено, что он распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу.
Следовательно, ответственность не будет применяться во всех случаях, в т.ч. за нарушения, допущенные до вступления в силу Указа.
Упрощение документального оформления хозяйственных операций будет продолжено
При рассмотрении вопросов изменения законодательства об оформлении первичных учетных документов обратим внимание на положения постановления Совета Министров и Нацбанка РБ от 28.02.2011 № 251/6 "Об утверждении мероприятий по реализации положений Директивы Президента Республики Беларусь от 31.12.2010 № 4" (далее – постановление № 251/6).
В перечне мероприятий по реализации положений Директивы 4 указана необходимость нормативного закрепления права субъектов отражать факт совершения хозяйственной операции при отсутствии двустороннего первичного учетного документа.
Так, на сегодняшний день факт совершения хозяйственной операции следует подтверждать первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляют ответственные исполнители совместно с другими участниками операции (ст. 9 Закона).
С учетом таких положений законодательства сформировалась соответствующая практика: подтверждение факта выполнения работ (оказания услуг) оформляют актом выполненных работ (оказанных услуг), который подписывают подрядчик (исполнитель) и заказчик.
Такой подход является несколько формальным, в определенной степени затрудняет ведение предпринимательской деятельности и учет совершаемых хозяйственных операций. Наибольшие проблемы он вызывал при оформлении хозяйственных операций, совершаемых в ходе внешнеэкономической деятельности, в частности при приобретении различных услуг у иностранных контрагентов.
Практика показывает, что законодательство многих иностранных государств не содержит требований о составлении двусторонних первичных учетных документов. Вместо этого можно использовать более простой способ документального отражения совершаемых операций: в большинстве случае исполнитель предъявляет заказчику услугинвойс, в котором указаны все существенные условия совершаемой хозяйственной операции. На основании этого документа, а также документов внутреннего контроля заказчик производит отражение в учете факта совершения соответствующей хозяйственной операции.
Система внутреннего контроля любой организации в части ведения бухгалтерского учета должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить достоверность бухгалтерских записей. Она включает в себя целый ряд элементов. Так, в нее входят: учетная политика организации, различного рода документы, включая заявки на приобретение товаров (работ, услуг), которые обосновывают необходимость их приобретения, договоры, на основании которых совершают операции, отчеты и т.д. Система внутреннего контроля включает также процессы авторизации (одобрения), визирования, утверждения таких документов и т.д.
Сложившаяся практика затрудняет ведение деятельности даже в Республике Беларусь. Подтверждением тому может служить письмо Минфина и МНС РБ от 21.10.2010 № 15-5/840/2-1-9/324 "Об актах выполненных работ, оказанных услуг". Письмо предоставляет право не составлять акт в таких сферах экономической деятельности, как услуги связи, аренда, лизинг, прокат, рекламные и другие услуги, при оказании которых заключают однотипные договоры, в т.ч. относимые Гражданским кодексом РБ к категории публичных. Это право распространено на операции по оказанию услуг, имеющих незначительную стоимость (до 2 млн. руб.) по сделке с одним лицом в течение календарного месяца. Основанием для отражения на счетах бухгалтерского учета и принятия к налоговому учету, а также к вычету сумм НДС в таком случае служит договор в совокупности со счетом на оплату и иными аналогичными документами (для плательщиков, определяющих выручку от реализации продукции (работ, услуг) "по оплате", а также платежными инструкциями, подтверждающими оплату услуг).
Новые подходы, изложенные в постановлении № 251/6, направлены на нормативное закрепление уже предпринятых государственными органами шагов по либерализации отношений в сфере документального оформления хозяйственных операций. Они будут способствовать упрощению порядка оформления хозяйственных операций и сближению его с признанными в международной практике принципами ведения учета.
