Командировочные расходы, освобождаемые от подоходного налога: общие правила
Такие правила определены НК [1]. Из них следует, что от подоходного налога освобождаются все виды компенсаций, предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, в т.ч. связанных с возмещением расходов, связанных с исполнением плательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение расходов при служебных командировках с учетом норм части третьей п. 4 ст. 208 НК). Данные положения не действуют в отношении компенсации:
– за неиспользованный трудовой отпуск;
– износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих плательщику (абз. 7 части первой п. 4 ст. 208 НК).
При оплате командированному работнику расходов на служебные командировки как по территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога:
– суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством;
– фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством;
* Новые правила возмещения расходов по найму жилого помещения в командировке
– иные расходы на служебные командировки, произведенные с разрешения или ведома организации (ИП), оплачиваемые или возмещаемые в соответствии с законодательством (часть третья п. 4 ст. 208 НК).
Оформление служебных командировок и возмещение командировочных расходов производятся в порядке и размерах, определенных Положением № 176.
Командировочные расходы, которые могут стать доходом для командированного работника
Иные расходы, которые подлежат возмещению нанимателем, определены:
Давайте рассмотрим, при каких условиях возмещение иных расходов будет включаться в состав командировочных расходов, а когда станет доходом командированного работника, облагаемым подоходным налогом.
Ситуация 1
Возмещение стоимости расходов по открытию визы
Организация планирует в ноябре 2019 г. направить своего работника в служебную командировку в г. Гамбург (ФРГ).
Так как выезд в страну командирования возможен только при наличии визы, работник с разрешения нанимателя понес расходы по получению визы, в т.ч. по оказанию услуг визового центра по заполнению визовой анкеты (оплачены дополнительно к сервисному сбору).
Согласно представленным документам наниматель возместил работнику указанные расходы.
С учетом норм пп. 24 и 25 Положения № 176 к числу возмещаемых расходов по оформлению и выдаче виз относятся:
– консульский сбор (госпошлина за рассмотрение документов на получение визы);
– сервисный сбор (плата за посреднические услуги визового центра).
Дополнительные услуги, к которым относится в т.ч. оказание услуг по заполнению визовой анкеты, возмещению в составе командировочных расходов не подлежат.
С учетом того что данные расходы не относятся к командировочным (не связаны с выполнением работником трудовых обязанностей), организация при их обложении подоходным налогом вправе применить льготу, установленную п. 23 ст. 208 НК.
Справочно: от подоходного налога освобождаются не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей доходы, полученные от организации, являющейся местом основной работы (службы, учебы), – в размере, не превышающем 1 984 руб. в течение налогового периода (за исключением доходов, указанных в п. 24 ст. 208 НК).
Ситуация 2
Возмещение стоимости поездки на такси
Работник организации в октябре 2019 г. направлен в служебную командировку в г. Милан (Италия). В ходе командировки он с разрешения нанимателя понес расходы на проезд из аэропорта (находится в пригороде г. Милана) на такси в отель, находящийся в месте командирования. По возвращении из командировки данному работнику сверх норм суточных, установленных законодательством, согласно представленным подтверждающим документам наниматель возместил указанные расходы.
При командировании за границу командированному работнику возмещается проезд (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта (абз. 5 подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации возмещение командированному работнику сверх суточных расходов на проезд из аэропорта на такси в отель, находящийся в месте командирования, не является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 3
Расходы на такси возмещаются только при командировании за границу
Работник организации (расположена в г. Гродно) в октябре 2019 г. направлен в служебную командировку в г. Минск железнодорожным транспортом. В ходе служебной командировки с разрешения нанимателя он понес расходы на проезд с железнодорожного вокзала в гостиницу на такси. По возвращении из командировки данному работнику согласно представленным подтверждающим документам наниматель возместил указанные расходы.
Командированному работнику стоимость проезда (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта возмещается только при его командировании за границу (абз. 5 подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176).
* Порядок оформления служебной командировки за границу
При внутриреспубликанских командировках возмещение расходов на проезд до (с) вокзала, аэропорта Положением № 176 не предусмотрено. Поэтому их оплата производится работником за счет суточных (часть первая п. 14 Положения № 176).
Таким образом, возмещение командированному работнику сверх суточных расходов на проезд с железнодорожного вокзала до гостиницы на такси является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 4
Возмещение стоимости стоянки
Работник организации в октябре 2019 г. направлен в служебную командировку в г. Киев (Украина). В аэропорт Минск-2 он прибыл на служебном автомобиле. С разрешения нанимателя он на период пребывания за границей оплатил стоянку этого автомобиля в аэропорту. По возвращении из командировки данному работнику согласно представленным подтверждающим документам наниматель возместил указанные расходы.
Командированному работнику согласно части первой п. 24 Положения № 176 возмещаются расходы по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, комиссионные расходы за совершение операций с использованием банковских платежных карточек, расходы по оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах, а также расходы, предусмотренные в п. 25 Положения № 176, при обязательном представлении подтверждающих документов.
К таким расходам согласно части первой п. 25 Положения № 176 относятся в т.ч. расходы по оплате стоянки.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации возмещение командированному работнику произведенных им расходов по оплате стоянки служебного автомобиля в аэропорту не будет являться его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 5
Возмещение расходов по хранению багажа
Работник организации в октябре 2019 г. направлен в служебную командировку в г. Москву (Российская Федерация). В ходе командировки он с разрешения нанимателя понес расходы за пользование камерой хранения по хранению личного багажа. По возвращении из командировки данному работнику согласно представленным подтверждающим документам наниматель возместил указанные расходы.
В связи с тем что Положением № 176 не предусмотрено возмещение работнику расходов по оплате услуг за пользование камерой хранения, а также с учетом того что эти расходы напрямую не связаны с целью служебной командировки и с деятельностью организации, такое возмещение является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.
* Возмещение командировочных расходов при отмене командировки по вине работника
С учетом того что в рассматриваемой ситуации расходы за пользование камерой хранения по хранению личного багажа работника не связаны с выполнением им трудовых обязанностей, организация при исчислении подоходного налога вправе применить льготу, установленную п. 23 ст. 208 НК.
