Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным в подотчет, предназначен счет 71 (п. 56 Инструкции № 50).
Документ:
Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, с учетом последних изменений от 13.12.2019 № 74 (далее – Инструкция № 50).
Подотчетные лица – это работники организации, получившие денежные средства на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы с условием представления отчета об их использовании. Как правило, список таких лиц утверждается приказом руководителя организации.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст. 91 ТК).
<..>
Типовая корреспонденция счетов по счету 71
Корреспонденция счета 71 с другими счетами установлена согласно приложению 46 к Инструкции № 50. Ее содержание представим в табл. 1.
<..>
Нормативное регулирование хозяйственных операций по счету 71
Определяя порядок отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами, следует руководствоваться следующими нормативными актами:
<..>
Документальное подтверждение порядка отражения операций по счету 71
Основанием для записей по дебету счета 71 являются такие первичные документы, как расходный кассовый ордер (формы КО-2 и КО-2в) и платежная ведомость с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выданных наличных денег без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Выдача под отчет денежных средств для совершения текущих операций осуществляется в наличных белорусских рублях путем перечисления белорусских рублей на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, и (или) путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента в белорусских рублях (п.70 Инструкции № 117).
Работники, получившие денежные средства в подотчет на текущие операции, в т.ч. и на командировочные расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 89, 91 Инструкции № 117).
К отчету об израсходованных суммах прилагаются следующие документы, подтверждающие расходы по текущим операциям, включая расходы по служебным командировкам:
<..>
Выдача средств на предстоящие (хозяйственные) расходы наличными денежными средствами
Пример 1. Денежные средства выданы на хозяйственные нужды
На предстоящие хозяйственные нужды организация 14 марта 2023 г. получила в банке 230 руб. Данная сумма 15 марта выдана работнику из кассы для покупки бытовой химии. Ценности предполагается приобрести в месте нахождения организации. Срок, на который выдаются деньги в подотчет и который определен руководителем организации, – 2 рабочих дня, включая день выдачи. Ценности были приобретены и переданы на склад 16 марта. Их стоимость составила 220 руб. (с НДС 20 %). Неизрасходованная сумма аванса в размере 10 руб.:
Вариант а) 16 марта внесена работником в кассу организации;
Вариант b) по состоянию на 7 апреля оставшаяся сумма аванса с согласия работника удержана из его заработной платы.
Указанные операции отражают в бухгалтерском учете следующим образом (см. табл. 2):
<..>
Подотчетное лицо осуществляет расчеты с помощью корпоративной дебетовой карточки
Работники, израсходовавшие белорусские рубли в безналичной форме с использованием корпоративной дебетовой карточки, обязаны не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (п. 89 Инструкции № 117).
Если работник использовал в интересах организации личные деньги посредством личной дебетовой карточки, то он обязан отчитаться по расходам не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения (п. 89 Инструкции № 117).
Пример 2. Использование корпоративной карточки
Работнику (не уезжающему в командировку) для приобретения железнодорожных билетов 14 марта 2023 г. выдана корпоративная дебетовая карточка, на которой числится 1 700 руб. В этот же день билеты стоимостью 160 руб. приобретены (в т.ч. сумма НДС – 26,67 руб.) и сданы работником в организацию.
Рассмотрим порядок отражения в учете операций с учетом того, что:
a) оплата билетов произведена карточкой;
b) оплата билетов произведена работником наличными, снятыми с карточки.
Руководителем определен срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, – 2 рабочих дня, включая день выдачи денег. В случае «a» и в случае «b» работник должен отчитаться не позднее 30 июня 2020 г., т.е. не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения билетов, исключая день приобретения.
В бухгалтерском учете это отражается так (см. табл. 3):
<..>
Нина Анищенко, эксперт журнала «Главный Бухгалтер»
