Организовать работу на «удаленке» – непростая задача. Конечно, ошибки не исключены. После выхода на рабочие места организации начинают приводить в порядок документы, бухгалтерский учет и т.д. В материале автор рассмотрит, как отразить в учете выявленные на складе излишки.
Ситуация. По результатам внеплановой инвентаризации выявлены излишки
Организация занимается оптовой торговлей строительными материалами. В связи с распространением коронавируса офисные работники – менеджеры по продажам и бухгалтерия работали с марта по июнь 2020 г. удаленно.
По решению руководителя 01.07.2020 все работники вышли на свои рабочие места после режима самоизоляции.
Чтобы проверить достоверность наличия товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) на складе и полноты их учета в бухгалтерском учете, руководитель издал приказ о проведении внеплановой инвентаризации.
По результатам инвентаризации на складе обнаружены излишки ТМЦ:
- герметик акриловый Ceresit Akryl CS 11 (280 мл) – 5 банок;
- клей для обоев Emcol Флизелиновый (200 г) – 6 пачек;
- гидроизоляционная мастика Ceresit CL 51 (15 кг) – 1 банка.
В каких случаях проводится внеплановая инвентаризация
Это мероприятие происходит внезапно, за рамками запланированного. К нему не готовятся, чтобы было легче выявить несоответствия, но и начинают только, когда есть нужда.
Поскольку организация вынуждена работать с огромным количеством ТМЦ, регулярно поступающих на склад и продающихся контрагентам, то это увеличивает вероятность совершения ошибок.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, сопоставляемое с данными регистров бухгалтерского учета.
Комментарий эксперта
Руководитель организации несет ответственность за организацию и своевременное проведение инвентаризаций активов и обязательств.
Постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб контролирует соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.
Руководитель организации создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.
Приказ на проведение внеплановой инвентаризации
В большинстве ситуаций проведение внеплановых проверок инспирирует руководитель, издав соответствующий приказ по предприятию, в котором указывается причина проверки, назначается инвентаризационная комиссия, сроки и место проведения (см. примерную форму приказа).
Форма приказа
Комментарий эксперта
Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации по примерной форме согласно приложению 1 к Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).
Приказом руководителя организации предусматривается создание инвентаризационной комиссии.
Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц (далее – МОЛ).
До начала проверки фактического наличия активов приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию (бухгалтеру).
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_________» (дата)», что является основанием для определения остатков активов к началу инвентаризации по учетным данным.
МОЛ, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Оформление внеплановой инвентаризации
Инвентаризация оборотных активов проводится по порядку их расположения в помещении. Оборотные активы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, сорта, количества согласно приложению 11 (см. форму инвентаризационной описи).
На каждый внесенный в опись оборотный актив крепится инвентаризационный ярлык по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 180.
Форма инвентаризационной описи
Сличительные ведомости по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются согласно приложениям 5, 20, 21 к Инструкции № 180.
По результатам инвентаризации комиссия выявила излишки. Необходимо составить сличительную ведомость согласно приложению 21 к Инструкции № 180 (см. форму сличительной ведомости).
Форма сличительной ведомости
Рассмотрение результатов инвентаризации в крупных организациях проводится центральной инвентаризационной комиссией с оформлением протокола заседания центральной инвентаризационной комиссии согласно приложению 22 к Инструкции № 180.
Комментарий эксперта
Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в 2 экземплярах.
При этом формы описей и актов могут быть установлены законодательно или самостоятельно разработаны организацией (части вторая и третья п. 23 Инструкции № 180).
Важно! Если инвентаризация активов проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся эти активы, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи хранятся в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Также рабочая инвентаризационная комиссия должна получить от МОЛ объяснительную записку по каждому случаю указанных расхождений (абз. 4 части пятой п. 12 Инструкции № 180).
Важно! В случае, когда излишков в ходе инвентаризации не обнаружено, сличительная ведомость не заполняется (части первая и вторая п. 70 Инструкции № 180).
Отражение выявленных излишков в бухгалтерском учете
Результат инвентаризационной описи и сличительной ведомости в бухгалтерском учете оформим бухгалтерской справкой-расчетом (см. пример заполнения бухгалтерской справки-расчета).
Комментарий эксперта
Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных активов должна быть произведена в соответствии с законодательством, а степень (процент) износа устанавливается по действительному техническому состоянию активов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами (п. 39 Инструкции № 180).
Стоимость излишков активов при принятии их на бухгалтерский учет определяется на дату проведения инвентаризации на основании заключения об их оценке, проведенной юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими оценочную деятельность, или документов, подтверждающих стоимость аналогичных активов, а соответствующая денежная сумма относится в коммерческой организации на внереализационные доходы, в некоммерческой организации – на увеличение доходов (источников финансирования) (ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII).
Стоимость выявленных излишков активов, которые можно отнести к запасам, при принятии их к бухгалтерскому учету определяется одним из двух вариантов:
1) на основании заключения об их оценке, проведенной юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими оценочную деятельность;
2) организацией самостоятельно исходя из прейскурантов, бюллетеней, каталогов и иных документов, определяющих стоимость аналогичных активов (часть пятая п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.04.2012 № 25; часть седьмая п. 10 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.04.2012 № 26; п. 46 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).
Суммы излишков запасов, выявленных в результате инвентаризации, включаются в состав прочих доходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности») (абз. 3 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102).
Стоимость принятого к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов при налогообложении прибыли (часть первая подп. 3.13 п. 3 ст. 174 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Дата отражения внереализационных доходов определяется плательщиком в данном случае на дату признания доходов в бухгалтерском учете (часть вторая п. 2, часть вторая подп. 3.13 п. 3 ст. 174 НК).
