Документальное оформление и бухгалтерский учет использования работником имущества в производственных целях

Если между нанимателем и работником достигнута договоренность об использовании имущества в производственных целях, работнику положена компенсация, а также возмещение расходов, сопряженных с их использованием.

Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяют по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Размер компенсации за использование имущества сотрудника в интересах работодателя законодательно не установлен и определяется письменным соглашением сторон.

Использовать в работе личное имущество также могут и надомники. Если работник-надомник использует свои инструменты, оборудование, механизмы и приспособления, то ему выплачивают за их износ компенсацию (амортизацию), размер и порядок выплаты которой определяют по договоренности с нанимателем в соответствии со ст. 306 ТК.

Рассмотрим порядок документального оформления использования работником имущества в производственных целях.
 

В соответствии с нормами трудового законодательства стороны могут оформить договор об использовании личного имущества работника в производственных целях.

Договор составляют в произвольной форме, и он должен содержать следующие основные сведения:

– наименование личного имущества сотрудника, используемого в интересах работодателя, сведения о нем (описание, технические характеристики, идентификационные признаки, марка, серийный номер и т.п., состояние на момент заключения соглашения, право на владение имуществом);

– порядок и сроки использования личного имущества сотрудника.

При этом целесообразно предусмотреть, что личное имущество сотрудника используется для выполнения его должностных обязанностей;

– размер компенсации (в фиксированной или переменной сумме), порядок и сроки ее выплаты, алгоритм расчета.

Следует учитывать, что размер компенсации может быть определен в фиксированной сумме или процентах от выручки, полученной в результате использования имущества. Кроме того, сумму компенсации возможно рассчитать исходя из стоимости имущества, величины износа, предполагаемого срока использования и количества рабочих дней, в течение которых оно будет фактически использовано;

– порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя;

– право собственности работника на имущество.

 

На период проверки, проводимой контролирующими органами в ООО "Октябрь", им предоставлен компьютер бухгалтерии организации. По договоренности между нанимателем и бухгалтером – работником организации Е.Н. Хорошей ею предоставлен личный компьютер для выполнения своих служебных обязанностей. Приходные документы, подтверждающие факт приобретения компьютера, у бухгалтера Е.Н. Хорошей отсутствуют. По договору между нанимателем и работником будет начислена компенсация за износ (амортизацию) компьютера.

 

Рассмотрим данный вопрос поэтапно.

 

1. Нормативный срок службы по группе "Вычислительная и организационная техника" (шифр 480) для комплексов и машин вычислительных цифровых, персональных ЭВМ (шифр 48021) – 5 лет. Указанный нормативный срок службы машин и оборудования установлен с учетом – работы в 2 смены (Временный республиканский классификатор амортизируемых основных средств и нормативные сроки их службы, утвержденные постановлением Минэкономи-ки РБ от 21.11.2001 № 186).

2. Нормативный срок службы основных средств по объектам, ранее находившимся в эксплуатации, комиссия по проведению амортизационной политики организации (далее – комиссия) вправе определить вдвое ниже соответствующих значений, приведенных в классификации амортизируемых основных средств, но не ниже чем до 3 лет – по зданиям, сооружениям и передаточным устройствам и 2 лет – по другим объектам основных средств (п. 18 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина и Минстройархитектуры РБ от 27.02.2009 № 37/18/6 (далее – Инструкция № 37/18/6)).

3. В приложении 3 к Инструкции № 37/18/6 установлен диапазон сроков полезного использования для вычислительной техники, оргтехники в пределах от 0,5 до 1,5 нормативного срока службы.

4. Комиссия ООО "Октябрь" в отношении компьютера установила следующее:

– способ начисления амортизации – линейный;

– срок полезного использования компьютера – 2,5 года (5 лет × 2 смены / 2 × 0,5);

– норма амортизации – 40 % (1 / 2,5 × 100).

5. Стороны договорились, что стоимость компьютера составляет 3 000 000 руб.

6. Расчет размера компенсации в месяц: 100 000 руб. (3 000 000 руб. × 40 % / 12 мес.).

Следует учитывать, что по договоренности сторон компенсация может выплачиваться работнику ежемесячно в фиксированной сумме или исходя из количества дней, когда имущество фактически использовалось в производственных целях.

Если компенсацию выплачивают работнику за каждый день фактического использования имущества, то в конце месяца составляют акт в произвольной форме, в котором фиксируют количество дней и рассчитывают размер компенсации в отчетном месяце. Такой акт подписывают руководитель и работник.

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Октябрь", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице директора В.В. Павловой, действующей на основании Устава, с одной стороны, и бухгалтер Е.Н. Хорошая, действующая от своего имени, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник, являющийся собственником имущества, определенного в п. 2 настоящего договора, предоставляет его Работодателю для использования в производственных целях.

2. Имущество, предоставленное Работодателю, в соответствии с целью, определенной в п. 1 настоящего договора, имеет следующие характеристики:
2.1. наименование: компьютер;

2.2. модель: Samsung 211P;

2.3. стоимость: оценена по договоренности сторон в размере 3 000 000 руб.;

2.4. состояние на момент заключения договора: бывшее в употреблении, в технически исправном состоянии, пригодно для использования в соответствии с настоящим договором.

3. Работодатель предоставляет электрифицированное рабочее место Работнику для установки компьютера и обеспечивает его обслуживание (установку необходимого программного обеспечения и т.п.).

4. Работодатель гарантирует Работнику, что его имущество не будет передано для применения другими работниками.

5. Работодатель выплачивает Работнику ежемесячно компенсацию за износ (амортизацию) имущества в производственных целях согласно акту о расчете компенсации за использование личного имущества работника в производственных целях.

6. Акт о расчете компенсации за использование личного имущества работника, определенный в п. 5 настоящего договора, составляется на последнее число каждого месяца и включает:

6.1. количество дней фактического применения личного имущества Работником в интересах Работодателя;

6.2. фактическую сумму компенсации за отчетный месяц.

Форму акта о расчете компенсации за использование личного имущества работника прилагают к настоящему договору.

Акт о расчете компенсации за использование личного имущества Работника подписывается не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем использования имущества Работника.

7. Компенсация за износ (амортизацию) имущества выплачивается Работнику одновременно с заработной платой не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

8. Работодатель за счет собственных средств предприятия возмещает Работнику фактические расходы по доставке имущества к основному месту работы, а по окончании срока действия договора – фактические расходы по доставке имущества к месту проживания Работника на основании подтверждающих первичных учетных документов.

9. Расходы по доставке имущества, определенные в п. 8 настоящего договора, возмещаются в следующем порядке:

9.1. к месту осуществления работ – в момент выплаты компенсации за первый месяц действия настоящего договора;

9.2. к месту проживания Работника – в момент выплаты компенсации за последний месяц действия настоящего договора.

10. Срок использования имущества, определенного в п. 2 настоящего договора, составляет 3 месяца.

11. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

12. Настоящий договор действует до момента выполнения Работодателем и Работником всех обязательств по нему.

 

Подписи сторон
Работодатель В.В. Павлова                                                                                                         Работник Е.Н. Хорошая
______________________                                                                                                              ______________________

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Октябрь", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице директора В.В. Павловой, действующей на основании Устава, с одной стороны, и бухгалтер Е.Н. Хорошая, действующая от своего имени, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

1. Работник, являющийся собственником имущества – компьютера, в соответствии с п. 1 договора № 01/10-2011 от 01 октября 2011 г. предоставил его Работодателю для использования в производственных целях.

2. В октябре 2011 г. Работник использовал компьютер в производственных целях в течение 18 дней согласно табелю учета рабочего времени.

3. Расчет суммы компенсации за использование личного имущества Работника в производственных целях: 85 714 руб. (100 000 руб. / 21 день × 18 дней).

4. Сумма возмещения фактических расходов на доставку имущества к месту осуществления работ определена в размере 15 000 руб. на основании копии чека за ГСМ № 111 от 01.10.2011 г.

5. Общая сумма выплаты работнику по настоящему акту в октябре 2011 г. составляет: 100 714 (Сто тысяч семьсот четырнадцать) руб.

6. Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Один вручается Работнику, другой – Работодателю.

 

Подписи сторон
Работодатель В.В. Павлова                                                                                                                        Работник Е.Н. Хорошая

______________________                                                                                                                            ______________________

 

На счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" обобщают информацию обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"ведут по каждому работнику организации (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89).

В бухгалтерском учете ООО "Октябрь" вышеуказанные операции отражают следующими записями (см. таблицу).