Сведения о доходах за 2025 год: 15 технических вопросов от МНС

До 1 апреля 2026 г. (включительно) организации – налоговые агенты должны подать в налоговые органы сведения о доходах физических лиц за 2025 г. МНС на своем сайте разъяснило основные технические вопросы, с которыми могут столкнуться бухгалтеры.

Вопрос 1: Организация отправляет из АРМ «Плательщик» сведения о доходах, но статус не меняется с «черновик» на «отправлен». Что делать?

Ответ: Если при отправке сведений из АРМ «Плательщик» статус не меняется с «черновик» на «отправлен», необходимо обновить списки отозванных сертификатов и указать использование JCE-провайдера при работе с Авестом.

Для этого:

– убедитесь, что на компьютере есть доступ в Интернет;

– обязательно выполните обновление списка отозванных сертификатов (СОС файлов), для этого запустите менеджер сертификатов и в верхнем меню «Сервис» выберите «Обновление СОС и сертификатов УЦ», как показано на скриншоте ниже.

В появившемся окне «Обновление СОС и сертификатов УЦ» нажмите «Далее».

После того как СОСы обновятся, перейдите (запустите) в программу АРМ «Плательщик», в верхнем меню выберите «Параметры», далее «Авест» и укажите использовать JCE-провайдер, после чего нажмите кнопки «Применить» и «ОК», как показано на скриншоте ниже.

В появившемся меню с левой стороны выберите «Авест».

В появившемся окне выберите «JCE-провайдер», нажмите «Применить» и подтвердите действия, нажав на «ОК». После чего выполните передачу сведений о доходах ФЛ.

Вопрос 2: Передал сведения о доходах, статус пачки – «Принято порталом с ошибкой», при нажатии «просмотреть ответ» получил сообщение об ошибке «Неправильно указан признак представляемых сведений». Что делаю не так?

Ответ: Первая пачка сведений, отправленных через Кабинет налогового агента или АРМ «Плательщик», должна быть с типом «основная», у всех последующих сведений тип меняется на «уточненная».

Вопрос 3: Организация сформировала сведения о доходах двумя пачками: в одной пачке – основные сведения по заработной плате, в другой – сведения по полученным дивидендам. Как отправить разные сведения по организации двумя пачками?

Ответ: Для этого можно отправить сведения по заработной плате и не указывать код структурного подразделения, а для сведений по дивидендам указать код структурного подразделения (например, 10). В этом случае сведения о дивидендах будут дополнять ранее отправленные сведения о заработной плате.

Альтернативным вариантом может являться формирование сведений по заработной плате с указанием одного кода структурного подразделения (например, 10), а сведения по дивидендам – с указанием другого кода структурного подразделения (например, 20).

Вопрос 4: Организация отправила сведения о доходах физических лиц через личный кабинет (или АРМ «Плательщик»). После отправки бухгалтер обнаружила, что частично сведения заполнены неверно. В уточненных сведениях нужно подавать информацию по всем ранее отправленным физическим лицам или можно отправить только по тем физическим лицам, сведения о которых требуется уточнить?

Достаточно ли направить сведения по тем физическим лицам, информацию о которых необходимо уточнить?

Ответ: При поступлении сведений от налоговых агентов в системе налоговых органов производится поиск по «ключу»: УНП налогового агента + код структурного подразделения + год + ставка + идентификационный номер (или серия + номер документа, удостоверяющего личность для иностранцев).

В случае наличия информации по такому «ключу» сведения в системе налоговых органов по гражданину будут перезаписаны, т.е. сведение с признаком «уточненное» станет актуальным, а ранее представленное сведение с признаком «основное» отправится в архив как неактуальное.

Если отличается хотя бы один реквизит (УНП налогового агента, код структурного подразделения, год, ставка, идентификационный номер или серия + номер паспорта), то поданная информация считается новой и будет добавлена в систему налоговых органов.

Вопрос 5: Надо ли заново регистрироваться в Кабинете налогового агента, если пользователю продлен срок действия сертификата?

Ответ: Замена сертификата действующего пользователя не требует никаких дополнительных действий при условии неизменности основных атрибутов сертификата (УНП налогового агента, Ф.И.О., должность и паспортные данные пользователя).

Вопрос 6: Как сменить администратора в Кабинете налогового агента? Как узнать, кто на текущий момент является администратором в Кабинете налогового агента?

Ответ: По заявке налогового агента инспекция МНС (по месту постановки на учет налогового агента) может назначить роль «Администратор» новому пользователю или указать действующего администратора.

Заявка может быть получена одним из следующих способов:

– в письменной форме (на бумажном носителе);

– в электронной форме (посредством Личного кабинета плательщика, АРМ «Плательщик» в виде сообщения «Представление информации и документов инспекции МНС», подтверждение целостности и подлинности которого осуществляется с применением ЭЦП руководителя налогового агента (его уполномоченного представителя)).

Вопрос 7: Как получить роль администратора в Кабинете налогового агента?

Ответ: Первому зарегистрированному пользователю в Кабинете налогового агента назначается роль «Администратор», и он получает права для активации остальных пользователей этого налогового агента.

Вопрос 8: Файл отправлен на портал МНС 31.03.2026 и по состоянию на 02.04.2026 находится в статусе «Принято в обработку». Считается ли в такой ситуации, что налоговый агент представил сведения о доходах в срок не позднее 01.04.2026?

Ответ: Да, сведения о доходах физических лиц, отправленные на портал МНС, независимо от статуса, считаются представленными налоговым агентом.

Вопрос 9: Как понять, приняты сведения о доходах физических лиц с ошибками или без?

Ответ: По статусу отправленного файла со сведениями и наличию/отсутствию протокола ошибок.

Статус отправленного на портал МНС файла со сведениями о доходах можно проверить в программном ресурсе МНС, из которого осуществлялась отправка таких сведений (Кабинет налогового агента в Личном кабинете плательщика или вкладка «Доходы физлиц» в АРМ «Плательщик»).

Есть 5 статусов файла:

– статус «Черновик» – говорит о том, что созданный в бухгалтерской программе файл загружен бухгалтером в Личный кабинет плательщика или АРМ «Плательщик» или бухгалтер вручную вводит сведения о доходах в Личном кабинете плательщика или в АРМ «Плательщик» (файл в работе), но такой файл не отправлялся бухгалтером на портал МНС;

– статус «Отправлен» – означает, что файл подписан ЭЦП, отправлен на портал МНС и находится в очереди на обработку.

Справочно: время обработки зависит от общего количества файлов, направленных налоговыми агентами в целом по стране на портал МНС, и может достигать нескольких дней;

– статус «Принято в обработку» – означает, что файл дождался своей очереди и в отношении содержащихся в нем записей (сведений о доходах физических лиц) начата обработка информационным ресурсом МНС на предмет полноты и правильности заполнения сведений.

Время нахождения файла в статусе «Принято в обработку» может достигать нескольких дней. Это зависит от времени прохождения файлом камеральных контролей по правильность заполнения сведений (чем больше записей, тем больше требуется времени на прохождение камеральных контролей).

Также время обработки файла зависит от того, состоят ли физические лица, в отношении которых представлены сведения о доходах, на учете в налоговых органах (имеют ли они УНП) или нет. В отношении лиц, не имеющих УНП запрашивается информация из Регистра населения и осуществляется постановка на учет в налоговом органе (присваивается УНП). Только после завершения таких мероприятий файл меняет статус;

– статус «Принято порталом без ошибок» – означает, что файл прошел все проверки, ошибок не выявлено. Все содержащиеся в нем сведения о доходах физических лиц загружены в информационную систему налоговых органов;

– статус «Принято порталом с ошибкой» – означает, что некоторые записи в файле содержат ошибки. В такой ситуации записи, которые не содержат ошибки, загружены в информационный ресурс налоговых органов, а в отношении записей, которые содержат ошибки, сформирован протокол ошибок.

Описание ошибок размещено на сайте МНС в разделе «Актуальное/ Представление налоговым агентом сведений о доходах за 2025 год/Перечень камеральных контролей».

В такой ситуации бухгалтеру необходимо ознакомиться с протоколом ошибок, внести корректировки в сведения о доходах только в отношении тех лиц, по которым допущены ошибки, и повторно отправить на портал МНС со статусом «Уточненные сведения».

Например, файл содержит 200 записей (200 человек), но ошибки выявлены только в отношении 1 записи (1 человек). После рассмотрения протокола ошибок бухгалтер создает новый файл (можно на основе старого файла), в который вносит правильные данные в отношении человека, по которому была допущена ошибка, и направляет такой файл с признаком «Уточненные сведения» (строка 1.5, код 02) на портал МНС.

Вопрос 10: В Личном кабинете при заполнении формы сведений раздел 15 «Общие суммы дохода, льгот и подоходного налога с физических лиц», строка 15.11 «Общая сумма исчисленного подоходного налога с физических лиц за год» заполняется автоматически, а строка 15.12 «Общая сумма удержанного подоходного налога с физических лиц за год» не заполняется автоматически, а открыта для ввода. Должны ли эти строки совпадать? В чем разница между ними?

Ответ: Строка 15.12 заполняется самостоятельно, так как исчисленная сумма налога – это расчетная величина, а удержанная – это результат совершенных или не совершенных налоговым агентом действий.

Как правило, сумма исчисленного налога после выплаты физическим лицам доходов должна быть равна сумме удержанного налога. В то же время существует несколько случаев, когда они не совпадают, например:

1) дивиденды начислены, налог исчислен, а фактической выплаты дивидендов на момент представления сведений не было. Следовательно, нет удержания подоходного налога с дивидендов. В результате имеется расхождение между исчисленной и удержанной суммами подоходного налога;

2) налоговый агент выплатил доход в натуральной форме, но не может произвести удержание подоходного налога по причине отсутствия денежных выплат физическому лицу. В данной ситуации налоговый агент направляет в налоговый орган по месту жительства физического лица и самому физическому лицу сообщение о невозможности удержания подоходного налога. Налог уплачивается физическим лицом на основании извещения налогового органа.

Следовательно, факта удержания подоходного налога с дохода физического лица налоговым агентом нет. Суммы исчисленного и удержанного подоходного налога будут отличаться;

3) налоговый агент произвел выплату дохода физическим лицам без удержания и перечисления подоходного налога в бюджет. Данный факт говорит о наличии задолженности по подоходному налогу у такого налогового агента. В такой ситуации суммы исчисленного и удержанного подоходного налога также не будут совпадать.

Вопрос 11: Сведения о доходах подаются одним файлом? Если есть ошибка по одному работнику, то необходимо подать заново весь файл?

Ответ: Уточненные сведения представляются в отношении доходов работника, по которому была допущена ошибка.

Вопрос 12: Верно ли, что при представлении сведений о доходах в одном файле представляемых сведений должно быть не более 200 сведений (200 записей)?

Если это так, то как правильно представить сведения о доходах в отношении 2200 физических лиц? Должно ли в этой ситуации быть как минимум 11 файлов с разными номерами структурных подразделений?

Ответ: Действительно, при представлении большого массива сведений необходимо представлять такие сведения в виде небольших файлов. Для этого введено ограничение – не более 200 записей (сведений) в одной файле. При представлении таких небольших файлов не надо заполнять код структурного подразделения.

Решение данной ситуации находится в формировании имени представляемых файлов, в которых в последних 4 цифрах названия «НННН» – проставляется нумерация небольших файлов, содержащих не более 200 записей (сведений). Таким образом, данная ситуация регулируется путем формирования имени файла.

Допустим, файл формирует организация с УНП 111111111. В нем отражаются сведения о доходах физлиц за 2025 год. Признак представляемых сведений – основные сведения. Код структурного подразделения не заполняется. Время формирования файла – 15.03.2026 в 15:06 (20 сек). Данный файл представляет собой 1 часть от общего массива сведений, который необходимо представить в налоговый орган.

Пример названия файла:

D111111111_2025_1_0_20260315150620.json

Пример названия файла, содержащего несколько частей:

D111111111_2025_1_0_20260315150620_0001.json

D111111111_2025_1_0_20260315150620_0002.json

Справочно: ниже приведена выдержка из Порядка взаимодействия, размещенного на сайте МНС.

Сведения о доходах представляются в виде zip-архива, содержащего два файла в кодировке UTF-8 (без BOM (Byte Order Mark)):

1. Файл, содержащий сведения не более чем о 200 (двухстах) справках о доходах физических лиц в формате JSON. Файл должен иметь расширение json.

2. Файл, содержащий данные ЭЦП. Должен иметь расширение sgn.

Оба файла должны иметь одинаковое имя файла в соответствии со следующим форматом:

D<УУУУУУУУУ>_<ГГГГ>_<Т>_<ПППП>_<ГГГГММДДЧЧМИСС>_<НННН>,

где D – признак сведений о доходах (латинская буква);

<УУУУУУУУУ> – учетный номер налогового агента (далее – УНП);

<ГГГГ> – отчетный год;

<T> – тип формы (значения: 1 – «исходная», 2 – «уточненная форма», 3 – «аннулирующая форма»);

<ПППП> – код подразделения налогового агента, представляющего сведения (число, 0 – если отсутствует);

<ГГГГММДДЧЧМИСС> – дата и время создания файла;

<НННН> – порядковый номер части. Необязательный параметр. В случае, если необходимо представить информацию, сформированную единовременно более чем о 200 справках о доходах физических лиц, сведения разбиваются на отдельные json-файлы (с данными не более чем о 200 физических лицах). При этом каждому из файлов присваивается свой порядковый номер части. После этого каждый из файлов подписывается отдельной ЭЦП и передается в виде отдельного zip-архива.

Вопрос 13: В организации расчет и начисление заработной платы сотрудникам производятся несколькими бухгалтерами. С января по май 2025 года заработную плату работнику Иванову И.И. начислял бухгалтер, ведущий участок № 1, а с июня по декабрь 2025 года – бухгалтер, ведущий участок № 5.

Возможно ли в таком случае представление сведений о доходах работника Иванова И.И. за 2025 год разными файлами (за январь – май 2025 года и июнь – декабрь 2025 года) или надо объединять сведения о заработной плате работника Иванова И.И. в один файл, в котором отражать его доходы за январь – декабрь 2025 года?

Ответ: Да, можно представить сведения о доходах Иванова И.И. двумя файлами, но с соблюдением определенных требований.

При представлении сведений о заработной плате работника Иванова И.И. за два разных периода года, начисленных в рамках трудовых отношений с отражением в сведениях о доходах кода дохода 201, необходимо при представлении сведений обязательно заполнить строку 1.9 «Код структурного подразделения, представляющего сведения о доходах» разными кодами таких подразделений.

Например, бухгалтер, представляющий сведения о заработной плате работника Иванова И.И. за январь – май 2025 года в строке 1.9 указывает код 1, а бухгалтер, представляющий сведения о заработной плате работника Иванова И.И. за июнь – декабрь 2025 года в строке 1.9 указывает код 5.

Справочно: коды, отражаемые в строке 1.9 сведений о доходах, присваиваются организацией самостоятельно и могут принимать значения от 0 до 9999.

В такой ситуации информационная система налоговых органов, в которую загружаются пачки со сведениями о доходах, загрузят по Иванову И.И. две записи: доходы за период январь – май 2025 года и за июнь – декабрь 2025 года. Данные записи загрузятся как отдельные самостоятельные записи, так как у них проставлены отличные друг от друга коды структурных подразделений.

Если бухгалтеры, ведущие участки № 1 и № 5, при формировании отдельных пачек со сведениями о доходах работников, в которых будут сведения о доходах работника Иванова И.И. за разные месяцы 2025 года, не заполнят строку 1.9 разными кодами структурных подразделений (например, проставят значение «0») или проставят один и тот же код структурного подразделения (например, в разных пачках будет заполнен по строке 1.9 код 1), то информационная система налоговых органов при загрузке записей о доходах в отношении работника Иванова И.И. первую по времени запись рассмотрит как основную, а запись, которая будет представлена по времени позже, – как уточненную. В результате в качестве доходов Иванова И.И. будут отражаться только доходы за период, который указан по второй по времени поданной пачке. Доходам, указанным в первой пачке, будет присвоен статус «архивная запись».

Вопрос 14: В организации расчет и начисление заработной платы сотрудникам производятся несколькими бухгалтерами. Возможно ли в таком случае представление сведений о доходах физических лиц от одной организации разными файлами?

Ответ: Да, можно.

Организация может представить сведения о доходах разных работников разными файлами.

Например, в первом файле будут сведения о доходах работников с фамилиями, начинающимися на А–Д, во втором файле – с фамилиями, начинающимися на Е–К, и т.д. Главное условие – чтобы в разных файлах не было сведений о доходах в отношении одного и того же человека.

Если организация хочет представить сведения в отношении доходов одного и того же человека разными файлами, например, один файл – в отношении заработной платы и иных выплат, начисленных в рамках трудового договора, а второй файл – в отношении дивидендов, то в такой ситуации организации необходимо указать в строке 1.9 раздела 1 разные коды структурных подразделений, чтобы направленные на портал МНС файлы были расценены как разные сведения в отношении одного и того же человека.

Внимание! При подаче уточненных сведений код подразделения должен быть таким же, как в первоначальных сведениях, которые уточняются. Если код подразделения поменяется, сведения задублируются.

Вопрос 15: Студент получает стипендию в учреждении образования Республики Беларусь (далее – учреждение образования) и в нем же принят на работу по трудовому договору.

Как в таком случае налоговому агенту – учреждению образования следует отражать выплачиваемые студенту доходы в сведениях о доходах в подпункте 4.2 «Код дохода» пункта 4 «Сведения о начисленных доходах» и подпункте 5.2 «Код дохода, освобождаемого от подоходного налога с физических лиц» пункта 5 «Сведения о доходах, освобождаемых от подоходного налога с физических лиц»?

Возможно ли в таком случае загружать данные двумя разными файлами отдельно как по сотруднику и как по студенту?

Ответ: Если студент одновременно учится и работает в учреждении образования по трудовому договору, то сведения о доходах, полученных им в виде стипендии и заработной платы, отражаются следующим образом:

– доходы по трудовому договору – в подпункте 4.2 пункта 4 с применением кода 201;

– доходы в виде стипендии – в подпункте 4.2 пункта 4 с применением кода 219 (в отношении начисленных доходов) и в подпункте 5.2 пункта 5 с применением кода 514 (в отношении освобождаемых от подоходного налога стипендий).

Указание таких доходов может быть в одном файле в виде одной записи по конкретному человеку с отражением двух видов доходов (по трудовому договору и стипендии).

Также, если это удобно налоговому агенту, представление сведений о доходах по трудовому договору и стипендии может быть реализовано путем представления двух пачек. При этом в одной пачке могут быть отражены доходы работника по трудовому договору, а в другой пачке – доходы в виде стипендии. При этом налоговый агент обязательно должен заполнить в разных пачках строку 1.9 разными кодами структурных подразделений, чтобы сведения с различными видами доходов, представленные в отношении одного человека были загружены как отдельные самостоятельные записи.

Если бухгалтер не заполнит строку 1.9 разными кодами структурных подразделений (например, проставит значение «0») или проставит один и тот же код структурного подразделения в обеих пачках, то информационная система налоговых органов при загрузке записей о доходах в отношении конкретного человека первую по времени запись рассмотрит как основную, а запись, которая будет представлена по времени позже, – как уточненную. В результате в качестве доходов человека будут отражаться только доходы за период, который указан по второй по времени поданной пачке. Доходам, указанным в первой пачке, будет присвоен статус «архивная запись».

С сайта МНС

Редакция рекомендует: