Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Загранкомандировки в Россию: практические ситуации

Надежда Египцева, экономист

При тесном экономическом сотрудничестве организаций РБ с субъектами хозяйствования России возникает необходимость направления работников в командировки. Обеспечить правильность расчетов помогут разъяснения автора, приведенные в материале.

При расчете сумм возмещения суточных обращайте внимание на дату пересечения границы

Ситуация 1
Организация (г. Молодечно) заказала автобус для туристической поездки работников по маршруту г. Печоры – г. Псков (Российская Федерация) с 20 по 22 января 2012 г. в отделе физической культуры, спорта и туризма Молодечненского райисполкома:
– 20 января в 19.00 автобус выехал из г. Молодечно;
– 21 января в 00.30 автобус пересек Государственную границу Республики Беларусь (далее – граница) при направлении в Российскую Федерацию;
– 21 января в 19.00 автобус выехал из г. Пскова, в 22.00 – пересек границу при возвращении в Республику Беларусь;
– 22 января в 03.00 автобус прибыл в г. Молодечно.
За услуги транспорта организации был выставлен счет, в котором возмещение суточных водителям включено за 3 суток по 30 долл. США (по курсу).
Правомерно ли выставлен счет для возмещения суточных водителям (за 3 суток в иностранной валюте)? Или за время следования по Республике Беларусь суточные должны быть рассчитаны в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством?
Возмещение суточных водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки пассажиров, следует произвести:
– за 20 и 22 января – в белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (44 000 руб.);
– за 21 января – в иностранной валюте по нормам, определенным Минфином для Российской Федерации (30 долл. США).
Такой порядок объясняется тем, что возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей надо производить на основании приказа и задания нанимателя в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п. 22 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, с учетом изменений и дополнений от 14.09.2011 № 87 (далее – Инструкция № 115)).
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Беларуси либо после дня прибытия в республику суточные за это время выплачивайте в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
 
Важно! Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в республику следует считать дни пересечения границы.
Справочно: со 2 ноября 2011 г. норма возмещения расходов по проживанию вне места жительства (суточных) при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, установлена в размере 44 000 руб. за каждый день командировки (постановление Минфина РБ от 21.10.2011 № 107).
С 28 декабря 2011 г. норма возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточных) при служебных командировках за границу в Российскую Федерацию (независимо от города) установлена в размере 30 долл. США для работников, направляемых в краткосрочные командировки (постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7, с учетом дополнения и изменений от 12.12.2011 № 131).
Как подтвердить дату пересечения границы?
Ситуация 2
Согласно приказу и заданию нанимателя работник предприятия направлен в командировку в Российскую Федерацию сроком на 4 дня с 6 по 9 февраля 2012 г. с целью оказания транспортных услуг по доставке товара.
По приезде 8 февраля работник представил в бухгалтерию организации документы, согласно которым командировка началась 6 февраля и закончилась 7 февраля (работник справился с заданием раньше установленного нанимателем срока).
По приказу нанимателя и путевому листу работник выбыл в командировку из Республики Беларусь 6 февраля. Согласно отметке в международной товаротранспортной накладной (CMR) работник доставил груз в Российскую Федерацию 7 февраля. По кассовым чекам на заправку топливом видно, что 7 февраля:
– в 18.19 по российскому времени работник находился в Российской Федерации;
– в 20.09 по белорусскому времени он уже вернулся в Республику Беларусь.
8 февраля (на дату представления авансового отчета) бухгалтер произвел возмещение суточных командированному работнику за 6 февраля – 44 000 руб.; за 7 февраля – 30 долл. США.
Правильно ли произведен расчет с работником? Какие выплаты ему должны быть произведены за 8 и 9 февраля?
Возмещение командированному работнику расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточных) должно быть произведено, если:
– при направлении в Российскую Федерацию пересечение границы произошло 6 февраля, то за 6 и 7 февраля – в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации (30 долл. США);
– при направлении в Российскую Федерацию пересечение границы произошло 7 февраля, то за 6 февраля – в белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для оплаты служебных командировок в пределахРеспублики Беларусь (44 000 руб.), а за 7 февраля – в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации (30 долл. США).
Возмещение работнику командировочных расходов, в т.ч. расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточных), производите на основании приказа и задания нанимателя, в которых должно быть указано время нахождения работника за границей (пп. 2 и 4 Инструкции № 115).
Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения границы.
День пересечения границы определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в республику (п. 23 Инструкции № 115).
С учетом норм Указа Президента РБ от 03.06.2008 № 294 "О документировании населения Республики Беларусь" полагаем, что основным документом, подтверждающим пересечение работником границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, является отметка в паспорте.
В случае если при пересечении границ государств пограничные службы не делают соответствующие отметки в паспорте, то документами, подтверждающими время (день) пересечения границы для возмещения суточных в иностранной валюте, могут являться бланки путевых листов с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, данные, содержащиеся в международной товарно-транспортной накладной "СМR" и в регистрационных листках тахографа (тахограмме). Указанные документы должны быть у каждого водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, как того требуют Правила автомобильных перевозок грузов, утвержденные постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 970, а также иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате горюче-смазочных материалов, дорожных и (или) таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденного мелкого ремонта, за стоянку, гостиницу и др.).
При отсутствии таких документов либо если на их основании невозможно точно определить время нахождения работника на территории одного из двух государств, время (день) пересечения границы работником организации, направленным в командировку, может быть определено на основании задания, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника. Маршрут и график должны быть разработаны с учетом дальности расстояния, содержать время движения и отдыха работника и максимально быть приближены к его реальному перемещению.
Таким образом, для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь (первым днем по командировке, начиная с которого возмещение суточных будет производиться в иностранной валюте) и днем прибытия в Республику Беларусь (последним днем по командировке, за который возмещение суточных будет производиться в иностранной валюте) будут считаться дни пересечения границы.
Поскольку в приведенной ситуации работник выполнил установленное задание по командировке не 9 февраля, а на 2 дня раньше (7 февраля), то наниматель должен внести соответствующие изменения в локальные нормативные правовые акты (приказ, задание).
За 8 и 9 февраля работнику должна быть произведена выплата заработной платы по действующей в организации системе оплаты труда за рабочие дни по графику постоянного места работы.
Понесенные расходы в командировке могут быть возмещены и в белорусских рублях
Ситуация 3
Работник организации был командирован в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня для ведения переговоров об участии в разработке документации для строительства в г. Москве.
Авансовые выплаты работнику не производились.
Пребывая в командировке, работник своей личной иностранной валютой произвел оплату расходов по найму жилого помещения, за проживание вне места постоянного жительства (суточные), по приобретению технической литературы.
По возвращении из командировки он представил авансовый отчет в бухгалтерию с приложенными чеками, где указана сумма денежных средств в иностранной валюте.
Как правильно возместить работнику понесенные расходы в иностранной валюте в случае, если организация не имеет валютного счета?
Наниматель обязан до выезда в командировку выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, в т.ч. для возмещения расходов по найму жилого помещения и по проживанию вне места жительства (суточные) (п. 8 Инструкции № 115). Если по уважительной причине по завершении расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте подлежит выплате в Республике Беларусь работнику, командированному за границу, то она по решению нанимателя может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату авансового отчета (п. 51 Инструкции № 115).
Следовательно, в случае отсутствия у организации валютного счета наниматель имеет право при командировании работника за границу производить ему выплату аванса и возмещать командировочные расходы (суточные и проживание) за 4 дня командировки в белорусских рублях.
Указанные расходы (суточные и проживание), рассчитанные исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством РБ, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115, включают в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (ст. 130 Особенной части Налогового кодекса РБ; далее – НК).
При налогообложении не учитывают затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном Трудовым кодексом РБ (далее – ТК) (ст. 131 НК).
Таким образом, учитывая, что расходы по приобретению работником в служебной командировке за границу технической литературы не предусмотрены нормами Инструкции № 115, их возмещение может быть произведено работнику по решению нанимателя за счет прибыли, оставшейся после налогообложения (в белорусских рублях).
Выходной день в командировке и возмещение расходов по проезду
Ситуация 4
В организации (г. Минск) работник по приказу нанимателя направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) с 19 по 21 января 2012 г. железнодорожным транспортом.
Заданием по командировке предусматривалось нахождение работника в г. Москве 20 января. Он должен был 20 января вечером выехать поездом из г. Москвы и 21 января прибыть к месту постоянной работы в г. Минск.
При этом работник принял решение остаться в месте командирования за границей в свои выходные дни (21 и 22 января) после окончания срока командировки. Фактически работник выехал из г. Москвы вечером 22 января и 23 января прибыл к месту постоянной работы в г. Минск.
Возмещаются ли ему расходы по проезду к месту постоянной работы?
Если работник, направленный в служебную командировку за границу в г. Москву, использовал в месте служебной командировки свои выходные дни (21 и 22 января) после ее окончания, то возмещение расходов по проезду обратно к постоянному месту работы не следует производить, поскольку приказом и заданием на командировку не предусмотрено нахождение работника организации в служебной командировке за границей в свои выходные дни (21 и 22 января) и проездной билет не будет соответствовать дате прибытия (21 января).
При этом наниматель может принять решение о возмещении командированному работнику расходов по проезду обратно к постоянному месту работы за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, на основании представленного проездного билета в оригинале.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику помимо иных расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (ст. 95 ТК).
Возмещение командированному работнику расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно производите на основании приказа и задания нанимателя (в которых указывается время нахождения работника за границей) при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, в т.ч. проездных билетов, соответствующих датам отправления и прибытия, в пределах норм, установленных законодательством (гл. 1–2 Инструкции № 115).
 
Важно! При налогообложении не учитывайте затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (ст. 131 НК).
Проверим свои расчеты по возмещению командировочных расходов
Ситуация 5
Организация, осуществляющая международные автомобильные перевозки грузов, направляет своих водителей в командировки за границу для доставки грузов.
Она производила возмещение суточных водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, в иностранной валюте за все дни командировки, оговоренные в приказе и задании нанимателя. Возмещение суточных в иностранной валюте осуществлялось водителям начиная со дня, когда транспортное средство выезжало из места постоянной работы (пункта отправления), независимо от времени нахождения водителя на границе (ожидание в очереди, оформление документов и т.д.) и независимо от даты пересечения границы (зачастую дата пересечения границы наступала через несколько дней после выезда водителя из пункта отправления).
Согласно приказу и заданию нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, был направлен в служебную командировку за границу на 15 дней для доставки груза по маршруту: г. Минск (Республика Беларусь) – г. Митри-Мори (Франция) – г. Хойсвайлер (Германия) – г. Рязань (Российская Федерация) (см. таблицу).
 
Как правильно следовало производить возмещение суточных водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, в следующих случаях (до и после вступления в силу изменений и дополнений, внесенных в Инструкцию № 115 постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 14.09.2011 № 87)?
Возмещение суточных водителю, осуществляющему международные автомобильные перевозки грузов, производите:
в случае 1 (при командировании до вступления в силу изменений и дополнений, внесенных в Инструкцию № 115 постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 14.09.2011 № 87):
– за 15, 16, 26 и 29 сентября – в белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (22 000 руб.);
– 17–19 сентября – в иностранной валюте по нормам, определенным Минфином для Франции (45 евро);
– 20 сентября – в иностранной валюте по нормам, предусмотренным Минфином для Германии (40 евро);
– 21–25, 27–28 сентября 2011 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации (20 долл. США);
в случае 2 (при командировании после вступления в силу изменений и дополнений от 14.09.2011 № 87):
– за 15, 16, 26 и 29 декабря – в белорусских рублях по нормам, определенным Минфином для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (44 000 руб.);
– 17–19 декабря – в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для Франции (45 евро);
– 20–25 декабря – в иностранной валюте по нормам, предусмотренным Минфином для Германии (40 евро);
– 27–28 декабря – в иностранной валюте по нормам, определенным Минфином для Российской Федерации (20 долл. США).
Напомним, что до 4 октября 2011 г. возмещение суточных производилось в иностранной валюте со включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку. За время следования по территории Беларуси до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в республику суточные выплачивались в белорусских рублях по нормам, предусмотренным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь (п. 22 Инструкции 115).
Постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 14.09.2011 № 87 были внесены соответствующие дополнения в п. 22 Инструкции № 115.
Так, для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в республику в настоящее время считаются дни пересечения границы.
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, командированным в несколько иностранных государств транзитом через Республику Беларусь, возмещение суточных при командировании следует производить:
– за время следования по территории государств – участников Содружества Независимых Государств – в иностранной валюте со включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, установленным для государства – участника Содружества Независимых Государств, в которое работник направлен в командировку;
– за время следования по территории других иностранных государств – в иностранной валюте со включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в республику по нормам, предусмотренным для того государства, в которое работник направлен в командировку.
Если день прибытия в Республику Беларусь совпадает с днем отъезда из республики,то возмещение суточных производите в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, из которого прибыл работник.
При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, в несколько иностранных государств возмещение суточных производите:
– за все время следования по территории иностранного государства (иностранных государств) со включением дня отъезда из Республики Беларусь до загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, определенным для того государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из одного иностранного государства в другое государство для загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором будет осуществляться последующая загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из последнего иностранного государства, в котором производится загрузка (разгрузка), и включая день прибытия в Республику Беларусь, – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется последняя загрузка (разгрузка).
 

Уважаемый коллега!

Данный нормативный документ
доступен подписчикам комплекта
"Эталон Главный Бухгалтер"
на сайте etalonline.by

У меня уже есть подписка!

Подпишитесь на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"
и получите доступ
ко всем материалам GB.BY
и etalonline.by

Подписаться на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"

Уважаемый коллега!

Полноценное использование
нормативно-правовой базы
"Эталон Онлайн"
доступно подписчикам комплекта
"Эталон Главный Бухгалтер"

У меня уже есть подписка!

Подпишитесь на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"
и получите доступ
ко всем материалам GB.BY
и etalonline.by

Подписаться на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.