Понесенные расходы на приобретение подарков и оплату услуг должны быть подтверждены документально
Документом, подтверждающим оплату в безналичном порядке сторонним организациям проводимых мероприятий, приобретаемых подарков, призов, является платежная инструкция.
Документом, подтверждающим приобретение подарков и призов, считаются товарные или товарно-транспортные накладные. При проведении новогоднего вечера в ресторане при безналичной оплате документом, указывающим на факт осуществления таких расходов, будет являться товарная накладная на продукты, использованные на проведение праздничного ужина, банкета.
При оплате праздничного ужина в ресторане, приобретении подарков, призов и других товарно-материальных ценностей за наличный расчет необходимо также иметь документ на оплату и получение товара. При этом требования к документу, подтверждающему понесенные расходы, изложены в п. 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4 (с изменениями и дополнениями).
На проведение мероприятий и списание понесенных расходов в организации должны быть оформлены внутренние документы
Право на проведение мероприятий и выдачу подарков должно быть подтверждено документально коллективным договором либо приказом руководителя организации. Целесообразно при подготовке к проведению праздничных мероприятий составить и утвердить руководителем организации программу проведения данных мероприятий.
Такие документы могут быть оформлены следующим образом:
Списание подарков следует оформить актом на основании ведомости выдачи подарков
Факт совершения каждой хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации не предусмотрены формы актов для списания выданных подарков, призов, сувениров и т.п. ценностей, использованных при проведении праздничных мероприятий. Поэтому такие формы первичных учетных документов организации необходимо разработать самостоятельно. Разработанные первичные учетные документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты, предусмотренные для первичного учетного документа ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете и отчетности".
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.
Выдачу билетов на новогодний утренник и праздничных наборов конфет для детей сотрудников можно оформить ведомостью на их выдачу. Она будет служить основанием для списания в учете билетов и наборов конфет у подотчетного лица. Ведомость следует подписать также лицам, которые осуществляли выдачу билетов и наборов конфет.
Форма ведомости может быть следующей:
