В авансовом отчете, представленном работником по результатам служебной командировки за границу, отражены суммы расходов, понесенных по проезду на такси в Национальный аэропорт «Минск». К отчету приложены документы, подтверждающие оплату стоимости услуг такси по проезду из города в аэропорт.
Подлежат ли обложению подоходным налогом суммы, возмещенные нанимателем работнику по оплате такси в аэропорт?
Нет, не подлежат.
Расходы, понесенные по проезду на такси в Национальный аэропорт «Минск», относятся к расходам по проезду к месту командировки |*| и обратно. Данная норма вытекает из подп. 9.1.2 п. 9 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение о командировках).
* Дополнительная информация об основных признаках служебной командировки
Следовательно, при наличии подтверждающих документов по расходам на проезд на такси в аэропорт эти расходы освобождены от подоходного налога (п. 4 ст. 208 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Работник направлен в служебную командировку в Варшаву (Польша). Для перемещения по Варшаве работник воспользовался услугами такси, согласовав предварительно такие расходы с нанимателем. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет, к которому приложены документы, подтверждающие фактически понесенные расходы по оплате услуг такси. Наниматель возместил работнику такие расходы в полном размере.
Освобождаются ли от подоходного налога суммы возмещения расходов по оплате услуг такси?
Да, освобождаются.
Сумма возмещения работнику стоимости перемещения по Варшаве на такси освобождается от подоходного налога в полном размере при наличии подтверждающих документов.
Приведенный вывод основан на следующих нормах законодательства.
От подоходного налога освобождаются иные расходы на служебные командировки, произведенные с разрешения или ведома организации или индивидуального предпринимателя, признаваемых местом основной работы (службы) плательщика, оплачиваемые или возмещаемые в соответствии с законодательством (п. 4 ст. 208 НК).
Порядок возмещения нанимателем командированному работнику расходов на такси утвержден частью второй п. 14 Положения о командировках. Нормы данного пункта разрешают нанимателю возместить командированному за границу работнику расходы на такси, аренду автомобиля в пределах места командировки на основании подтверждающих документов.
В рассматриваемой ситуации соблюдены все необходимые условия:
– работник командирован нанимателем за границу;
– такси использовалось работником для перемещения в пределах места командировки;
– использование такси было предварительно согласовано работником с нанимателем;
– работник представил нанимателю подтверждающие документы по оплате стоимости такси.
Наниматель направил работника в служебную командировку в Витебск. Аванс был выплачен исходя из расчета количества ночей (3 ночи), приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению о командировках, т.е. в размере 150 руб.:
150 руб. = 50 руб. в сутки для областного центра × 3 ночи.
По возвращении из командировки работник представил нанимателю документы, подтверждающие оплату стоимости проживания в одноместном номере гостиницы на общую сумму 210 руб. (70 руб. за сутки).
Нанимателем после утверждения авансового отчета были возмещены расходы работника по найму жилого помещения в полном размере исходя из представленных документов.
Подлежит ли обложению подоходным налогом |*| возмещенная нанимателем сумма превышения фактически понесенных и документально подтвержденных работником расходов по оплате одноместного номера в гостинице над размером возмещения, указанным в приложении 1 к Положению о командировках?
Нет, не подлежит.
При оплате работнику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы от подоходного налога освобождены фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения (п. 4 ст. 208 НК).
В рассматриваемой ситуации работник представил нанимателю документы, подтверждающие размер фактически понесенных им расходов по найму жилья |*|*|, т.е. по оплате стоимости проживания в гостинице Витебска на общую сумму 210 руб. Следовательно, возмещение нанимателем работнику расходов по найму жилья в общей сумме 210 руб. освобождается от подоходного налога.
** О новых подходах к возмещению расходов по найму жилья в командировке
Наниматель направил работника в служебную командировку в Мюнхен (Германия) и выдал аванс, в т.ч. с целью возмещения расходов на найму жилого помещения за 2 ночи. Аванс был выплачен 05.08.2019, в т.ч. исходя из размера возмещения сумм расходов по найму жилого помещения – 140 евро в сутки (приложение 2 к Положению о командировках). Денежные средства в виде аванса для оплаты расходов по найму жилья перечислены нанимателем в белорусских рублях в размере 638,29 руб. на личную дебетовую карточку работника.
Локальным нормативным актом, принятым в данной организации, определено, что для расчета суммы аванса в белорусских рублях применяется официальный курс белорусского рубля по отношению к евро, установленный Нацбанком Республики Беларусь на дату перечисления аванса. Этим же локальным документом предусмотрено, что при оплате стоимости найма жилого помещения личной (корпоративной) дебетовой карточкой в авансовом отчете отражается обменный курс банка-эмитента, установленный платежной системой, при помощи которой совершен платеж.
С учетом изложенного расчет суммы аванса для оплаты стоимости найма жилого помещения произведен следующим образом:
638,29 руб. = 140 евро × 2 × 2,2796 руб.,
где 140 евро – размер возмещения расходов по найму жилого помещения для Германии согласно приложению 2 к Положению о командировках;
2 – количество ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки (Мюнхен, Германия);
2,2796 руб. – официальный курс белорусского рубля к евро, установленный Нацбанком Республики Беларусь на 05.08.2019.
По возвращении работника из командировки нанимателю были представлены документы, подтверждающие оплату стоимости проживания в гостинице на общую сумму 200 евро. Оплата стоимости проживания производилась 07.08.2019 с личной дебетовой карточки работника. Разница между суммой выплаченного аванса на оплату расходов по найму жилья (280 евро = 140 евро в сутки ×× 2 ночи) и фактически понесенными и документально подтвержденными расходами (200 евро = 100 евро × 2 суток) не подлежит возврату нанимателю в силу положений п. 16 Положения о командировках.
Подлежит ли обложению подоходным налогом выплаченная нанимателем сумма превышения фактически понесенных работником расходов по оплате проживания в гостинице над размером возмещения, указанным в приложении 1 к Положению о командировках?
Да, подлежит.
При оплате работнику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения освобождены от подоходного налога. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождены от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством. Приведенный порядок оговорен в п. 4 ст. 208 НК.
В рассматриваемой ситуации работник представил нанимателю документы, подтверждающие оплату стоимости проживания в Мюнхене (Германия) за 2 суток на общую сумму 200 евро. Следовательно, именно такая сумма освобождена от подоходного налога.
Размер превышения выплаченного аванса над суммой фактически понесенных и документально подтвержденных расходов подлежит обложению подоходным налогом. Определим размер такого превышения, который будет являться налоговой базой для целей исчисления подоходного налога с учетом положений, предусмотренных локальным нормативным актом организации. Это превышение составит:
638,29 руб. – (200 евро × 2,2840 руб.) = 181,49 руб.,
где 638,29 руб. – сумма аванса в белорусских рублях для оплаты стоимости найма жилого помещения;
200 евро – размер фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по оплате стоимости проживания в гостинице в Мюнхене;
2,2840 руб. – курс банка-эмитента личной дебетовой карточки работника, отраженный в выписке лицевого счета на 07.08.2019 (дату оплаты стоимости гостиницы).
Наниматель направил работника в служебную командировку в Армению на 2 дня. В целях обеспечения работника денежными средствами и возмещения расходов по командировке 06.09.2019 на личную дебетовую карточку работника зачислен аванс, в т.ч. суточные исходя из размера 90 долл. в США в сутки. При этом размер суточных выплачен работнику исходя из норм, содержащихся в локальном акте данной организации, которые отличаются от размеров возмещения суточных, установленных приложением 2 к Положению о командировках.
Денежные средства зачислены в сумме 379,89 руб. по курсу Нацбанка Республики Беларусь на дату перечисления средств. Расчет аванса произведен исходя из следующих данных:
90 долл. США × 2 суток × 2,1105 руб. = 379,89 руб.,
где 90 долл. США – размер суточных в соответствии с локальным актом организации;
2 суток – количество суток командировки;
2,1105 руб. – официальный курс белорусского рубля по отношению к доллару США, установленный Нацбанком Республики Беларусь на 06.09.2019.
Справочно: размер возмещения суточных по Армении оставляет 80 долл. США (приложение 2 к Положению о командировках).
12.09.2019 работником был составлен авансовый отчет об израсходованных суммах в служебной командировке, в котором отражены расходы в виде суточных в размере 379,89 руб.
Как правильно определить налоговую базу подоходного налога в отношении сумм превышения выплаченных нанимателем суточных над установленным законодательством пределом?
С учетом установленных норм и официального курса белорусского рубля к иностранной валюте на дату выдачи аванса.
В случае выдачи (перечисления белорусских рублей на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой) аванса в белорусских рублях при служебной командировке за границу в отчет об израсходованных суммах суточные необходимо включать в белорусских рублях с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату выдачи аванса, без пересчета на дату составления отчета об израсходованных суммах или в иностранной валюте с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли (п. 81 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117).
Размер суммы превышения выплаченных суточных, установленных локальным актом организации, над установленным законодательством размером по Армении подлежит обложению подоходным налогом. Налоговую базу подоходного налога определяют в белорусских рублях на дату перечисления суточных с учетом официального курса белорусского рубля по отношению к доллару США, установленного Нацбанком Республики Беларусь на 06.09.2019.
В рассматриваемой ситуации налоговая база для исчисления подоходного налога составляет 42,21 руб. (379,89 руб. – 80 долл. США × 2 суток × 2,1105 руб.):
379,89 руб. – размер суточных в белорусских рублях, выплаченных в соответствии с локальным актом организации;
80 долл. США – размер суточных в соответствии приложением 2 к Положению о командировках по Армении;
2 суток – количество суток командировки;
2,1105 руб. – официальный курс белорусского рубля по отношению к доллару США, установленный Нацбанком Республики Беларусь на 06.09.2019.
Датой получения работником дохода является дата составления авансового отчета – 12.09.2019. Если на эту дату наниматель не выплачивает работнику денежные доходы, то удержание и перечисление в бюджет подоходного налога следует производить за счет любых денежных средств, фактически выплачиваемых работнику либо по его поручению третьим лицам:
– не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату плательщику доходов или дня перечисления таких доходов со счетов налоговых агентов в банках на счета плательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках (иностранных банках);
– не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты дохода плательщику из кассы налогового агента.
Приведенный алгоритм предусмотрен пп. 4 и 6 ст. 216 НК.
