Документальное оформление и бухгалтерский учет использования работником имущества в производственных целях

Елена Махота, экономист

Работник, выполняя свои трудовые обязанности, с согласия работодателя может использовать оборудование, инвентарь, автотранспортные средства, оргтехнику, компьютеры, мобильные телефоны, мебель и другое имущество, находящиеся в его собственности, в производственных целях в интересах нанимателя. Как оформить данную хозяйственную операцию и учесть ее в бухгалтерском учете, поясняет автор статьи.

Компенсация за износ (амортизацию)

Если между нанимателем и работником достигнута договоренность об использовании имущества в производственных целях, работнику положена компенсация, а также возмещение расходов, сопряженных с их использованием.
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяют по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Размер компенсации за использование имущества сотрудника в интересах работодателя законодательно не установлен и определяется письменным соглашением сторон.
Использовать в работе личное имущество также могут и надомники. Если работник-надомник использует свои инструменты, оборудование, механизмы и приспособления, то ему выплачивают за их износ компенсацию (амортизацию), размер и порядок выплаты которой определяют по договоренности с нанимателем в соответствии со ст. 306 ТК.
Рассмотрим порядок документального оформления использования работником имущества в производственных целях.
 
Договор об использовании личного имущества работника

В соответствии с нормами трудового законодательства стороны могут оформить договор об использовании личного имущества работника в производственных целях.

Договор составляют в произвольной форме, и он должен содержать следующие основные сведения:

– наименование личного имущества сотрудника, используемого в интересах работодателя, сведения о нем (описание, технические характеристики, идентификационные признаки, марка, серийный номер и т.п., состояние на момент заключения соглашения, право на владение имуществом);

– порядок и сроки использования личного имущества сотрудника.

При этом целесообразно предусмотреть, что личное имущество сотрудника используется для выполнения его должностных обязанностей;

– размер компенсации (в фиксированной или переменной сумме), порядок и сроки ее выплаты, алгоритм расчета.

Следует учитывать, что размер компенсации может быть определен в фиксированной сумме или процентах от выручки, полученной в результате использования имущества. Кроме того, сумму компенсации возможно рассчитать исходя из стоимости имущества, величины износа, предполагаемого срока использования и количества рабочих дней, в течение которых оно будет фактически использовано;

– порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя;

– право собственности работника на имущество.
 
Ситуация

На период проверки, проводимой контролирующими органами в ООО "Октябрь", им предоставлен компьютер бухгалтерии организации. По договоренности между нанимателем и бухгалтером – работником организации Е.Н. Хорошей ею предоставлен личный компьютер для выполнения своих служебных обязанностей. Приходные документы, подтверждающие факт приобретения компьютера, у бухгалтера Е.Н. Хорошей отсутствуют. По договору между нанимателем и работником будет начислена компенсация за износ (амортизацию) компьютера.
 
Как по нормам законодательства документально оформить использование работником имущества в производственных целях с выплатой компенсации за износ (амортизацию) основного средства?

Рассмотрим данный вопрос поэтапно.
 
1-й этап. Рассчитаем экономически обоснованный размер компенсации за износ (амортизацию) основного средства.

1. Нормативный срок службы по группе "Вычислительная и организационная техника" (шифр 480) для комплексов и машин вычислительных цифровых, персональных ЭВМ (шифр 48021) – 5 лет. Указанный нормативный срок службы машин и оборудования установлен с учетом – работы в 2 смены (Временный республиканский классификатор амортизируемых основных средств и нормативные сроки их службы, утвержденные постановлением Минэкономи-ки РБ от 21.11.2001 № 186).

2. Нормативный срок службы основных средств по объектам, ранее находившимся в эксплуатации, комиссия по проведению амортизационной политики организации (далее – комиссия) вправе определить вдвое ниже соответствующих значений, приведенных в классификации амортизируемых основных средств, но не ниже чем до 3 лет – по зданиям, сооружениям и передаточным устройствам и 2 лет – по другим объектам основных средств (п. 18 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина и Минстройархитектуры РБ от 27.02.2009 № 37/18/6 (далее – Инструкция № 37/18/6)).

3. В приложении 3 к Инструкции № 37/18/6 установлен диапазон сроков полезного использования для вычислительной техники, оргтехники в пределах от 0,5 до 1,5 нормативного срока службы.

4. Комиссия ООО "Октябрь" в отношении компьютера установила следующее:

– способ начисления амортизации – линейный;

– срок полезного использования компьютера – 2,5 года (5 лет × 2 смены / 2 × 0,5);

– норма амортизации – 40 % (1 / 2,5 × 100).

5. Стороны договорились, что стоимость компьютера составляет 3 000 000 руб.

6. Расчет размера компенсации в месяц: 100 000 руб. (3 000 000 руб. × 40 % / 12 мес.).

Следует учитывать, что по договоренности сторон компенсация может выплачиваться работнику ежемесячно в фиксированной сумме или исходя из количества дней, когда имущество фактически использовалось в производственных целях.

Если компенсацию выплачивают работнику за каждый день фактического использования имущества, то в конце месяца составляют акт в произвольной форме, в котором фиксируют количество дней и рассчитывают размер компенсации в отчетном месяце. Такой акт подписывают руководитель и работник.
 
2-й этап. Составим договор об использовании работником имущества в производственных целях.
 
Договор об использовании личного имущества работника
в производственных целях № 01/10-2011
 
г. Минск                                                                                                                                                                   01 октября 2011 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Октябрь", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице директора В.В. Павловой, действующей на основании Устава, с одной стороны, и бухгалтер Е.Н. Хорошая, действующая от своего имени, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник, являющийся собственником имущества, определенного в п. 2 настоящего договора, предоставляет его Работодателю для использования в производственных целях.

2. Имущество, предоставленное Работодателю, в соответствии с целью, определенной в п. 1 настоящего договора, имеет следующие характеристики:
2.1. наименование: компьютер;

2.2. модель: Samsung 211P;

2.3. стоимость: оценена по договоренности сторон в размере 3 000 000 руб.;

2.4. состояние на момент заключения договора: бывшее в употреблении, в технически исправном состоянии, пригодно для использования в соответствии с настоящим договором.

3. Работодатель предоставляет электрифицированное рабочее место Работнику для установки компьютера и обеспечивает его обслуживание (установку необходимого программного обеспечения и т.п.).

4. Работодатель гарантирует Работнику, что его имущество не будет передано для применения другими работниками.

5. Работодатель выплачивает Работнику ежемесячно компенсацию за износ (амортизацию) имущества в производственных целях согласно акту о расчете компенсации за использование личного имущества работника в производственных целях.

6. Акт о расчете компенсации за использование личного имущества работника, определенный в п. 5 настоящего договора, составляется на последнее число каждого месяца и включает:

6.1. количество дней фактического применения личного имущества Работником в интересах Работодателя;

6.2. фактическую сумму компенсации за отчетный месяц.

Форму акта о расчете компенсации за использование личного имущества работника прилагают к настоящему договору.

Акт о расчете компенсации за использование личного имущества Работника подписывается не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем использования имущества Работника.

7. Компенсация за износ (амортизацию) имущества выплачивается Работнику одновременно с заработной платой не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

8. Работодатель за счет собственных средств предприятия возмещает Работнику фактические расходы по доставке имущества к основному месту работы, а по окончании срока действия договора – фактические расходы по доставке имущества к месту проживания Работника на основании подтверждающих первичных учетных документов.

9. Расходы по доставке имущества, определенные в п. 8 настоящего договора, возмещаются в следующем порядке:

9.1. к месту осуществления работ – в момент выплаты компенсации за первый месяц действия настоящего договора;

9.2. к месту проживания Работника – в момент выплаты компенсации за последний месяц действия настоящего договора.

10. Срок использования имущества, определенного в п. 2 настоящего договора, составляет 3 месяца.

11. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

12. Настоящий договор действует до момента выполнения Работодателем и Работником всех обязательств по нему.
 
Подписи сторон
Работодатель В.В. Павлова                                                                                                         Работник Е.Н. Хорошая
______________________                                                                                                              ______________________
 
3-й этап. Составим акт о расчете компенсации за использование личного имущества работника в производственных целях.
 
Акт № 31/10-2011
о расчете компенсации за использование личного имущества работника
в производственных целях
к договору от 01 октября 2011 г. № 01/10-2011
 
г. Минск                                                                                                                                                 31 октября 2011 г.
 
Общество с ограниченной ответственностью "Октябрь", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице директора В.В. Павловой, действующей на основании Устава, с одной стороны, и бухгалтер Е.Н. Хорошая, действующая от своего имени, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

1. Работник, являющийся собственником имущества – компьютера, в соответствии с п. 1 договора № 01/10-2011 от 01 октября 2011 г. предоставил его Работодателю для использования в производственных целях.

2. В октябре 2011 г. Работник использовал компьютер в производственных целях в течение 18 дней согласно табелю учета рабочего времени.

3. Расчет суммы компенсации за использование личного имущества Работника в производственных целях: 85 714 руб. (100 000 руб. / 21 день × 18 дней).

4. Сумма возмещения фактических расходов на доставку имущества к месту осуществления работ определена в размере 15 000 руб. на основании копии чека за ГСМ № 111 от 01.10.2011 г.

5. Общая сумма выплаты работнику по настоящему акту в октябре 2011 г. составляет: 100 714 (Сто тысяч семьсот четырнадцать) руб.

6. Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Один вручается Работнику, другой – Работодателю.
 
Подписи сторон
Работодатель В.В. Павлова                                                                                                                        Работник Е.Н. Хорошая
______________________                                                                                                                            ______________________
 
4-й этап. Рассмотрим вопросы бухгалтерского учета проведенной хозяйственной операции.

На счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" обобщают информацию обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"ведут по каждому работнику организации (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89).

В бухгалтерском учете ООО "Октябрь" вышеуказанные операции отражают следующими записями (см. таблицу).
 
 
 

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

Назад
Содержание: № 41 ноябрь 2011
Содержание

Колонка главного редактора

3

НОВОСТИ

6

ВОПРОС НЕДЕЛИ

8

Обязаны ли организации отражать в учете источники финансирования капитальных вложений?

8

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

9

Налоги

9

Об установлении ставок акцизов на отдельные подакцизные товары и признании утратившим силу Указа Президента Республики Беларусь от 30 августа 2011 г. № 378  

9

Комментарий (С 1 ноября действуют новые ставки акцизов на алкоголь, табак и дизельное топливо)

11

Бухгалтерский учет

13

Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках

13

О внесении изменения и дополнения в Указ Президента Республики Беларусь от 20 октября 2006 г. № 622

13

Комментарий (Теперь переоценку основных средств и незавершенного строительства можно проводить не всем)

15

события. подробности

16

Льготное кредитование субъектов малого предпринимательства

16

Расчеты и кредиты

17

О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке совершения валютно-об­мен­ных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

17

Комментарий (Покупка валюты по новым правилам)

18

МНС РБ разъясняет

20

О применении нулевой ставки НДС при экспорте товаров в Российскую Федерацию на основании договоров комиссии

20

Минстройархитектуры РБ разъясняет

22

О порядке определения стоимости материалов

22

Комментарии

23

При служебных командировках за границу учтите изменения в Инструкции № 115

23

С 25 октября для обеспечения уплаты таможенных пошлин, налогов поручительство надо применять по новым правилам

28

В порядке создания и деятельности холдингов произошли изменения

33

ОБЗОР ТЕКУЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА 

36

перечень документов, посвященных одному вопросу

38

Передача и получение имущества в залог

38

ВОПРОС – ОТВЕТ

41

ПРЯМАЯ ЛИНИЯ

51

Амортизация-2011: порядок ее начисления

51

Взносы в ФСЗН: расчет, перечисление, отчетность (Окончание)

54

события. подробности

56

О порядке округления розничных цен (тарифов)

56

КОНКУРС "СЧАСТЛИВАЯ СЕМЕРКА"

57

СОВЕТЫ ОПЫТНОГО БУХГАЛТЕРА

61

Правильно оформляем расходы по проживанию, связанные со служебной командировкой

61

ПРАКТИКУМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

63

Документальное оформление и бухгалтерский учет использования работником имущества в производственных целях

63

Продажа товаров в кредит – способ увеличения объема реализации

68

советы юриста

75

Хотите принять на работу иностранца? Помните о следующих правилах

75

события. подробности

77

Корпоративные споры и дела с участием иностранных лиц

77

СПРАВОЧНИК БУХГАЛТЕРА

78

Таможенные органы могут вернуть задержанные ими товары, не являющиеся предметами административных правонарушений (преступлений)

78

страничка аудитора

83

Основные моменты новой редакции Закона об аудиторской деятельности

83

СТАВИМ ПРОБЛЕМУ

86

Особенности новой редакции Правил заключения и исполнения договоров строительного подряда

86

книжная лавка

89

события. подробности

91

Подоходный налог с физических лиц: изменения в порядке исчисления и уплаты в 2012 го­ду (Окончание)

91

Земельный налог-2012: новации за­конодательства

92

приглашаем на работу

94

РЕКЛАМА

94

БАНКОВСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

96

Курсы валют за период с 29 октября по 4 ноября 2011 го­да

96