Хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, – обязанность организации
Белорусская организация, воспользовавшись правом на перенос убытков на будущие налоговые периоды, обязана хранить документы (договоры, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета), подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, а также до завершения налоговым органом проверки правильности исчисления, своевременности и полноты уплаты налога на прибыль за период, в течение которого белорусская организация уменьшала налоговую базу на сумму убытка (суммы убытков) по итогам предыдущего налогового периода (предыдущих налоговых периодов) (п. 7 ст. 141-1 Налогового кодекса РБ; далее – НК).
В то же время в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, содержащемся в приложении 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140, постановление № 140), указаны иные сроки хранения документов. Так, первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) могут храниться 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после чего могут быть уничтожены в порядке, установленном законодательством (гл. 12 "Бухгалтерский учет и отчетность" Перечня № 140).
С учетом вышеизложенных требований законодательства у бухгалтеров возникает вопрос: может ли организация быть привлечена к ответственности за нарушение налогового законодательства (может ли быть доначислен налог на прибыль) в том случае, если она уничтожает первичные учетные документы по прошествии 3 лет после проведения налоговой проверки, однако сумма перенесенного убытка, образовавшаяся в проверенных налоговым органами периодах, будет отражена в налоговых декларациях по налогу на прибыль, представляемых в периодах, наступивших после проведения налоговой проверки?
Например, организация, осуществила перенос убытков по результатам 2012 и 2013 гг., в 2014 г. завершилась налоговая проверка (проверен период по 31 декабря 2013 г. включительно). В 2017 г. организация планирует уничтожить первичные учетные документы, но суммой перенесенного по итогам 2012 и 2013 гг. убытка будет пользоваться в 2017, 2018, 2019 гг. и последующих налоговых периодах.
Проанализируем данную ситуацию.
Для подтверждения правомерности применения механизма "переноса убытков" организация должна одновременно соблюдать 2 условия
Белорусская организация вправе уменьшить налоговую базу на сумму убытка (суммы убытков) по итогам предыдущего налогового периода (предыдущих налоговых периодов), определенного в соответствии с п. 2 ст. 141-1 НК (осуществить перенос убытков на прибыль текущего налогового периода), в порядке, установленном ст. 141-1 НК, при наличии у нее по итогам этого предыдущего налогового периода (предыдущих налоговых периодов) превышения общей суммы затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов и внереализационных расходов над суммой выручки и внереализационных доходов, уменьшенной на сумму налогов и сборов, уплачиваемых из выручки, и в пределах такого превышения (п. 1 ст. 141-1 НК) |*|.
* Механизм переноса убытков 2013 г. на прибыль 2014 г. доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Белорусская организация вправе производить перенос убытка на прибыль текущего налогового периода в течение 10 лет, непосредственно следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток. Убыток, не перенесенный на следующий год, может быть перенесен целиком или частично на следующий год из последующих 9 лет. Если белорусской организацией получены убытки более чем в одном налоговом периоде, перенос таких убытков на прибыль текущего налогового периода производится в той очередности, в которой они были понесены (п. 5 ст. 141-1 НК).
Пунктом 7 ст. 141-1 НК предусмотрено, что белорусская организация обязана хранить документы (договоры, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета), подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, а также до завершения налоговым органом проверки правильности исчисления, своевременности и полноты уплаты налога на прибыль за период, в течение которого белорусская организация уменьшала налоговую базу на сумму убытка (суммы убытков) по итогам предыдущего налогового периода (предыдущих налоговых периодов).
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в порядке, установленном ст. 25 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь", гл. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), а также с учетом сроком хранения документов, утвержденных постановлением № 140, является правом организации, а не ее обязанностью. В связи с этим организация при уничтожении документов должна учитывать ограничения и последствия, установленные иными нормативными правовыми актами, в т.ч. регулирующими вопросы соблюдения налогового законодательства.
Важно! Исходя из требований п. 7 ст. 141-1 НК для подтверждения правомерности применения механизма "переноса убытков" организация должна одновременно соблюдать 2 условия (помимо соблюдения сроков хранения, определенных постановлением № 140):
1) должна быть проведена налоговая проверка;
2) в налоговых периодах, наступающих после проведения налоговой проверки, у организации не возникает необходимости при определении налоговой базы по налогу на прибыль воспользоваться суммами убытков, отраженных в налоговых декларациях (расчетах) по налогу на прибыль |*|, имевшихся на дату проведения налоговой проверки.
* Информация по заполнению налоговой декларации по налогу на прибыль за 2013 г. с учетом переноса убытка от операций с ценными бумагами доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Таким образом, несмотря на соблюдение сроков хранения документов, установленных гл. 12 Перечня № 140 и соблюдения процедуры уничтожения документов, установленной Инструкцией № 4, организация может быть привлечена к административной ответственности за неправомерное использование "переноса убытков" в случае уничтожения документов, подтверждающих объем перенесенного убытка.
Так, в приведенной выше ситуации, если после завершения налоговой проверки за 2013 г. организация уничтожит первичные учетные документы (договоры, накладные, акты выполненных работ, регистры бухгалтерского учета), например, в 2017 г., то использование суммы "перенесенного убытка" по итогам 2012 и 2013 г. путем уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль в 2017, 2018, 2019 и последующих годах будет признано неправомерным. Как следствие, к организации могут быть применены меры административной ответственности, установленные за совершение правонарушений в области налогового законодательства.
