Топливо, в т.ч. используемое на двигательные нужды автомобильных транспортных средств, относится к запасам (материалам). Это следует из перечня товарно-материальных ценностей, относящихся к запасам, приведенного в п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133). Особенности бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов приведены в гл. 4 Инструкции № 133.
ПОСТУПЛЕНИЕ ТОПЛИВА
Поступление в организацию и оприходование материально ответственным лицом топлива осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь такими документами являются товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 и товарные накладные формы ТН-2.
В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску топлива. Указанный отчет служит основанием для принятия к учету топлива у получателя.
Форма отчета законодательно не утверждена, но она должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. Так, первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом РБ, должны содержать следующие сведения (см. п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З; далее – Закон):
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Кроме того, необходимо соблюдать сроки оформления первичных учетных документов: первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона).
При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является оформленный в установленном порядке чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.
ДВИЖЕНИЕ ТОПЛИВА ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ
Оформление и учет движения топлива внутри организации зависят от способа приобретения топлива. Можно выделить 2 основных варианта приобретения топлива:
1) приобретение топлива у поставщиков оптом, хранение его в собственных резервуарах и заправка транспортных средств с использованием собственного топливораздаточного оборудования (далее – оптовое приобретение топлива);
2) приобретение топлива у поставщиков на АЗС с использованием электронных карт и иных способов фиксации отпущенного топлива (далее – приобретение на АЗС).
Организации могут использовать оба варианта одновременно.
Оптовое приобретение топлива
При оптовом приобретении топливо приходуется назначенным в организации материально ответственным лицом на основании оформленной поставщиком товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 или товарной накладной формы ТН-2.
Учет топлива в местах хранения ведут материально ответственные лица в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов (п. 78 Инструкции № 133). Формы карточки (книги) законодательством не установлены (за исключением бюджетных организаций), поэтому организация должна утвердить такие формы самостоятельно.
Может быть применена следующая форма карточки – карточка складского учета типовой формы М-17, утвержденная приказом ЦСУ СССР от 14.12.1972 № 816:
Книга складского учета может иметь следующую форму:
Количество топлива, выданного через топливораздаточное оборудование, необходимо записать в ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель. В путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы (п. 77 Инструкции № 133). Форму ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов организация разрабатывает и утверждает самостоятельно. При выборе форм по учету движения топлива за основу можно взять действовавшие ранее, которые были утверждены Положением о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденным постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (утратило силу с 27 января 2011 г.; далее – Положение). В Положении был более детально, чем в Инструкции № 133, изложен порядок документального оформления и учета горюче-смазочных материалов. Несмотря на его отмену, ряд норм этого документа можно использовать при разработке учетной политики организации.
Пример 1. Оформление ведомости учета выдачи ГСМ
Автотранспортная организация ООО "АБВ" приобретает топливо за безналичный расчет и заправляет автомобили при их выпуске в рейс по мере необходимости. Топливо хранится в специальных резервуарах организации. При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов следующего содержания:
На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (накладных формы ТТН-1 или ТН-2, ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов) в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску топлива и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.
Необходимо выбрать единицу измерения учета топлива
Ранее Положение устанавливало, что складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца.
В настоящее время законодательство не устанавливает строгого порядка, регулирующего, в каких единицах измерения (по массе – тонны, килограммы и т.д., или объему – литры) ведется учет топлива на складах, пунктах заправки и т.п. Таким образом, порядок выбора единицы измерения учета топлива – вопрос учетной политики организации. При решении этого вопроса необходимо также принимать во внимание возможные установки и рекомендации вышестоящих организаций (при их наличии). Принятый вариант учета должен максимально обеспечивать внутренний контроль за движением топлива и исключать возможность хищений.
Составление отчета о движении горюче-смазочных материалов
На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск горюче-смазочных материалов, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов (п. 79 Инструкции № 133). Рекомендуем установить порядок, который бы предусматривал, что перед сдачей в бухгалтерию отчет должно проверить и подписать лицо, возглавляющее службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иное лицо, уполномоченное руководителем организации. Форму такого отчета организация устанавливает самостоятельно.
Пример 2. Составление отчета о движении ГСМ
По итогам мая 2014 г. материально ответственное лицо Иванов И.И. составил и представил в бухгалтерию отчет о движении горюче-смазочных материалов, которые ему были вручены на хранение, следующего содержания.
На основании указанного отчета работники бухгалтерии производят в учете бухгалтерские записи по движению топлива.
Карточка учета расхода топлива заполняется на основании записей в путевых листах
С целью усиления внутреннего контроля за движением топлива целесообразно, чтобы путевые листы на автомобили после обработки передавались в службу топливно-энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива, приложенными к отчету о движении топлива и смазочных материалов. На основании записей в путевом листе после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива работник данной службы (иное уполномоченное лицо) заполняет карточку учета расхода топлива, ведущуюся на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат. Форму карточки организация устанавливает самостоятельно.
Пример 3. Составление карточки учета расхода топлива
Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, составил карточку учета расхода топлива на автомобиль "Форд Транзит", гос. номер АА7654-7 (водитель Петров П.П.) следующего содержания:
При составлении карточки учета расхода топлива данные ведомости учета выдачи топлива (если учет выдачи топлива ведется в единицах массы) надо перевести в общеустановленном порядке в единицы объема (литры) при помощи коэффициентов перевода. Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды.
Например, усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы для дизельного топлива равно 0,84; соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1/0,84).
Обо всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива незамедлительно докладывается руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.
Приобретение топлива на АЗС
При приобретении топлива на АЗС топливо заливается непосредственно в баки транспортных средств и в организации не хранится. Материально ответственным лицом является водитель транспортного средства. При каждом получении топлива водитель записывает его количество в путевой лист.
В бухгалтерском учете топливо отражают на основании отчета по отпуску топлива, представленного поставщиком (АЗС), либо документов на приобретение топлива за наличный расчет.
Поскольку топливо в организации не хранится, то, как правило, карточки (книги) складского учета топлива, ведомости учета выдачи топлива и отчет о движении горюче-смазочных материалов не ведутся.
Учет топлива в баках транспортных средств ведет назначенный работник в карточках учета расхода топлива (см. пример 5). Такой учет должен быть налажен по каждому автомобилю в разрезе материально ответственных лиц (водителей). Карточка учета расхода топлива заполняется на основании данных путевых листов о заправке и расходе топлива. Указанные данные необходимо сверить с представленным поставщиком отчетом по отпуску топлива (документами на приобретение топлива за наличный расчет).
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ТОПЛИВА
Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов организации ведут на счете 10 "Материалы" по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета:
– "Топливо на складах";
– "Топливо в баках транспортных средств".
Организуем учет топлива на складах
На счете 10, субсчет "Топливо на складах", учитывают наличие и движение всех видов горюче-смазочных материалов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных), на производственных участках, в отделениях, бригадах и т.п.
Основанием для записей являются:
– по дебету субсчета "Топливо на складах" – товарно-транспортная накладная и другие первичные учетные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами;
– по кредиту субсчета "Топливо на складах" – ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, требование, лимитно-заборная карта, товарно-транспортная накладная.
Стоимость отпущенных горюче-смазочных материалов с нефтескладов (пунктов заправки) на производство и реализацию продукции, выполнение работ, оказание услуг отражается по дебету счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию и кредиту счета 10, субсчет "Топливо на складах".
Учет топлива в баках транспортных средств
На субсчете "Топливо в баках транспортных средств" учитывают горюче-смазочные материалы, полученные на заправку автомобиля водителями. На основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, сверенных с данными путевых листов, и документов о заправке транспортных средств, машин и механизмов на заправочных пунктах стоимость горюче-смазочных материалов отражается записью:
Д-т 10, субсчет "Топливо в баках транспортных средств", – К-т 10, субсчет "Топливо на складах".
Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов на субсчете "Топливо в баках транспортных средств" ведется по организации в целом или с подразделением по автоколоннам, бригадам и т.п.
Важно! Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете "Топливо в баках транспортных средств", ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков (п. 82 Инструкции № 133). Законодательством не установлена форма такого акта, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. Исключение – организации по агрохимическому обслуживанию сельского хозяйства, рыболовства, рыбоводства, которым установлена примерная форма акта снятия остатков постановлением Минсельхозпрода РБ от 01.07.2011 № 269.
Путевой лист не является первичным учетным документом
В настоящее время путевой лист не является первичным учетным документом, поэтому сам по себе он не считается основанием для отражения движения топлива в бухгалтерском учете. Однако по данным путевого листа составляется первичный учетный документ, являющийся основанием для осуществления бухгалтерских записей.
Так, основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции № 133). Указанные ведомости или карточки принимают к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку.
Основанием для списания горюче-смазочных материалов на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, может являться отчет о расходе горюче-смазочных материалов на производство.
Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, подлежит списанию в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет "Топливо в баках транспортных средств", в зависимости от направления их использования.
