Накладные на отгрузку товара: правила составления и последствия нарушений


Запрос «как исправить ошибку в накладной» – один из самых популярных в поисковиках. Ошибаются директора, менеджеры, а иногда и сами бухгалтеры. Мы собрали ключевые правила работы с накладными в памятку. Пользуйтесь сами, делитесь с коллегами и контрагентами.

 

 

Какой накладной оформлять отгрузку товаров

Товарные накладные (ТН) и товарно-транспортные накладные (ТТН) – это первичные учетные документы для движения товаров, материалов и других ТМЦ. Их используют для операций по реализации товаров между юридическими лицами. Каждому случаю соответствует свой тип накладной.

 

Товарно-транспортная накладная – для интернет-магазинов и доставки на автомобиле

ТТН составляют организации и ИП, чтобы подтвердить отпуск и приемку ТМЦ, когда их перемещение осуществляли на автомобиле. Формируйте ТТН-1 в следующих случаях:

  • вы доставляете товар покупателям с использованием автомобиля или покупатель самостоятельно забирает товар с использованием автомобиля;
  • вы заключили договор автомобильной перевозки груза по территории Республики, в т.ч. для доставки товаров из интернет-магазина покупателям;
  • вы перевозите грузы по территории Республики для собственных нужд. Сюда относятся доставка товаров из других организаций для собственных нужд, внутреннее перемещение товаров при выезде на дороги.

ТТН служит основанием для расчетов с перевозчиками за оказанные транспортные услуги. С ее помощью осуществляется учет выполненной транспортной работы.

 

Товарная накладная – для международных перевозок и доставки без автотранспорта

ТН составляют организации и ИП, чтобы документально подтвердить отпуск и приемку ТМЦ, когда их перемещали без участия автомобиля (нарочнό, почтой или железнодорожным, воздушным и водным транспортом) или необходимо оформить отгрузку на экспорт. ТН-2 надо оформить в следующих случаях:

  • вы отгружаете товар покупателям со своего склада без участия автомобиля;
  • вы отправляете груз  за территорию Беларуси в формате международных автоперевозок;
  • вы перемещаете грузы без использования автомобильного транспорта, в т.ч. осуществляете доставку товаров организациям или из организаций, доставку товаров покупателям интернет-магазинов, внутреннее перемещение товаров по землям общего пользования;
  • вы грузоотправитель и доставляете товар со склада логистической компании.

Если вы доставляете товары из интернет-магазина нескольким покупателям, которые находятся в одном населенном пункте, то можете оформить ТТН-1 или ТН-2 в единственном экземпляре. Она будет включать весь товар, который отправлен на одной машине. В таком случае в строке «Пункт разгрузки» укажите только адрес населенного пункта, без конкретных адресов заказчиков.

 

В каких случаях накладные можно не составлять

Накладные можно не заполнять или заменять другими первичными документами в следующих ситуациях:

  • продажа товаров физлицам через объекты розничной торговли;
  • безвозмездная передача товара физлицам или движение товара по договорам безвозмездного пользования (ссуды);
  • продажа или безвозмездная передача недвижимости другим организациям, а также ее передача по договору аренды, лизинга, безвозмездного пользования, залога или доверительного управления;
  • возврат организациям-заказчикам товаров, которые были ранее получены от них для проведения испытаний, исследований, анализов и т.п. Исключение – внутриреспубликанские автомобильные перевозки;
  • внутреннее перемещение грузов без выезда на автодороги или выхода на земли общего пользования (например, перемещение в пределах строительной площадки или торгового центра).

В этих случаях накладная не нужна, но ее составление не будет ошибкой. Вы можете воспользоваться утвержденными формами накладных или использовать собственную форму первичного документа, которая закреплена в вашей учетной политике.

Ошибки могут появиться и во время подготовки накладных, и когда вы вводите их в систему. Чтобы меньше ошибаться и быстрее принимать документы к учету, воспользуйтесь сервисом для распознавания сканов первички. Он создан специально для работы с белорусскими ТН и ТТН: автоматически распознает сканы и вносит данные в 1С. Вам остается только проверить, все ли верно. 

Протестировать бесплатно 

 

Правила работы с накладными

Компании и предприниматели, которые составляют и подписывают накладные, должны контролировать правильность оформления документов, своевременность подготовки и достоверность информации в них (п. 9 ст. 10 Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 12.07.2013 № 57-З).

Формы товарных и товарно-транспортных накладных установлены законодательно. Дополнительно утверждена инструкция по их заполнению, которую требуется четко соблюдать (постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58( далее – постановление № 58).

 

Формат документов

ТН и ТТН можно составлять в бумажном и в электронном виде. Электронные и бумажные накладные идентичны по содержанию и имеют одинаковую юридическую силу. При этом бумажный документ не считается копией электронного документа.

Помните, что электронные первичные документы должны соответствовать требованиям закона об электронном документообороте и электронной цифровой подписи. Среди них следующие правила (Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»  от 28.12.2009 № 113-3):

 

  • документ имеет форму, которая доступна и понятна человеку;
  • документ создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью технических и программных средств;
  • документ состоит из общей и особенной части, т.е. основного содержания и электронных подписей.

Вы можете комбинировать заполнение бумажной накладной с помощью технических средств и от руки. Это удобно, если документ уже надо сформировать, но вы не знаете номер машины, которая повезет товар, или точную дату отгрузки. В таком случае накладную можно распечатать и дозаполнить позже от руки.

 

Сроки составления

ТН и ТТН должны быть составлены при совершении хозяйственной операции. Это значит, что отгрузку товара нужно оформлять накладной, которая выписана в тот же день: дата накладной должна совпадать с датой начала отгрузки.

День оформления накладной может отличаться от дня окончания погрузки товара. Такое бывает, если погрузка затягивается на несколько дней. Информацию о дне отбытия машины с грузом нужно указать во втором разделе ТТН – «Погрузочно-разгрузочные операции». В гр. 15 и 16 этого раздела укажите дату и время прибытия автомобиля под загрузку, а также дату и время убытия после ее окончания.

Продавец не имеет права отгружать товары по накладной, которая составлена заранее, за несколько дней до отгрузки.

 

Количество экземпляров

Первичные документы нужно составлять в двустороннем порядке. Но есть ситуации, когда каждая сторона готовит и подписывает свой первичный документ, а контрагент его не подписывает (постановление   № 58).

Грузоотправитель оформляет ТН-2 в двух экземплярах и передает покупателю товара в момент отгрузки. Покупатель ставит подпись, расшифровку и свою должность в графе «Товар к доставке принял». Первый экземпляр покупатель оставляет себе, а второй возвращает поставщику товара.

ТТН-1 оформляют в четырех экземплярах: 

  1. грузоотправитель составляет ТТН в 4 экземплярах;
  2. грузоперевозчик ставит на всех 4 экземплярах подпись в графе «Товар к доставке принял»;
  3. У грузоотправителя (продавца) остается 2-й экземпляр;
  4. перевозчик забирает 1-, 3- и 4-й экземпляры, они сопровождают груз;
  5. при доставке груза на 1-, 3- и 4-м экземплярах грузополучатель в графе «Принял грузополучатель» ставит подпись с расшифровкой и указанием должности;
  6. грузополучатель (покупатель) оставляет у себя 1-й экземпляр;
  7. у перевозчика остаются 3-й и 4-й экземпляры;
  8. грузоперевозчик отдает грузоотправителю 3-й экземпляр с актом выполненных работ на осуществление транспортных услуг;
  9. для грузоотправителя подтверждением того, что покупатель получил товар, является наличие 1-го и 3-го экземпляров со всеми указанными выше отметками.

 

Контроль безопасности

Бланки ТТН-1 и ТН-2 относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты. Их бумажные версии можно составлять только на специальных бланках, информация о которых заносится в электронный банк данных (ЭБД).

Вы можете узнать, кто и когда купил бланк, а также проверить, действителен ли он, по адресу http://blank.bisc.by. Для этого введите код, номер и серию бланка. Нужно проверить:

  • соответствие наименования грузоотправителя и его УНП в накладной информации о покупателе бланков;
  • бланк был продан не позже, чем датирован экземпляр составленной накладной;
  • отсутствие информации об аннулировании бланка или признания его недействительным на дату составления накладной.

Электронные накладные тоже нужно проверять. Документы должны быть переданы через аттестованных EDI-провайдеров, содержать все обязательные реквизиты накладных и быть подписаны электронной цифровой подписью.

 

Нарушения в работе с накладными и их последствия

В накладных должны быть заполнены все обязательные сведения, которые позволяют отнести их к первичным документам:

  • данные участников хозяйственной операции;
  • содержание и основание хозяйственной операции;
  • оценка операции в натуральных и стоимостных или только стоимостных показателях;
  • должности, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение хозоперации и ее оформление.

Дополнительные реквизиты в накладных определены инструкцией по их заполнению (постановление № 58).

Если документ оформлен не по требованиям законодательства, то его нельзя признать первичным учетным документом. Это значит, что организация не имеет права отражать в бухгалтерском или налоговом учете соответствующую операцию. 

Неправильное оформление или отсутствие первичного документа приводит к следующим рискам:

  1. исключение стоимости купленных или проданных товарно-материальных ценностей из налоговой базы по налогу на прибыль – доначисление налога и пени;
  2. неправомерное использование вычета по НДС – доначисление налога, пени и административная ответственность за налоговое правонарушение;
  3. искажение данных статистической отчетности – штрафы на организацию и должностных лиц;
  4. использование некорректных и недостоверных данных во внутреннем учете – усложнение разбирательств с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами.

Раньше за недостоверные данные в накладных или неправильное оформление была предусмотрена прямая административная ответственность по ст. 23.17 Кодекса Республики Беларусь об административных  правонарушениях, сейчас это положение исключили из кодекса.

 

 

АО «ПФ «СКБ Контур», ИНН 6663003127

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter
Поделиться:

Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

icon-popup