Бухгалтерская справка – это первичный учетный документ. Однако, чтобы она таковым являлась, необходимо при ее оформлении соблюдать все установленные законодательством требования по содержанию реквизитов в первичном документе. Рассмотрим случаи и порядок оформления бухгалтерской справки.
Почему возникает необходимость в оформлении бухгалтерской справки?
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон № 57-З).
Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.
Поскольку налоговый учет в большинстве своем базируется на данных бухгалтерского учета, то можно считать, что бухгалтерская справка – полноценный первичный учетный документ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Следует различать бухгалтерскую справку и бухгалтерскую справку-расчет: в последнем случае в первичном документе будут приводиться бухгалтерские расчеты по сути хозяйственной операции.
Бухгалтерскую справку составляет бухгалтер. Этим документом нельзя заменить документы, которые составляются с участием других лиц: как работников, так и контрагентов организации.
Форма и порядок составления бухгалтерской справки
Обязательная для применения форма бухгалтерской справки законодательством не установлена. Она разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается в качестве приложения к учетной политике (часть вторая п. 4 ст. 10 Закона № 57-З). Справка должна содержать все сведения, обязательные для первичного учетного документа, а именно:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Рассмотрим, в каких случаях составляется бухгалтерская справка.
Случаи, когда составление бухгалтерской справки напрямую предусмотрено законодательством
В ряде случаев законодательством предусмотрено составление бухгалтерской справки.
Первичный учетный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случаях, определенных Минфином (постановление Минфина Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов и признании утратившим силу постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2015 г. № 58»; далее – постановление № 13).
Первичный учетный документ составляется участником хозяйственной операции единолично в случаях, указанных в п. 1 постановления № 13, на основании документов (сведений), содержащих информацию об этой хозяйственной операции, и (или) договора.
Пример 1. Отражение лизингового вознаграждения в бухгалтерской справке
В договоре лизинга, заключенном в письменной форме, предусмотрено оформление первичных учетных документов, подтверждающих временное владение и пользование имуществом, единолично.
Может ли бухгалтерская справка-расчет на лизинговое вознаграждение являться первичным учетным документом у организации-лизингополучателя для отражения лизингового вознаграждения в бухгалтерском учете?
Да может. Лизинговое вознаграждение в бухгалтерском учете лизингополучателя может отражаться на основании единолично составленного первичного учетного документа – бухгалтерской справки-расчета на основании договора лизинга, графика лизинговых платежей.
Случаи, когда требуется исправить ошибку в учете или отчетности
Исправление ошибок оформляется бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для первичных учетных документов (п. 9 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки»; далее – НСБУ № 80).
Таким образом, при исправлении обнаруженных в учете ошибок бухгалтерскую справку-расчет составляют обязательно.
При исправлении ошибки, допущенной в учете или отчетности, можно воспользоваться следующей формой бухгалтерской справки.
Случаи дополнительных расчетов по отдельной операции
В практике бухгалтерского учета имеют место ситуации, по которым первичные документы, являющиеся основанием для составления корреспонденции, содержат лишь итоговую сумму, но при этом требуется пояснение ее величины (расчет). В первую очередь это касается расчета процентов по договорам займа или штрафным санкциям по договорам, суммы товарных потерь в пределах норм естественной убыли, суммы корректировки налоговых вычетов по НДС в соответствии с законодательством и др. Составленная бухгалтерская справка-расчет в таком случае должна содержать правила расчета, а также ссылки на документы, подтверждающие действия организации (хозяйственные договоры, законодательные акты).
Воспользоваться формой бухгалтерской справки можно и при расчете сумм командировочных расходов, сумм среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством.
Пример 2. Оформление бухгалтерской справки-расчета
Согласно договору займа от 15.05.2020 № 12/з организацией получен заем от ООО «Мир» на сумму 15 000 руб. на срок 365 дней под 14 % годовых. Заем был предоставлен 15 мая 2020 г. Ежемесячно бухгалтер начисляет проценты. За июнь сумма процентов составит 172,50 руб. (15 000 × 14 % × 30 дней / 365 дней).
С учетом данных примера 2 составим бухгалтерскую справку.
Если операцию надо отразить в учете, а утвержденной формы первичного документа нет
Как было отмечено выше, организация имеет право утвердить формы первичных документов. Разрабатываются и утверждаются они, как правило, одновременно с учетной политикой. Однако, если в организации возникла ситуация, порядок документального оформления которой не установлен, можно воспользоваться бухгалтерской справкой.
В ряде случаев требуется пояснение определенной хозяйственной операции, которое исключит вопросы у проверяющих.
Пример 3. Документальное подтверждение коммунальных услуг
ООО «Квадратный метр» владеет офисными помещениями. Согласно договору от 02.12.2019 № 5 с ЗАО «Призма» – организацией, оказывающей коммунальные услуги, ООО «Квадратный метр» должно ежемесячно оплачивать коммунальные платежи в размере 1 200 руб., в т.ч. НДС – 200 руб. Документы на коммунальные услуги поступают в бухгалтерию ООО «Квадратный метр» спустя месяц после окончания отчетного периода.
В бухгалтерском учете такие расходы отражаются на основании бухгалтерской справки:
