Ситуация 1. Установление лимита остатка кассы и согласование расходования наличных денежных средств из выручки – обязанность организации до 1 июля 2011 г.
Суть нарушения
Организация торговли c круглосуточным режимом работы на протяжении 2010 г. ежедневно получала выручку более 5,0 млн. руб. и часть наличных денежных средств использовала на хозяйственные нужды, не согласовав размер расходования выручки и лимит остатка кассы с обслуживающим банком.
Комментарий контролирующих органов
Ошибка организации состояла в том, что она не обратилась в банк за установлением лимита остатка кассы и не согласовала порядок сдачи выручки и размер расходования наличных денег из выручки.
Обоснование нарушения
В 2010 г. порядок и сроки сдачи наличных денег, размер расходования наличных денег из выручки юридическими лицами, подразделениями регламентировались Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Срок сдачи наличных денег считался ежедневным, лимит остатка кассы – нулевым (за исключением лиц, которым не следует устанавливать в соответствии с законодательством лимит остатка кассы), а не сданные в банк наличные деньги – сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу, по форме согласно приложению 1 к Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь в установленный срок (п. 14 Инструкции № 4).
Юридические лица, подразделения с круглосуточным режимом работы, религиозные организации, специализированные кооперативы, общественные организации (объединения) и индивидуальные предприниматели должны были согласовать с банком лимит остатков касс, порядка и сроков сдачи выручки, размера расходования наличных денег из выручки (п. 13 Инструкции № 4).
Советы эксперта на сегодняшний день
С 1 июля 2011 г. нормативно-правовое регулирование вопросов ведения кассовых операций определено Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Инструкцией № 107 отменены ограничения по использованию наличных денег из выручки. Выручка может быть использована организацией для обеспечения текущих потребностей (в т.ч. для проведения расчетов по платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды) и в размерах, установленных законодательством для осуществления предстоящих расходов (при наличии таких размеров). Организации не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов.
С момента вступления в силу Инструкции № 107 юридические лица, подразделения, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки. Перечисленные условия должны быть указаны в приказе руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, оформленных в письменном виде. Кроме того, названные субъекты должны уведомить обслуживающий банк об указанных условиях.
Помимо приказа руководитель юридического лица, подразделения (или лицо, им уполномоченное), открывший текущий (расчетный) банковский счет, должен установить своим решением:
– размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на одно рабочее место кассира, уполномоченное лицо;
– время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом выписки соответствующих сопроводительных документов и последующей передачи службе инкассации (в случае сдачи выручки работникам службы инкассации);
– время сдачи выручки кассирами главному (старшему по должности) кассиру;
– время начала подготовки выручки для последующей сдачи в обслуживающий банк, в организацию Минсвязи либо работникам службы инкассации (при отсутствии должности главного (старшего) кассира).
Расходование наличных денег из выручки запрещено в следующих случаях:
– наложение ареста и обращение взыскания на денежные средства организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах, и приостановление операций по ним;
– наличие картотеки к внебалансовому счету "Расчетные документы, не оплаченные в срок".
Не имеют права расходовать наличные деньги из выручки на любые цели ликвидируемые организации, в отношении которых приняты решения о прекращении деятельности либо открыто конкурсное производство.
Меры ответственности
Нарушение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денежных средств в белорусских рублях, иностранной валюте сверх установленных обслуживающими банками лимитов остатков касс влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (БВ) (п. 1 ст. 11.7 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП)).
Ситуация 2. Денежные документы подлежат оприходованию в кассе
Суть нарушения
Унитарное предприятие в августе 2010 г. приобрело для сотрудников организации путевки в детский оздоровительный лагерь. Руководителем предприятия принято решение о возмещении 30 % стоимости путевки путем удержания суммы из заработной платы либо внесения денежных средств в кассу за август 2010 г. Остальная часть (70 % стоимости путевок) была погашена за счет собственных средств предприятия. Данная хозяйственная операция в предприятии не была оформлена надлежащим образом, и приобретенные путевки не были оприходованы в кассу предприятия. Ошибка установлена при проверке налоговыми органами в марте 2011 г.
Комментарий контролирующих органов
Нарушение унитарным предприятием порядка ведения кассовых операций состоит в том, что оно не оприходовало в кассу и не отразило выдачу из кассы стоимости приобретенных путевок в оздоровительный лагерь. Поступление путевок в оздоровительный лагерь следовало оприходовать в кассу предприятия на основании первичных учетных документов по оформлению кассовых операций.
Обоснование нарушения
Для обобщения информации о наличии и движении денежных документов, находящихся в кассах организаций, предназначен счет 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы". Данный порядок определен Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89. На этом субсчете необходимо вести учет почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиа- и железнодорожных билетов, путевок, различных абонементов и других денежных документов по номинальной стоимости аналогично учету денежных средств. По дебету счета отражают поступление денежных документов в кассу организации в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств, расчетов, доходов от реализации товаров, продукции, работ, услуг и др. По кредиту счета отражают выдачу денежных документов из кассы в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и др.
Законодательство 2010 г. предусматривало, что при поступлении в кассы денежных документов в белорусских рублях и иностранной валюте следовало оформлять приходные ордера формы ордера КО-1, КО-1в.
В строке "Принято от" указывались фамилия, имя, отчество физического лица, от которого приняты денежные документы, а также наименование организации в случае, если лицо действует по доверенности от ее имени. В строке "Основание" указывались основание (вид, источник) поступления денежных документов.
Расходные ордера формы КО-2, КО-2в необходимо было заполнять при выдаче из кассы денежных документов в белорусских рублях и иностранной валюте (пп. 4–5 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38 (далее – Инструкция № 38)).
Советы эксперта на сегодняшний день
С 19 апреля 2011 г. постановлением Минфина РБ от 23.03.2011 № 12 из пп. 4 и 5 Инструкции № 38 исключена норма, требующая оформления приходных и расходных кассовых ордеров при движении денежных документов. Поэтому организация должна разработать и утвердить формы документов с учетом норм постановления Совета Мининстров РБ от 24.03.2011 № 360 "Об утверждении перечня первичных учетных документов" или использовать формы документов, приведенные в приложениях 1–7 к Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196.
От редакции:
Бухгалтерские записи хозяйственной операции будут следующие:
Меры ответственности
Наложение штрафа в размере до 20 БВ предусмотрено п. 3 ст. 11.7 КоАП за иные нарушения должностным лицом либо кассиром юридического лица или индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций.
Ситуация 3. Расчет наличными денежными средствами должен производиться в пределах установленного норматива
Суть нарушения
Менеджер коммерческой организации для производственных нужд приобрел в магазине в ноябре 2010 г. за наличный расчет несколько единиц оргтехники (факс, копировальный аппарат) общей стоимостью 12,0 млн. руб. Наличные денежные средства были выданы сотруднику организации под отчет.
Комментарий контролирующих органов
Документальная проверка выявила нарушения в части оплаты материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет: оплата производилась наличными деньгами и расходный ордер выписан на одну сумму и на одно и то же число, что превышает установленный предел расчета наличными деньгами по одному платежу.
Обоснование нарушения
Предельно допустимый размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями в 2010 г. был определен п. 75 Инструкции № 4.
В 2010 г. расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями ограничивались размером 300 БВ на протяжении одного дня. В белорусских рублях данная сумма составляла 10 500 000 руб.
В то же время количество юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, с которыми организация могла проводить расчеты наличными деньгами в общей сумме не более 300 БВ на протяжении одного дня, не ограничивалось.
Советы эксперта на сегодняшний день
Банки принимают наличные деньги для проведения платежей за товары (работы, услуги), а также по иным обязательственным правоотношениям с участием юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, осуществляемых путем внесения в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей, в размере не более 300 БВ по каждому платежу с учетом суммы вознаграждения (платы) банку за осуществление указанных операций (п. 77 Инструкции № 107).
Банки вправе выдавать наличные деньги на расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в размере не более 300 БВ в течение одного дня каждому юридическому лицу, обособленному подразделению, индивидуальному предпринимателю, открывшим текущие (расчетные) счета.
При выдаче банками наличных денежных средств для возмещения расходов физических лиц, проведенных в интересах юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей предельный размер составляет не более 300 БВ за каждый день расходования.
Важно! Использование физическим лицом личных денежных средств в интересах юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, с которыми такие физические лица состоят в трудовых отношениях, допустимо только в том случае, если с соответствующим физическим лицом заключен не только трудовой договор, но и отдельный договор о проведении вышеуказанных платежей (из которого следует необходимость проведения соответствующих платежей).
В Инструкции № 107 (пп. 74, 75) перечислены виды тех платежей, которые включают в фактический размер расчетов наличными, и тех, которые не включают для юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей в фактический размер расчетов наличными. В таблице приведены виды этих платежей.
Меры ответственности
Нарушение порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь влечет наложение штрафа в размере до 100 % от суммы таких платежей (ст. 12.19 КоАП).
В аналитической правовой системе "Бизнеc-Инфо" в блоке "Формы документов" вы можете найти, заполнить в формате MS Excel и распечатать новые формы документов по ведению кассовых операций.
