Ольга Владимировна Королинская закончила Белорусский государственный экономический университет в 1993 г. В системе Минфина работает с 2000 г. На должность главного экономиста отдела методологической работы управления финансирования деятельности государственных органов Минфина назначена в 2006 г.
Работник организации был направлен в служебную командировку в пределах Республики Беларусь сроком на 3 дня с 8 по 11 июля 2013 г. Он прибыл в место назначения 8 июля в 19:23, выехал обратно в 11 июля в 12:04. При возвращении из служебной командировки документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, представлены не были.
Как рассчитать сумму расходов по найму жилого помещения, подлежащую оплате?
Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него, возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Минфином. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки (абз. 4 подп. 4.2 п. 4 Инструкции). Заметим, что в новой редакции Инструкции этот порядок не изменился по сравнению с применявшимся ранее.
Количество суток для оплаты расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов рассчитывают исходя из даты прибытия в место служебной командировки с учетом времени прибытия и даты выбытия из него с учетом времени выбытия транспортного средства. Время прибытия и убытия определяют по проездным документам.
В данном случае за время прибытия работника в служебную командировку принимается время прибытия транспортного средства 8 июля в 19:23. Первые полные сутки его пребывания в служебной командировке закончатся на следующий день 9 июля в 19:23, вторые полные сутки – 10 июля 2013 г. в 19:23. Третьи сутки также включаются в расчет для оплаты, так как с 10 июля 19:23 до 11 июля 12:04 работник находился в командировке более половины суток.
В настоящее время размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов составляет 13 000 руб. (постановление Минфина РБ от 21.10.2011 № 107 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках").
Работник был отправлен в командировку из г. Минска на предприятие в г. Гомеле на 3 дня на собственном автомобиле. Документы, подтверждающие факт проживания, он не представил.
Каков в этом случае порядок возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов?
Общий порядок возмещения расходов напроживание в случае отсутствия подтверждающих документов приведен в ответе на предыдущий вопрос.
В случае отсутствия необходимых документов, позволяющих установить время прибытия работника в служебную командировку и время выбытия из нее, полагаем возможным расчет количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов осуществлять в соответствии с периодом нахождения работника в служебной командировке, определенным приказом (распоряжением) нанимателя. При этом в каждом конкретном случае время пребывания работника в служебной командировке наниматель определяет самостоятельно с учетом всех существенных условий для выполнения служебного задания.
Каков порядок возмещения расходов по проживанию командированных работников в квартирах у индивидуальных предпринимателей? Каким образом классифицируются на категории частные квартиры?
По первому вопросу можно ответить следующее: командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя – квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшей категории допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником (подп. 4.2 п. 4 Инструкции).
Что касается второго вопроса, то квартиры, комнаты в квартирах, сдаваемые в наем, относятся к индивидуальным средствам размещения и на категории не разделяются (государственный стандарт РБ СТБ-1353-2005 "Средства размещения туристов. Общие требования", утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 29.12.2009 № 73).
Напомним, что расходы на командировки, в т.ч. расходы по проживанию независимо от вида услуг по проживанию (гостиничные услуги либо гостиничные услуги квартирного типа), в пределах Республики Беларусь включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении в пределах норм, установленных Инструкцией (ст. 130 Налогового кодекса РБ).
Таким образом, возмещение указанных расходов командированному работнику должно осуществляться по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов – квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором.
От редакции:
Вопрос о возможности использования индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов обсуждался в рубрике "Вопрос недели" в "ГБ", 2013, № 26.
Относится ли к служебной командировке поездка директора организации за товаром в другую местность на незначительное расстояние?
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
По общему правилу направление работника в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (ст. 93 ТК и п. 2 Инструкции).
Руководитель организации является ее работником, и на него распространяются правила внутреннего трудового распорядка с учетом особенностей, обусловленных должностными обязанностями, закрепленные уставом организации, трудовым договором (контрактом). К нему также применим общий порядок направления в служебную командировку.
На основании изложенного в данной ситуации характер служебной поездки директора на незначительное расстояние должен определяться в соответствии со ст. 91 ТК. В случае признания ее служебной командировкой оформление и возмещение командировочных расходов осуществляются по нормам Инструкции.
Организация командирует работника из г. Мозыря на 2 предприятия в г. Минске.
Как правильно оформить командировочное удостоверение в таком случае?
Напомним, что направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (ст. 93 ТК и п. 2 Инструкции).
В приказе (распоряжении) нанимателя должны быть указаны такие сведения, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации, город), количество дней командировки, период, на который командируется работник, и т.д.
Командировочное удостоверение должно быть заверено отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник (п. 10 Инструкции).
В приведенной ситуации отметки о дне прибытия и дне убытия из места командирования в командировочном удостоверении должны быть заверены печатями (штампами) организаций, в которые был направлен работник в соответствии с приказом нанимателя.
Иного порядка оформления командировочных документов действующие нормативные правовые акты, регулирующие вопросы, связанные со служебными командировками в пределах Республики Беларусь, не предусматривают.
Работник сдал в бухгалтерию счет за проживание в гостинице с 24 по 25 июня 2013 г. стоимостью 700 000 руб., в т.ч. завтрак стоимостью 150 000 руб. При этом известно, что завтрак не является обязательным.
Принимать ли такой счет к оплате?
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя – квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более) (подп. 4.2 п. 4 Инструкции).
Командированному работнику возмещается стоимость завтрака, включенная в стоимость номера (места) в гостинице. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.
Как видим, установленная норма является обязательной. Следовательно, возмещение расходов за проживание в гостинице в данном случае должно осуществляться на основании представленного чека и приложенного к нему счета.
Работник сдает в бухгалтерию счет за проживание в гостинице с 10 по 11 июня 2013 г. стоимостью 490 000 руб., в котором не указано количество мест в номере.
Как отслеживать количество мест в номере, если запрашивать прейскуранты цен из каждой гостиницы нет возможности? Кто несет ответственность за неправильное оформление документов?
Данный вопрос не относится к компетенции Минфина. Вместе с тем отметим, что приказом Минжилкомхоза РБ от 01.06.2011 № 74 утверждены формы учетных документов в организациях системы жилищно-коммунального хозяйства, в т.ч. и форма счета за оказанные услуги в гостинице. Разработанная форма счета содержит необходимые для заполнения реквизиты, такие как категория номера, количество мест в номере, а также оплата за количество мест и др.
В связи с этим ответственность за обязательное заполнение реквизитов, содержащихся в счете, в первую очередь несет администрация гостиницы, а контроль за исполнением установленных требований должен осуществлять уполномоченный орган.
Работник сдает в бухгалтерию счет за проживание в гостинице с 3 по 4 июня 2013 г. стоимостью 550 000 руб. без завтрака. Известно, что номер одноместный 1-й категории. Также известно, что стоимость одного места в данной гостинице в номерах с количеством мест 2 и более составляет от 245 000 руб. до 330 000 руб. без завтрака.
Имеет ли право организация принять такой счет к оплате?
Возмещение расходов по найму жилого помещения при проживании в гостиницах осуществляется на основании чека с приложенным счетом, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более) (подп. 4.2 п. 4 Инструкции).
Поскольку работник не проживал в номере высшей категории (об этом свидетельствует представленный счет за оказанные услуги в гостинице), то оплата расходов по данному документу с обязательным приложением чека не является нарушением установленного порядка.
