Правильно оформляем расходы по проживанию, связанные со служебной командировкой

Искренне ваша, Ольга Павловна

Учет расходов, связанных со служебными командировками, – эта хозяйственная операция знакома каждому бухгалтеру. Сегодня мы поговорим о том, на что следует обратить внимание в документах, подтверждающих расходы по проживанию.

Правильно оформляем расходы по проживанию, связанные со служебной командировкой

Из письма в редакцию:

"Работник организации был командирован в г. Брест для проведения переговоров и заключения договора на поставку материалов. После возвращения из командировки он представил в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные им расходы. Услуги гостиницы были оформлены счетом, подписанным кассиром и заверенным штампом организации.
В ходе аудиторской проверки аудиторы сделали замечание, что при расчете банковской пластиковой карточкой к авансовому отчету командированного по территории Республики Беларусь не приложен чек кассового суммирующего аппарата за оплату услуг гостиницы.
Правомерны ли замечания аудиторов?

С уважением, Светлана Владимировна"
 
Ситуация интересная. И сразу скажу, что замечания аудиторов правомерны и обоснованны. Но давайте разбираться по порядку.

Командировочные расходы учитывают на основании первичного документа

В бухгалтерском учете любой факт совершения хозяйственной операции подтверждают первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции (ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности").

Наниматель не позднее чем за 1 день до отъезда работника в служебную командировку обязан выдать аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 9 Инструкции № 35).

Выданный аванс отражают в учете записью:

Д-т 71 – К-т 50, 51.

При возвращении из командировки работник должен не позднее 3 рабочих дней, не считая дня возвращения, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

В авансовом отчете в т.ч. указывают произведенные расходы по найму жилого помещения. В подтверждение таких расходов к авансовому отчету должны быть приложены оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы (п. 10 Инструкции № 35).

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов в учете отражают расходы, связанные с командировкой:

Д-т 20 (25, 26, 44) – К-т 71.

Далее следует провести окончательный расчет с работником по командировочным расходам:

Д-т 71 – К-т 50, 51, 55

– работнику выплачены суммы, израсходованные им сверх выданного аванса, сняты (использованы) средства с карт-счета организации

или

Д-т 50 – К-т 71

– работник возвратил в кассу сумму неиспользованного аванса.
 
Прием наличных денежных средств должен быть оформлен в соответствии с законодательством

Теперь давайте более подробно разберемся с тем, какие именно документы служат подтверждением расходов по найму жилого помещения.
Работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их зачисления на карт-счет, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств (п. 37 Инструкции № 107).
 
Справочно: документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются:

– кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, идентификатор кассира. При отсутствии в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;

– другие документы, установленные законодательством (п. 34 Инструкции № 107).
 
Порядок приема наличных денежных средств определен в Положении о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приеме наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденном постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16).

Кассир обязан проводить суммы наличных денежных средств и (или) денежных средств, принятых с использованием банковских пластиковых карточек, через кассовое оборудование. В подтверждение принятых сумм он должен выдать покупателю платежный документ, подтверждающий оплату товара, выполнение работы, оказание услуги (п. 17 Положения № 924/16).

Аналогичная норма содержалась и в действовавшей до 14 октября 2011 г. Инструкции о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением МНС РБ от 09.09.2004 № 103.

Поскольку действующее законодательство по приему наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь выдачу кассовых чеков при оплате услуг по проживанию в гостинице посредством банковских пластиковых карточек считает обязательной, расходы по проживанию в гостинице наряду с гостиничными счетами должны подтверждаться чеком кассового оборудования или карт-чеком, содержащим реквизиты чека кассового оборудования.

Следовательно, при расчете банковской пластиковой карточкой к авансовому отчету командированного по территории Республики Беларусь помимо счета должен быть приложен чек кассового оборудования (или картчек с реквизитами чека) за оплату услуг гостиницы.

Обращаю Ваше внимание, что при предоставлении жилых помещений в общежитии и сдаче внаем квартир Положение № 924/16 допускает прием наличных денежных средств без использования кассового оборудования. В этом случае документами, подтверждающими расходы по проживанию, будут:

– квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов;

– приходный кассовый ордер формы КО-1 (п. 32 Положения № 924/16).

Надеюсь, теперь при оформлении командировочных расходов Вы не допустите ошибок.
 
 

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

Назад
Содержание: № 41 ноябрь 2011
Содержание

Колонка главного редактора

3

НОВОСТИ

6

ВОПРОС НЕДЕЛИ

8

Обязаны ли организации отражать в учете источники финансирования капитальных вложений?

8

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И КОММЕНТАРИИ

9

Налоги

9

Об установлении ставок акцизов на отдельные подакцизные товары и признании утратившим силу Указа Президента Республики Беларусь от 30 августа 2011 г. № 378  

9

Комментарий (С 1 ноября действуют новые ставки акцизов на алкоголь, табак и дизельное топливо)

11

Бухгалтерский учет

13

Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках

13

О внесении изменения и дополнения в Указ Президента Республики Беларусь от 20 октября 2006 г. № 622

13

Комментарий (Теперь переоценку основных средств и незавершенного строительства можно проводить не всем)

15

события. подробности

16

Льготное кредитование субъектов малого предпринимательства

16

Расчеты и кредиты

17

О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке совершения валютно-об­мен­ных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

17

Комментарий (Покупка валюты по новым правилам)

18

МНС РБ разъясняет

20

О применении нулевой ставки НДС при экспорте товаров в Российскую Федерацию на основании договоров комиссии

20

Минстройархитектуры РБ разъясняет

22

О порядке определения стоимости материалов

22

Комментарии

23

При служебных командировках за границу учтите изменения в Инструкции № 115

23

С 25 октября для обеспечения уплаты таможенных пошлин, налогов поручительство надо применять по новым правилам

28

В порядке создания и деятельности холдингов произошли изменения

33

ОБЗОР ТЕКУЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА 

36

перечень документов, посвященных одному вопросу

38

Передача и получение имущества в залог

38

ВОПРОС – ОТВЕТ

41

ПРЯМАЯ ЛИНИЯ

51

Амортизация-2011: порядок ее начисления

51

Взносы в ФСЗН: расчет, перечисление, отчетность (Окончание)

54

события. подробности

56

О порядке округления розничных цен (тарифов)

56

КОНКУРС "СЧАСТЛИВАЯ СЕМЕРКА"

57

СОВЕТЫ ОПЫТНОГО БУХГАЛТЕРА

61

Правильно оформляем расходы по проживанию, связанные со служебной командировкой

61

ПРАКТИКУМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

63

Документальное оформление и бухгалтерский учет использования работником имущества в производственных целях

63

Продажа товаров в кредит – способ увеличения объема реализации

68

советы юриста

75

Хотите принять на работу иностранца? Помните о следующих правилах

75

события. подробности

77

Корпоративные споры и дела с участием иностранных лиц

77

СПРАВОЧНИК БУХГАЛТЕРА

78

Таможенные органы могут вернуть задержанные ими товары, не являющиеся предметами административных правонарушений (преступлений)

78

страничка аудитора

83

Основные моменты новой редакции Закона об аудиторской деятельности

83

СТАВИМ ПРОБЛЕМУ

86

Особенности новой редакции Правил заключения и исполнения договоров строительного подряда

86

книжная лавка

89

события. подробности

91

Подоходный налог с физических лиц: изменения в порядке исчисления и уплаты в 2012 го­ду (Окончание)

91

Земельный налог-2012: новации за­конодательства

92

приглашаем на работу

94

РЕКЛАМА

94

БАНКОВСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

96

Курсы валют за период с 29 октября по 4 ноября 2011 го­да

96