Электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (далее – ЭБД) и перечень документов, включенных в ЭБД, в Республике Беларусь действует:
– с 2002 г. до 19 августа 2011 г. – в редакции постановления Совета Министров РБ от 22.01.2002 № 74 и постановления МНС РБ от 05.04.2002 № 43;
– с 19 августа – в редакции постановления Совета Министров РБ от 06.07.2011 № 912 (далее – постановление № 912).
ПЕРЕЧЕНЬ БЛАНКОВ, СВЕДЕНИЯ О КОТОРЫХ ДОЛЖНЫ ВНОСИТЬСЯ В ЭБД, ЗНАЧИТЕЛЬНО СОКРАЩЕН
С помощью ЭБД налоговые органы будут вести учет:
– бланков первичных учетных и иных документов с определенной степенью защиты, используемых для приема наличных денежных средств (см. нижеприведенную таблицу);
– документов с определенной степенью защиты (акцизных, контрольных марок, контрольных (идентификационных) знаков, контрольных знаков для маркировки сопроводительных документов, специальных марок для маркировки конфискованных или обращенных в доход государства товаров);
– печатной продукции (книги замечаний и предложений и книга учета движения товаров).
В ЭБД будут вносить и учитывать информацию по каждому субъекту хозяйствования:
о реализованных ему бланках;
возвращенных им неиспользованных бланках;
бланках, признанных недействительными;
погашенных бланках.
ЭБД, в частности, будет содержать следующую информацию:
1) о реализованных бланках (код организации, осуществившей реализацию бланка, код, наименование, серию и номер бланка, учетный номер плательщика (далее – УНП), наименование организации – покупателя бланка, фамилию, собственное имя, отчество физического лица, получившего бланк, данные документа, удостоверяющего его личность, номер (при наличии) и дату доверенности, реквизиты платежных документов (номер, дата), дату реализации бланка, дату и номер заявки на его реализацию, место нахождения – для книг замечаний и предложений);
2) возвращенных неиспользованных бланках (код организации, осуществляющей прием возвращаемого бланка, код, наименование, серию и номер бланка, УНП, наименование организации, осуществляющей возврат, дату возврата);
3) недействительных (по причине утраты, хищения, порчи, повреждения, запрета использования, брака, уничтожения и др.) бланках (УНП, наименование организации – покупателя бланка, код, наименование, серию и номер бланка, вид, дату и номер документа, на основании которого бланк признают недействительным, дату и причину признания его недействительным);
4) погашенных бланках (УНП, наименование организации – покупателя бланка, код, наименование, серию и номер бланка, дату его погашения);
5) заявках на изготовление, реализацию бланков (код и наименование организации, принявшей решение о размещении в ЭБД заявки, дату и номер заявки, УНП, наименование организации – покупателя бланка, код и наименование бланка, заявленное количество бланков) в случаях, когда оформление заявки предусмотрено актами законодательства.
Перечень бланков, сведения о которых должны вноситься в ЭБД, существенно сокращен и со дня вступления постановления в силу будет включать в себя только 6 наименований бланков.
_________________________
* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16.
Справочно: с 19 августа в ЭБД перестанут учитывать следующие бланки (в настоящее время они содержатся в постановлении МНС РБ от 05.04.2002 № 43"О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках"):
– талон формы 20-ФС, квитанция формы KB-1 (приказ Минфина РБ от 29.10.1999 № 311 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" утрачивает силу с 1 октября 2011 г.);
– международная товарно-транспортная накладная "CMR" (постановление Минтранса РБ от 24.06.2004 № 23);
– квитанция-накладная на отпуск лесопродукции за наличный расчет формы КН-1 (лес) (постановление Минлесхоза РБ от 28.03.2005 № 24 "Об утверждении бланков квитанции-накладной на отпуск лесопродукции за наличный расчет формы КН-1 (лес) и ярлыка на вывозку лесопродукции формы П-6 и инструкций о порядке их заполнения");
– отчет по отпуску нефтепродуктов по электронным картам и оказанию услуг (специализированная форма НП-АЗС) (приказ концерна "Белнефтехим" от 24.12.2003 № 653);
– накладная – приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет РП-4; приемная квитанция на закупку скота, птицы и кроликов в сельскохозяйственных предприятиях ПК-1 (скот); приемная квитанция на закупку молока и молочных продуктов в сельскохозяйственных предприятиях ПК-3 (молоко); приемная квитанция на закупку сахарной свеклы ПК-8 (свекла); приемная квитанция на закупку зерновых, масличных культур и семян трав ПК-9 (зерно); приемная квитанция на закупку зерновых, масличных культур и семян трав ПК-10 (зерно); приемная квитанция на закупку продукции льна ПК-16 (лен); приемная квитанция на закупку сортовых семян овощей ПК-19 (семена овощей); приемная квитанция на закупку сельскохозяйственной продукции ПО-1 (сельхозучет); приемная квитанция на закупку сельскохозяйственной продукции ПК-(ЭВМ); приемная квитанция на закупку картофеля, овощей, семечковых, косточковых плодов и ягод, а также сельскохозяйственных продуктов и сырья (на которые нет специализированных форм приемных квитанций) ПК-5 (картофель, овощи, плоды и ягоды); накладная – приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет РП-4; приемная квитанция на закупку скота, птицы и кроликов в сельскохозяйственных предприятиях ПК-1 (скот); приемная квитанция на закупку молока и молочных продуктов в сельскохозяйственных предприятиях ПК-3 (молоко); приемная квитанция на закупку сахарной свеклы ПК-8 (свекла); приемная квитанция на закупку зерновых, масличных культур и семян трав ПК-9 (зерно); приемная квитанция на закупку зерновых, масличных культур и семян трав ПК-10 (зерно); приемная квитанция на закупку продукции льна ПК-16 (лен); приемная квитанция на закупку сортовых семян овощей ПК-19 (семена овощей); приемная квитанция на закупку сельскохозяйственной продукции ПО-1 (сельхозучет); приемная квитанция на закупку сельскохозяйственной продукции ПК-(ЭВМ); приемная квитанция на закупку картофеля, овощей, семечковых, косточковых плодов и ягод, а также сельскохозяйственных продуктов и сырья (на которые нет специализированных форм приемных квитанций) ПК-5 (картофель, овощи, плоды и ягоды) (постановление Минсельхозпрода РБ от 01.04.2002 № 8);
– отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС (постановление Минфина РБ от 06.04.2006 № 36);
– счет-фактура на оплату природного газа (форма СФ-газ) (постановление Минэнерго РБ от 23.03.2006 № 24);
– квитанция форм БО-1, БО-4, БО-5юв, БО-6, БО-7 (постановление Минторга РБ от 28.05.2009 № 33 "Об утверждении форм первичных учетных документов по учету бытовых услуг населению и Инструкции о порядке заполнения форм первичных учетных документов по учету бытовых услуг населению");
– ведомость на закупку дикорастущих растений и (или) их частей у граждан (Правила заготовки древесных соков, сбора, заготовки или закупки дикорастущих растений и (или) их частей, утвержденные постановлением Минприроды и Минлесхоза РБ от 31.08.2005 № 37/36).
ПО РЕАЛИЗОВАННЫМ БЛАНКАМ МОЖНО ПОЛУЧИТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ИХ ПОКУПАТЕЛЕ И ДАТЕ РЕАЛИЗАЦИИ
Имея дело с новым деловым партнером, организации не помешает проверить, действительно ли выставленный ей контрагентом документ оформлен на бланке, приобретенном (полученном) им в установленном порядке. В связи с этим отметим, что вся информация, содержащаяся в ЭБД, делится на конфиденциальную и неконфиденциальную (общедоступную).
К общедоступной отнесена информация о покупателе бланка, дате реализации бланка, признании его недействительным, за исключением контрольных знаков, предназначенных для маркировки сопроводительных документов, акцизных и специальных марок. Эта информация может быть получена:
– посредством глобальной компьютерной сети Интернет на сайте Нацбанка;
– у инспекций МНС и организаций, осуществляющих реализацию бланков (см. далее), в порядке, установленном в п. 16 перечня административных процедур, осуществляемых налоговыми органами в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.10.2007 № 1399. Согласно указанному пункту информацию из ЭБД представляют:
– инспекции МНС по областям и г. Минску, по районам, городам, районам в городах, а также организациями, осуществляющими реализацию бланков;
– на основании письменного заявления с указанием реквизитов конкретного бланка (код, наименование, серия, номер);
– на безвозмездной основе;
– не позднее рабочего дня, следующего за днем обращения с указанным заявлением.
Иная информация в ЭБД является конфиденциальной и предоставляется только государственным органам и государственным организациям, подчиненным Правительству.
К ПРИОБРЕТЕНИЮ, УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ, ВОЗВРАТУ, УНИЧТОЖЕНИЮ БЛАНКОВ, ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ОТЧЕТНОСТИ О НИХ ПРЕДЪЯВЛЯЮТ ОСОБЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
В отношении бланков, подлежащих учету в ЭБД, установлены особые требования, касающиеся их приобретения организациями, учета, хранения, возврата, уничтожения, представления отчетности. Они определены в Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, утвержденной постановлением Минфина, МНС и Минсвязи РБ от 04.11.2009 № 134/78/52 (далее – Инструкция). Рассмотрим основные из них.
Где и как можно приобрести бланки?
Бланки субъектам хозяйствования реализуют 3 предприятия (их подразделения):
– РУП "Издательство "Белбланкавыд";
– РУП "Информационно-издательский центр по налогам и сборам";
– РУП "Белпочта".
Для приобретения бланков следует:
1) оплатить стоимость бланков в безналичном порядке с расчетного (текущего) счета, открытого организации, с зачислением денежных средств на счет реализующей организации либо путем внесения наличных денежных средств в кассу банка для последующего их зачисления на счет реализующей организации. Возможно заключение с реализующей организацией соглашения об оплате стоимости бланков путем отсрочки платежа на основании гарантийного письма организации-покупателя;
2) представить следующие документы:
– оригинал и копию платежного документа, подтверждающего оплату стоимости бланков на основании счета-фактуры;
– оригинал и копию документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления юридического лица, или трудовой договор (контракт), или гражданско-правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), а также оригинал документа, удостоверяющего его личность, – при получении бланков руководителем организации;
– доверенность на получение бланков и оригинал документа, удостоверяющего личность, – при получении бланков иным представителем организации, кроме руководителя.
Оригиналы представленных документов, за исключением доверенности на получение бланков, после сверки с копиями подлежат возврату.
Вопрос о выдаче бланков должен быть решен в день обращения. Бланки выдают непосредственно в момент обращения в реализующую организацию.
Как нужно поступить при обнаружении фактов порчи, утраты, хищения бланков?
В этом случае руководитель организации не позднее 3 рабочих дней со дня обнаружения таких фактов создает комиссию по проверке обнаруженных фактов. По результатам проверки составляют акт списания бланков по установленной форме. Данный акт списания бланков должен быть:
– подписан председателем и членами комиссии;
– утвержден руководителем организации – не позднее рабочего дня, следующего за днем составления акта;
– представлен в инспекцию МНС – не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения.
Инспекция МНС не позднее 2 рабочих дней со дня получения акта передаст в ЭБД сведения об испорченных, утраченных, похищенных бланках, указанных в акте списания бланков, с признаком "Недействительно".
Внимание! Под порчей бланка понимают повреждение его поверхности (дыры, стертость и пр.) при его хранении, транспортировке. Испорченные при заполнении бланки не включают в акт списания бланков, представляемый в инспекцию МНС, их хранят с составленным на них реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Как вернуть бланки, если они не использованы?
Для возврата нужно соблюсти ряд следующих условий:
– неиспользованные неповрежденные бланки должны быть возвращены той организации, в которой они приобретались. При этом их состояние (внешний вид) должно соответствовать первоначальному виду, в котором они были отпущены реализующей организацией;
– бланки должны находиться в сброшюрованном виде по пачкам, книжкам, без механических повреждений, без нарушения упаковки и т.п.;
– в отношении возвращаемых бланков организация должна получить заключение экспертизы их подлинности. Экспертизу производит РУП "Криптотех" Департамента государственных знаков Минфина. По результатам экспертизы оформляется заключение в письменной форме. Оплачивает экспертизу сама организация;
– возврат неиспользованных неповрежденных бланков возможен не позднее одного месяца со дня приобретения бланков.
Установлен следующий порядок возврата бланков. При возникновении потребности возврата неиспользованных неповрежденных бланков организация должна обратиться в реализующую организацию с заявлением о согласовании возврата неиспользованных неповрежденных бланков. Заявление представляется в произвольной форме в 2 экземплярах на имя руководителя реализующей организации с указанием типов, кодов, серий и номеров бланков, их количества, а также серий и номеров товарно-транспортных накладных типовой формы ТТН-1 или товарных накладных типовой формы ТН-2, оформленных при реализации возвращаемых неиспользованных неповрежденных бланков. К заявлению необходимо приложить заключение экспертизы о подлинности возвращаемых неиспользованных неповрежденных бланков.
При возврате бланков с соблюдением вышеназванных условий организации будет возмещено 70 % стоимости, уплаченной при приобретении возвращаемых неиспользованных неповрежденных бланков.
В каком порядке должны уничтожаться поврежденные бланки?
Испорченные бланки организация сохраняет вместе с составленным реестром бланков, подлежащих уничтожению, по установленной форме в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Затем приказом руководителя организации создается комиссия, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков и дать заключение о необходимости уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки упаковывают, опечатывают (опломбируют), после чего составляют акт на списание испорченных бланков по установленной форме с указанием серий и номеров бланков, подлежащих уничтожению. В 3-дневный срок данный акт необходимо представить на утверждение руководителю организации, который должен его утвердить в течение 5 дней после получения. После утверждения акта комиссия производит его фактическое уничтожение, о чем составляет акт об уничтожении бланков по форме, утвержденной руководителем организации. Акт об уничтожении бланков в 3-дневный срок должен быть утвержден руководителем организации.
По требованию инспекции МНС организации представляют отчет об использовании полученных бланков на бумажном и электронном носителях в установленный инспекцией МНС срок. Форма отчета приведена в приложении 2 к Инструкции.
