Правильно оформляем расходы по проживанию, связанные со служебной командировкой

"Работник организации был командирован в г. Брест для проведения переговоров и заключения договора на поставку материалов. После возвращения из командировки он представил в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные им расходы. Услуги гостиницы были оформлены счетом, подписанным кассиром и заверенным штампом организации.

В ходе аудиторской проверки аудиторы сделали замечание, что при расчете банковской пластиковой карточкой к авансовому отчету командированного по территории Республики Беларусь не приложен чек кассового суммирующего аппарата за оплату услуг гостиницы.

Правомерны ли замечания аудиторов?

С уважением, Светлана Владимировна"

 

Ситуация интересная. И сразу скажу, что замечания аудиторов правомерны и обоснованны. Но давайте разбираться по порядку.

Командировочные расходы учитывают на основании первичного документа

В бухгалтерском учете любой факт совершения хозяйственной операции подтверждают первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции (ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности").

Наниматель не позднее чем за 1 день до отъезда работника в служебную командировку обязан выдать аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 9 Инструкции № 35).

Выданный аванс отражают в учете записью:

Д-т 71 – К-т 50, 51.

При возвращении из командировки работник должен не позднее 3 рабочих дней, не считая дня возвращения, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

В авансовом отчете в т.ч. указывают произведенные расходы по найму жилого помещения. В подтверждение таких расходов к авансовому отчету должны быть приложены оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы (п. 10 Инструкции № 35).

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов в учете отражают расходы, связанные с командировкой:

Д-т 20 (25, 26, 44) – К-т 71.

Далее следует провести окончательный расчет с работником по командировочным расходам:

Д-т 71 – К-т 50, 51, 55

– работнику выплачены суммы, израсходованные им сверх выданного аванса, сняты (использованы) средства с карт-счета организации

или

Д-т 50 – К-т 71

– работник возвратил в кассу сумму неиспользованного аванса.
 

Теперь давайте более подробно разберемся с тем, какие именно документы служат подтверждением расходов по найму жилого помещения.
Работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их зачисления на карт-счет, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств (п. 37 Инструкции № 107).

 

Справочно: документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются:

– кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, идентификатор кассира. При отсутствии в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;

– другие документы, установленные законодательством (п. 34 Инструкции № 107).

 

Порядок приема наличных денежных средств определен в Положении о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приеме наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденном постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16).

Кассир обязан проводить суммы наличных денежных средств и (или) денежных средств, принятых с использованием банковских пластиковых карточек, через кассовое оборудование. В подтверждение принятых сумм он должен выдать покупателю платежный документ, подтверждающий оплату товара, выполнение работы, оказание услуги (п. 17 Положения № 924/16).

Аналогичная норма содержалась и в действовавшей до 14 октября 2011 г. Инструкции о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением МНС РБ от 09.09.2004 № 103.

Поскольку действующее законодательство по приему наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь выдачу кассовых чеков при оплате услуг по проживанию в гостинице посредством банковских пластиковых карточек считает обязательной, расходы по проживанию в гостинице наряду с гостиничными счетами должны подтверждаться чеком кассового оборудования или карт-чеком, содержащим реквизиты чека кассового оборудования.

Следовательно, при расчете банковской пластиковой карточкой к авансовому отчету командированного по территории Республики Беларусь помимо счета должен быть приложен чек кассового оборудования (или картчек с реквизитами чека) за оплату услуг гостиницы.

Обращаю Ваше внимание, что при предоставлении жилых помещений в общежитии и сдаче внаем квартир Положение № 924/16 допускает прием наличных денежных средств без использования кассового оборудования. В этом случае документами, подтверждающими расходы по проживанию, будут:

– квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов;

– приходный кассовый ордер формы КО-1 (п. 32 Положения № 924/16).

Надеюсь, теперь при оформлении командировочных расходов Вы не допустите ошибок.