Вы узнаете:

• как осуществляются передача и получение электронных накладных;
• каковы условия участия в электронном документообороте электронных накладных;
• какие требования предъявляются к процессу создания, передачи, получения, структуре и формату электронных накладных.

13 сентября 2020 г. вступает в силу постановление № 12/76/42/20^*, которым установлены структура и формат электронных накладных, а также определены требования к процессу их создания, передачи и получения. Рассмотрим подробно содержание этого постановления.

Обмениваться всеми типами электронных документов с ЭЦП позволяет сервис ЭДиН.

Компания «Электронные документы и накладные» — резидент Парка высоких технологий, аттестованный EDI-провайдер в Республике Беларусь в части передачи электронных накладных.

Запишитесь на бесплатную онлайн-презентацию и оцените на практике простоту и удобство работы с сервисом ЭДиН. По ссылке можно ознакомиться с тарифами компании.

Термины и определения

Электронные накладные – это:

• товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов (далее – ЭТТН и ЭТН соответственно), т.е. составленные в электронном виде с применением электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), переданные и полученные через EDI-провайдера;
• электронные сообщения – информация, предназначенная для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или для обработки в информационных системах, представленная в стандартизованной электронной форме с применением или без применения ЭЦП.

Передача и получение электронных накладных

Передачу и получение ЭТТН и ЭТН участники электронного документооборота осуществляют через оператора (операторов) электронного документооборота (EDI-провайдера) (п. 4 постановления № 12/76/42/20, подп. 1.3 п. 1 постановления № 940^**).

Термины и определения

EDI (англ. Electronic Data Interchange – электронный обмен данными) – это серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений.

Оператор электронного документооборота (EDI-провайдер) – это юридическое лицо – резидент Республики Беларусь, получившее аттестат оператора электронного документооборота в порядке, установленном в подп. 23.13 п. 23 Единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.02.2012 № 156 (в редакции от 29.07.2020).

Участники электронного документооборота – это:

• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• EDI-провайдер;
• автомобильный перевозчик (в том случае, если между ним, грузоотправителем и грузополучателем достигнуто соглашение об участии в электронном документообороте).

Справочно: информация об EDI-провайдерах размещена на официальном сайте научно-инженерного республиканского унитарного предприятия «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» (ids.by).

Электронный документооборот осуществляется по каждой ЭТТН и ЭТН в отдельности (п. 5 постановления № 12/76/42/20).

Электронная накладная считается:

• переданной грузоотправителем – если грузоотправителю поступило подтверждение EDI-провайдера о ее получении;
• полученной грузополучателем – если грузоотправителю поступило извещение о ее получении грузополучателем, подтвержденное EDI-провайдером (пп. 6 и 7 постановления № 12/76/42/20).

Важно! ЭТТН и ЭТН, как и ТТН-1 и ТН-2 на бумажных носителях, применяются субъектами хозяйствования для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и (или) принятия их к учету у грузополучателя.

Условия участия в электронном документообороте электронных накладных

Для участия в электронном документообороте и применения ЭТТН и ЭТН участникам необходимо:

• приобрести в республиканском удостоверяющем центре Государственной системы управления открытыми ключами Республики Беларусь сертификат открытого ключа проверки ЭЦП и атрибутный сертификат ответственных лиц организации, индивидуального предпринимателя, выдаваемый руководителю организации, индивидуальному предпринимателю либо иному лицу, имеющему право в соответствии с законодательством или доверенностью действовать от имени организации, индивидуального предпринимателя.

Справочно: атрибутный сертификат подтверждает связь физического лица, являющегося владельцем личного ключа, с организацией или физическим лицом, от имени которых этому физическому лицу предоставлены полномочия и которые являются владельцем атрибутного сертификата.

Он применяется в информационных системах совместно с сертификатом открытого ключа.

Одно и то же лицо может являться владельцем нескольких атрибутных сертификатов;

• подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника путем заключения соглашения с EDI-провайдером. При этом взаимодействовать можно как с одним, так и с двумя EDI-провайдерами (пп. 9 и 10 постановления № 12/76/42/20).

Важно! В случае изменения ранее представленных EDI-провайдеру регистрационных данных участник электронного документооборота не позднее рабочего дня, следующего за днем соответствующего изменения, представляет EDI-провайдеру измененные данные.

Требования к процессу создания, передачи, получения, структуре и формату электронных накладных

Требования к реквизитам электронных накладных

ЭТТН и ЭТН, созданные при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой является Республика Беларусь, гражданина, лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность), должны содержать реквизиты, указанные:

• в формах ТТН-1 и ТН-2, установленных согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной и товарной накладной и утверждении Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, внесении дополнений и изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2011 г. № 23» (в редакции от 10.08.2018);
• структуре и форматах, установленных согласно приложениям 4 и 5 к постановлению № 12/76/42/20 (п. 12 постановления № 12/76/42/20).
• В ЭТТН и ЭТН также дополнительно указываются:
• международные идентификационные номера участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения – Global Location Number (GLN), присваиваемые системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси (далее – система ГС1 Беларуси));
• международные идентификационные номера товара (глобальный номер торговой единицы – Global Trade Item Number (GTIN)) (п. 13 постановления № 12/76/42/20).

Источником дополнительной информации является межведомственная распределенная информационная система «Банк данных электронных паспортов товаров», функционирующая в соответствии с постановлением № 1116^*** (п. 14 постановления № 12/76/42/20).

Справочно: для доступа к работе с системой «Банк данных электронных паспортов товаров» необходимы логин и пароль, предоставляемые Центром систем идентификации по письменному запросу юридического лица или индивидуального предпринимателя после заключения соответствующего договора.

EDI-провайдер осуществляет проверку номеров GLN и GTIN на соответствие данным, содержащимся в межведомственной распределенной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров» (далее – ePASS) (п. 15 постановления № 12/76/42/20).

Если GLN и GTIN с префиксом «481» отсутствуют в системе ePASS, EDI-провайдер не пересылает накладную грузополучателю, а грузоотправителю отправляет сообщение с соответствующим кодом ошибки.

В случае отсутствия в системе ePASS GTIN с иным префиксом EDI-провайдер пересылает накладную грузополучателю и направляет грузоотправителю сообщение об отсутствии такого GTIN в системе ePASS.

Требования к электронным накладным для приобретения ими юридической силы

Электронные накладные считаются созданными и приобретают юридическую силу, если они:

• подписаны ЭЦП ответственных лиц, полномочия которых подтверждены атрибутными сертификатами;
• переданы и получены через EDI-провайдера(-ов) (подп. 20.1 п. 20 постановления № 12/76/42/20).

ЭЦП является особенной частью ЭТТН и ЭТН как электронных документов (подп. 20.2 п. 20 постановления № 12/76/42/20).

Важно! Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Требования к процессам создания, передачи, получения и хранения электронных накладных, их структуре и формату…

Создание, передача, получение и хранение электронных накладных обеспечиваются путем взаимодействия участников через одного или двух EDI-провайдеров в следующем порядке:

1.     Каждой ЭТТН и ЭТН грузоотправитель присваивает уникальный номер следующей структуры:

ССС-GGGGGGGGGGGGG-NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN,

где: ССС – код EDI-провайдера, присвоенный уполномоченной организацией при выдаче аттестата оператора электронного документооборота;

GGGGGGGGGGGGG – номер GLN грузоотправителя;

NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN – уникальный порядковый номер электронной накладной в рамках грузоотправителя длиной до 25 цифр (диапазон значений от 1 до 25).

2.     Грузоотправитель и EDI-провайдер проверяют, является ли номер созданной электронной накладной уникальным (п. 22 постановления № 12/76/42/20).

Справочно: если это требование не соблюдается, то EDI-провайдер не пересылает электронную накладную грузополучателю, а грузоотправителю отправляет сообщение с соответствующим кодом ошибки.

3.     Осуществляется обмен электронными сообщениями в последовательности, которая представлена на рис. 3.1 и 3.2 приложения 3 к постановлению № 12/76/42/20.

…при взаимодействии с одним EDI-провайдером

Алгоритм действий участников при создании, передаче и получении электронных накладных содержится в пп. 23–30 постановления № 12/76/42/20.

Последовательность действий участников электронного документооборота представлена в табл. 1.

Таблица 1

Создание, передача, получение и хранение ЭТТН и ЭТН при взаимодействии с одним EDI-провайдером

Важно! Моментом создания электронной накладной считается зафиксированное EDI-провайдером грузоотправителя значение даты и времени события «отправка грузоотправителю EDI-провайдером грузоотправителя подтверждения о получении электронной накладной EDI-провайдером грузоотправителя».

…при взаимодействии с двумя EDI-провайдерами

Алгоритм действий участников при создании, передаче и получении электронных накладных с участием двух EDI-провайдеров закреплен в пп. 34–47 постановления № 12/76/42/20.

При взаимодействии с двумя EDI-провайдерами в передаче и получении ЭТТН и ЭТН участвуют EDI-провайдер грузоотправителя и EDI-провайдер грузополучателя. В этом случае грузоотправитель и грузополучатель взаимодействуют со своим EDI-провайдером. В свою очередь, EDI-провайдеры взаимодействуют друг с другом.

Так, EDI-провайдер грузоотправителя передает ЭТТН или ЭТН, подтверждение о передаче ЭТТН или ЭТН EDI-провайдеру грузополучателя, который далее передает их грузополучателю. EDI-провайдер грузополучателя передает извещение грузополучателя о получении ЭТТН или ЭТН EDI-провайдеру грузоотправителя, который далее передает его грузоотправителю.

…при внесении изменений и (или) дополнений в электронные накладные

Постановлением № 12/76/42/20 урегулирован процесс внесения изменений и (или) дополнений в созданные ЭТТН и ЭТН. Он представлен в табл. 2.

Таблица 2

Процесс внесения изменений и (или) дополнений в электронные накладные

…при возникновении отдельных ситуаций

Проблемные ситуации, которые возникают при работе с электронными накладными, и действия участников в этих ситуациях представлены в пп. 56–60 постановления № 12/76/42/20 и рассмотрены в табл. 3.

Таблица 3

Ситуации, возникающие при работе с ЭТТН и ЭТН

Важно! Грузоотправитель передает электронное сообщение тому EDI-провайдеру, с которым у него заключен договор. Способ передачи согласуется грузоотправителем и этим EDI-провайдером.

Считается, что грузоотправитель исполнил свои обязанности по отправке сообщения (т.е. отправил его), после получения от EDI-провайдера уведомления о приеме указанного сообщения.

…при отгрузке товаров на экспорт

Постановлением № 12/76/42/20 предусмотрены структура и формат электронных сообщений при отгрузке товаров на экспорт. Так, например, при отгрузке товаров в адрес грузополучателей – резидентов государств – членов Евразийского экономического союза в реквизите «УНП грузополучателя» электронного сообщения указывается:

• учетный номер налогоплательщика (если грузополучатель – резидент Республики Армения);
• идентификационный номер налогоплательщика (если грузополучатель – резидент Кыргызской Республики или Российской Федерации);
• индивидуальный идентификационный номер или бизнес-идентификационный номер (если грузополучатель – резидент Республики Казахстан) (п. 93 постановления № 12/76/42/20).

Справочно: форматы ЭТТН, ЭТН и электронных сообщений, которые создаются грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранных ИП, установленных постановлением № 12/76/42/20, а также других электронных сообщений, формируемых в процессе электронного обмена данными, включаются в республиканский регистр типовых электронных документов, обеспечивающих электронный обмен данными при реализации процессов ведения электронной торговли. Он формируется и ведется Научно-инженерным республиканским унитарным предприятием «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси в соответствии с п. 2 постановления № 1116.

Выводы

1. Постановлением № 12/76/42/20 утверждены структура и формат электронных накладных, а также требования к процессу их создания, передачи и получения.

2. Создание, передача, получение и хранение электронных накладных осуществляются через оператора электронного документооборота (EDI-провайдера). Для участия в электронном документообороте надо:

• приобрести сертификат открытого ключа проверки ЭЦП и атрибутный сертификат ответственных лиц;
• подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника путем заключения соглашения с EDI-провайдером. При этом взаимодействовать можно как с одним, так и с двумя EDI-провайдерами.

3. Создание электронных накладных осуществляется по установленным для них формам. В уже созданные накладные можно вносить изменения и (или) дополнения, а также отменять их.

______

^* Постановление НАН Беларуси, Минфина, МНС и Минсвязи Республики Беларусь от 19.12.2019 № 12/76/42/20 (далее – постановление № 12/76/42/20).

^** Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» (далее – постановление № 940).

^*** Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 22.08.2011 № 1116 «О применении межведомственной распределенной информационной системы «Банк данных электронных паспортов товаров» (в редакции от 11.02.2016) (далее – постановление № 1116).

Елена Горошко, налоговый консультант, аудитор