Ситуация 1

Первичные учетные документы формируются в бухгалтерской программе

Организация первичные документы, за исключением полученных от контрагентов, ведет в электронном виде в бухгалтерской программе.

Можно ли считать такие документы составленными в форме электронного документа и принимать их к бухгалтерскому учету?

Хозяйственные операции, оформленные только в бухгалтерской программе, нельзя признать первичными учетными документами. Объясним почему.

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона № 57-З [1]).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа.

Первичный учетный документ |*|, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).

* В каких случаях надо оформить бухгалтерскую справку и как правильно это сделать

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З [2]).

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов (п. 220 Инструкции № 4 [3]).

Первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:

– наименование документа, дату его составления;

– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).

Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз. 16 ст. 1 Закона № 113-З).

В рассматриваемой ситуации отсутствует первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, так как он не соответствует требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).

Следовательно, хозяйственные операции, оформленные такими документами, нельзя признать оформленными первичными учетными документами, что влечет за собой риски совершения правонарушений.

Ситуация 2

Поступление товаров из-за рубежа

Организация приобретает материалы по импортным контрактам. В качестве первичных документов при ввозе материалов со стран дальнего зарубежья имеются только CMR-накладные и инвойсы, которые не соответствуют требованиям, которые белорусское законодательство предъявляет к первичным учетным документам.

На основании каких документов следует оприходовать такие материалы?

Первичный учетный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично, в т.ч. в случае поступления товарно-материальных ценностей из-за пределов Республики Беларусь (п. 1 постановления № 13 [4]).

Первичный учетный документ составляется участником хозяйственной операции единолично |*| в случаях, указанных в п. 1 постановления № 13, на основании документов (сведений), содержащих информацию об этой хозяйственной операции, и (или) договора (п. 1-1 постановления № 13).

* Оформление первичных учетных документов в одностороннем порядке

Таким образом, если при поступлении товарно-материальных ценностей из-за пределов Республики поставщик представил организации сопроводительный документ, соответствующий требованиям законодательства Республики Беларусь для первичных учетных документов, то единоличное составление первичного учетного документа не требуется. Но если поставщик в указанной ситуации представил организации сопроводительный документ, не соответствующий требованиям законодательства Республики Беларусь для первичных учетных документов, то организация обязана единолично составить первичный учетный документ.