Все вопросы и ответы по учету и нормированию топлива в 2022 году

Когда организация владеет и распоряжается одним или несколькими служебными автомобилями, стоящими на ее балансе, она покупает топливо, обосновывает его использование и списывает на затраты.

Нормы расхода топлива необходимы:

– для учета топлива в бухгалтерском учете. При этом надо правильно оформлять документы, подтверждающие работу транспорта в организации, и карточки учета топлива;

– налогового учета, а именно учета расхода топлива в составе затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Действующие правила налогообложения позволяют уменьшать за счет этого списания базу налога на прибыль, но только в том случае, если нормы правильно обоснованы в соответствующей отчетной документации. Вот почему крайне важно корректно вести учет истраченных горюче-смазочных материалов и соблюдать нормы списания.

Разумеется, налоговый и бухгалтерский учет топлива имеет массу тонкостей и охватить все детали этого процесса в одной подборке невозможно. Поэтому мы сосредоточились на самом важном и разъяснили, как организовать учет топлива таким образом, чтобы он был предельно точным и простым для бухгалтера.

При установлении и применении в работе норм расхода топлива необходимо руководствоваться следующими документами:

– Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З);

– Налоговым кодексом Республики Беларусь (далее – НК);

– Гражданским кодексом Республики Беларусь (далее – ГК);

– постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.08.2020 № 470 «О порядке установления норм расхода топлива» (далее – постановление № 470);

– Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 (далее – Инструкция № 141);

– Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133);

– Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее –
Инструкция № 50);

– Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

РАЗДЕЛ I. Нормирование и списание топлива в бухгалтерском и налоговом учете

Расход топлива при ремонте автомобиля

Специалисты организации осуществляют ремонт автомобиля организации, при проведении которого расходуется топливо.

1. Как установить нормы расхода топлива, использумого при проведении ремонтных работ?

2. Нужно ли оформлять первичный учетный документ на расход топлива для данных целей?

1. Нормы расхода топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования устанавливаются руководителями организаций самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (подп. 1.1 п. 1 постановления № 470).

<..>

Разработка нормы списания топлива при ее наличии

Организация приобрела бывший в эксплуатации автомобиль. Норма расхода топлива на него установлена постановлением Минтранса Республики Беларусь от 14.11.2019 № 50.

Может ли организация самостоятельно установить для этого автомобиля норму расхода топлива, превышающую норму расхода, установленную указанным постановлением?

<..>

Правила повышения и понижения норм расхода топлива

Как осуществляется в 2022 г. повышение и понижение норм расхода топлива? Обязательны ли к применению повышение и понижение норм расхода топлива, установленные Инструкцией № 141?

Как известно, нормы расхода топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования устанавливаются руководителями организаций самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (подп. 1.1 п. 1 постановления № 470).

Для целей налогообложения прибыли согласно подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК в состав нормируемых затрат включаются затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром).

<..>

Нормирование расхода электроэнергии электромобилями

Организация приобрела электромобиль.

Как в 2022 г. производится нормирование расхода электроэнергии электромобилями?

<..>

Организация учета поступления топлива при его приобретении на автозаправочных станциях

Для осуществления производственных функций организация приобрела грузовой автомобиль. Заправка автомобиля будет производиться на автозаправочных станциях.

Как правильно организовать учет поступления топлива?

Если заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях поставщика ГСМ по специальным электронным картам (либо с применением иных систем отпуска топлива), поставщик по итогам месяца оформляет по утвержденной им форме отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг. Указанный отчет является первичным учетным документом и служит основанием для принятия к учету топлива, товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя. Вычет сумм НДС, указанных в отчете, производится получателем в месяце отражения в бухгалтерском учете получателя полученных топлива (товаров, услуг) при наличии полученного от поставщика и подписанного в установленные сроки получателем электронного счета-фактуры по НДС. В отчете, как правило, указываются дата и время каждой хозяйственной операции по отпуску топлива (товаров, услуг).

Организация-получатель определяет в учетной политике дату отражения в бухгалтерском учете полученного топлива (товаров, услуг), указанных в отчете, по одному из следующих вариантов:

<..>

Установление лимита использования топлива

Может ли организация для определения производственного характера расхода топлива автомобилями устанавливать лимиты использования топлива работниками (например, 1 000 км в месяц)?

Нередко работникам организаций частной формы собственности руководители доводят лимиты использования топлива. При этом в пределах лимита, установленного руководителем, стоимость топлива относится такими организациями на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли. Расходы на топливо сверх доведенного лимита относятся на счет 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» и не учитываются при налогообложении прибыли.

Отметим, что такой подход неверен.

<..>

Топливо в баке при утилизации автомобиля: как учесть в учете и налогообложении

Каким образом учитывается в бухгалтерском учете и для целей налогообложения прибыли топливо в баке при утилизации автомобиля?

Списание материалов со счетов учета запасов может осуществляться в случаях, если материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения, морально устарели, а также в случае выявления недостач, хищений или порчи и в иных случаях (п. 65 Инструкции № 133).

<..>

Первичный учетный документ, на основании которого оформляется списание топлива

Какой первичный учетный документ оформляется при списании топлива?

Может ли организация списывать стоимость топлива на расходы в бухгалтерском учете и затраты для целей налогообложения прибыли на основании документов, которые организация оформляет во исполнение п. 83 Инструкции № 133 (например, карточек расхода топлива)?

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-
смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции № 133).

Перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов», не содержит первичного учетного документа для списания топлива.

Следовательно, для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять первичные учетные документы. Такими документами могут быть и карточки учета расхода топлива, если они содержат обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 10, п. 5 ст. 9 Закона № 57-З.

<..>

Детализация поездок по городу

При использовании легковых автомобилей при поездках по городу водители производят запись «По городу» в путевом листе легкового автомобиля. Эти формы учетных документов используются для учета работы автомобильного транспорта.

Можно ли требовать у водителей записывать маршрут передвижения по городу в путевом листе, если у руководства организаций возникают сомнения в обоснованности километража при таких поездках?

<..>

Каким образом осуществляется возмещение стоимости топлива физическим лицам при использовании личного автомобиля в служебных целях?

Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Важной особенностью является то, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем – работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

<..>

Возмещение стоимости топлива физическим лицам, выполняющим работу (оказывающим услугу) по гражданско-правовому договору

Каким образом осуществляется возмещение стоимости топлива физическим лицам, если выполняется работа (оказывается услуга) по гражданско-правовому договору?

По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Работа выполняется за риск подрядчика, если иное не предусмотрено законодательством или соглашением сторон (п. 1 ст. 656 ГК).

В договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. При отсутствии в договоре таких указаний цена определяется в соответствии с
п. 3 ст. 394 ГК исходя из обычно применяемых за аналогичные работы цен с учетом необходимых расходов, понесенных сторонами (п. 1 ст. 663 ГК).

Важно! Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (п. 2 ст. 663 ГК).

Цена работы может быть определена путем составления сметы.

<..>

Выявили недостачу топлива: как оформить и отразить в бухгалтерском учете

При использовании в хозяйственной деятельности транспортных средств возникают ситуации, когда фактический расход топлива превышает расход по установленным нормам. Нормативный расход топлива определяется исходя из расхода по норме, установленной руководителем, применяемых повышений/понижений к норме, дополнительного расхода топлива.

<..>

Порядок определения фактического расхода топлива и оформления его результатов

На основании документов, подтверждающих использование топлива (например, путевого листа или иного документа, подтверждающего работу транспортного средства), определяется фактический расход топлива.

<..>

Рассмотрим возможные ситуации.

Ситуация 1. Учет недостачи топлива, если источник покрытия – виновное лицо

В отчетном месяце пробег легкового автомобиля, числящегося в составе основных средств и используемого в предпринимательской деятельности, согласно путевому листу составил 3 000 км. При этом использован бензин АИ-92 в количестве 310 л по цене (без учета НДС) 2,30 руб. за 1 л (условно).

Установленная норма расхода бензина АИ-92 на автомобиль составляет 9,8 л на 100 км.

Комиссия, созданная руководителем организации, установила, что перерасход бензина составил 16 л и произошел по вине водителя организации.

В соответствии с приказом руководителя организации сумма возмещения перерасхода (недостачи) топлива по цене приобретения подлежит возмещению водителем.

Водитель написал объяснительную по данному поводу, признал свою вину и возместил недостачу ГСМ (внес денежные средства в кассу организации).

По недостающему топливу НДС, предъявленный поставщиком, по ставке 20 % был принят к вычету в общеустановленном порядке.

Действия организации

<..>

Ситуация 2. Учет недостачи топлива, если источник покрытия – собственные средства организации

Исходные данные такие же, как в ситуации 1. В соответствии с приказом руководителя организации величина перерасхода (недостачи) топлива по цене приобретения подлежит списанию за счет средств организации.

Действия организации

<..>

Ситуация 3. Учет перерасхода топлива, связанного с особенностью эксплуатации автомобиля

Такая ситуация может возникать, если организация не учитывает все условия эксплуатации автомобиля (горные дороги, загрузка автомобиля грузом и др.).

Фактически в этих случаях автомобиль потребляет топлива больше, чем организация отражает в учете. Кроме того, автомобиль может потреблять больше топлива из-за технической неисправности. В приведенных случаях, несмотря на то что недостающее топливо потреблено автомобилем, факт недостачи при снятии остатков топлива будет зафиксирован в акте снятия остатков (часть четвертая п. 82 Инструкции № 133).

Действия организации

<..>

Ситуация 4. Причина перерасхода топлива – техническая неисправность автомобиля

В отчетном месяце пробег грузового автомобиля, числящегося в составе основных средств и используемого в предпринимательской деятельности, согласно путевому листу составил 2 200 км. При этом использовано дизельное топливо (ДТ) в количестве 240 л по цене (без учета НДС) 2,40 руб. за 1 л (условно). Установленная норма расхода ДТ на автомобиль составляет 10,0 л на 100 км.

Комиссия, созданная руководителем организации, установила, что перерасход ДТ составил 20 л и произошел из-за технической неисправности автомобиля.

Действия организации

<..>

Ситуация 5. Причину перерасхода топлива установить невозможно

Исходные данные те же, что в ситуации 4. Комиссия, созданная руководителем организации, установила, что перерасход ДТ составил 20 л. Установить причину перерасхода не представляется возможным.

Действия организации

<..>

Списание топлива до ввода автомобиля в эксплуатацию

Организация приобрела автомобиль, который будет числиться на балансе как основное средство (далее – ОС).

Как в бухгалтерском и налоговом учете отразить стоимость топлива, израсходованного на поездки, связанные:

1) с регистрацией автомобиля;

2) производственной деятельностью до постановки автомобиля на учет?

<..>

Документальное оформление поступления топлива через автозаправочные станции

Каковы особенности документального оформления поступления топлива через автозаправочные станции?

Особенностью документального оформления поступления топлива через автозаправочные станции является возможность оформления совершения хозяйственной операции единолично. Поясним сказанное.

<..>

РАЗДЕЛ II. Образцы документов

Документальное оформление движения топлива при приобретении топлива организацией

Организация самостоятельно приобретает ГСМ у поставщиков, приходует его в местах хранения и производит отпуск топлива в баки транспортных средств.

Как правильно организовать документальное оформление движения топлива?

В случае приобретения ГСМ у поставщиков с оприходованием в местах хранения и самостоятельного отпуска топлива организацией в баки транспортных средств учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов (п. 78 Инструкции № 133).

<..>

Пример 1

Автотранспортная организация приобретает ГСМ за безналичный расчет и заправляет автомобили при их выпуске в рейс по мере необходимости. ГСМ хранятся в специальных резервуарах организации. При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет ведомость учета выдачи ГСМ следующего содержания.

СКАЧАТЬ образец ведомости учета выдачи ГСМ

<..>

Пример 2

По итогам апреля 2022 г. материально ответственное лицо Иванов И.И. составил и представил в бухгалтерию отчет о движении ГСМ, которые ему были вручены на хранение, следующего содержания.

На основании указанного отчета работниками бухгалтерии были произведены в учете бухгалтерские записи по движению ГСМ.

СКАЧАТЬ образец отчета о движении ГСМ

<..>

Пример 3

Работником, ведущим учет топливно-энергетических ресурсов, составлена карточка учета расхода топлива на автомобиль «Форд Транзит», гос. номер АА7654-7 (водитель Петров П.П.), следующего содержания.

СКАЧАТЬ образец карточки учета расхода топлива

<..>

Приложение 1

СКАЧАТЬ Форма М-17

Приказ о премировании за экономию топлива

По результатам применения утвержденных норм расхода топлива может быть выявлена либо экономия топлива, либо его перерасход (недостача).

Важно! Экономия либо пережог топлива в автомобиле устанавливаются путем снятия остатков топлива в баке автомобиля, требование о проведении которого содержится в п. 82 Инструкции № 133.

Для стимулирования экономии топлива водителями автомобилей и иными работниками рекомендуется включать в коллективный договор и положения о премировании выплату премий за экономию топлива за определенный период (как правило, месяц).

Пример. Приказ о премировании за экономию топлива

СКАЧАТЬ пример приказа о премировании за экономию топлива

Приказ об удержании недостачи топлива

При обнаружении перерасхода или недостачи топлива необходимо решать вопрос о привлечении работника к материальной ответственности и удержании за перерасход или недостачу топлива.

<..>

Пример. Образец приказа об удержании недостачи топлива

СКАЧАТЬ образец приказа об удержании недостачи топлива

В заключение необходимо отметить, что учет и контроль за расходованием топлива должны быть строгими и, несмотря на то что привлечение работника к материальной ответственности изначально это право, а не обязанность нанимателя, нельзя не принимать мер при выявлении недостач топлива. Недостача топлива должна удерживаться с виновных лиц в приказном или судебном порядке.

Приказ об утверждении норм расхода топлива

После получения результатов от БелНИИТ либо на основании рекомендуемых Минтрансом норм расхода топлива нанимателю следует издать приказ об утверждении норм расхода топлива по каждому транспортному средству, трактору, оборудованию и механизму в организации. Нормы расхода топлива в области транспортной деятельности установлены постановлением № 3^*. Рекомендуемые нормы расхода топлива в области транспортной деятельности установлены постановлением № 1^**.

Нормы расхода топлива на модели (модификации) механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования устанавливаются Минтрансом в качестве рекомендуемых и в течение года проходят эксплуатационную проверку в организациях, эксплуатирующих эти модели (модификации) техники. По истечении года нормы расхода топлива при необходимости корректируются с учетом результатов эксплуатационной проверки (часть первая п. 6 Инструкции № 141).

В приказе наниматель должен отразить нюансы, влияющие на возможность повышения или снижения норм списания топлива (погодные, дорожные условия и т.п.).

Пример. Приказ об утверждении норм расхода топлива

СКАЧАТЬ образец приказа об утверждении норм расхода топлива

<..>

Составляем заявку на разработку норм расхода топлива

Налаженный должным образом учет топлива и его списание является основой для рентабельной работы организации. Особенно это актуально для транспортных и сельскохозяйственных организаций.

Основными нормативными документами, регулирующими порядок нормирования топлива, являются:

постановление № 470;

постановление № 141^*.

Обратите внимание! Разъяснения по вопросам, связанным с применением Инструкции
№ 141, поручено давать РУП «Белорусский научно-исследовательский институт транспорта
«Транстехника» (п. 2 постановления № 141).

В целях включения в затраты, учитываемые при обложении налогом на прибыль, с 1 января 2020 г. нормы расхода топлива устанавливаются руководителем организации.

Руководитель вправе:

<..>

Образец заявки в БелНИИТ «Транстехника» на разработку норм для самоходных машин

СКАЧАТЬ образец заявки

Пример заполнения путевого листа

В настоящее время законодательство не содержит требования оформлять путевой лист при выполнении автомобильных перевозок (подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). Однако организациям необходимо осуществлять учет топлива, контроль водителя и т.д.

Приведем возможную форму путевого листа, в который организация вносит необходимые ей сведения об эксплуатации легкового автомобиля.

Пример. Правила заполнения путевого листа на легковой автомобиль

ООО «ХХХ» использует принадлежащий ей легковой автомобиль Lada Granta (дв. ВАЗ-21127, 1,6i) г.н. 5555 СВ-7 для поездок административно-управленческого персонала организации, связанных с выполнением трудовых обязанностей (далее – служебный автомобиль).

Для учета работы служебного автомобиля, контроля за расходованием топлива организация приняла решение применять путевой лист легкового автомобиля, который заполняется за календарный месяц с отражением информации в разрезе дней. В данном документе, в частности, фиксируется информация о времени выезда и возвращения автомобиля (время в наряде не указывается), показаниях спидометра, пробеге, движении топлива, исправности автомобиля и допуске водителя к управлению, принятии и сдаче автомобиля водителем.

Автомобиль оборудован кондиционером и работает на бензине. Линейная норма расхода бензина на легковой автомобиль Lada Granta (дв. ВАЗ-21127, 1,6i) – 7,8 л/100 км.

Приказом руководителя к линейной норме расхода топлива применяется повышение (понижение) по следующим основаниям (подп. 10.2 и 10.13 п. 10, п. 12 Инструкции № 141)
(см. табл. 1):

<..>

СКАЧАТЬ образец путевого листа

Тест по теме "Топливо: как нормировать и списывать правильно"

В тесте «Топливо: как нормировать и списывать правильно» 8 вопросов:

1. Как установить норму расхода топлива, используемого при проведении ремонтных работ?

2. Организация приобрела бывший в эксплуатации автомобиль. Норма расхода топлива на него установлена постановлением Минтранса Республики Беларусь от 14.11.2019 № 50 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности».

Можно ли изменить эту норму в сторону увеличения?

3. Организация взяла в аренду автомобиль.

Как правильно установить норму расхода топлива для арендуемого автомобиля?

4. Организация производит заправку автомобиля на автозаправочных станциях.

Какую дату отражения в бухгалтерском учете полученного топлива должна предусмотреть организация у себя в учетной политике?

5. Организация приобрела автомобиль, который будет числиться как основное средство.

Как в бухгалтерском учете отразить стоимость топлива, израсходованного на поездки, связанные с производственной деятельностью, до постановки автомобиля на учет?

6. Обязана ли организация применять повышения и (или) понижения нормы расхода топлива, указанные в Инструкции № 141, если руководитель организации установил нормы в размерах, соответствующих утвержденным Минтрансом?

7. Организация использует личный автомобиль работника в служебных целях. Она выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях и учитывает ее при налогообложении прибыли.

Затраты на топливо организация должна расценить в качестве:

8. Можно ли установить разный размер зимнего повышения нормы расхода топлива при эксплуатации транспортного средства при отрицательной температуре в городе и за городом?

Пройти тест >>>

<..> - материал отображается в неполном виде