Проездные билеты теперь представляют собой пластиковую карту со встроенной микросхемой, предназначенной для учета объема услуг по проезду, и используются многократно на протяжении длительного периода. У организаций возникают вопросы:
– на каком счете следует учитывать приобретаемую смарт-карту?
– каков порядок списания на затраты ее стоимости и стоимости проезда?
– какими документами оформляется ее приобретение и ежемесячное пополнение баланса по проезду?
– как обеспечивается контроль за сохранностью смарт-карт?
Приобретая проездные билеты, соблюдаем порядок документального оформления
Факт приобретения проездных билетов (после предварительной оплаты) подтверждается товарной накладной, а также квитанцией терминала, активирующего смарт-карту.
Пример 1. Документальное оформление приобретения проездных билетов
Организация "А" приобрела 31 марта 2014 г. 2 проездных билета. В товарной накладной от 31.03.2014 отражена следующая информация (см. табл. 1):
Квитанция терминала, подтверждающая дату активации, срок годности и количество поездок, рассматривается как документ, конкретизирующий период применения смарт-карты. Отметим, что смарт-карта не является платежным средством. Держатель карты (работник организации), используя специальный терминал (валидатор) для приема карт, проводит операцию списания услуг по проезду с карты.
Таким образом, организация оплачивает стоимость запрашиваемых услуг по проезду и стоимость карт. При этом стоимость смарт-карты является стоимостью именно смарт-карты как вещи. Карта является многоразовой, т.е. можно пополнять баланс поездок. Смарт-карту можно поменять на новую в случае повреждения, утери. С учетом вышеизложенного рассмотрим порядок бухгалтерского учета смарт-карт.
Смарт-карта – это не денежный документ
Если ранее, приобретая бумажные ежемесячные проездные билеты, их рассматривали как денежные документы, учитываемые на счете 10 "Материалы", то относительно смарт-карт следует применять иной порядок. Отметим, что нормативные документы по бухгалтерскому учету не дают четкого определения денежному документу. Однако, исходя из сущности денежных документов (почтовые марки, марки госпошлины, авиабилеты и др.), следует, что денежный документ:
– удостоверяет право на получение услуги на определенную сумму;
– содержит номинальную стоимость приобретения и "одноразовость" использования.
Приобретаемые смарт-карты не соответствует указанным выше признакам. Ведь карта удостоверяет некое право на проезд, но только в случае, если организация оплатит стоимость услуги. Если услуга не будет оплачена, то смарт-карта перестает соответствовать принципу безусловности денежного документа.
Таким образом, смарт-карту следует рассматривать исключительно как техническое средство для удобства учета операций по проезду в общественном транспорте, а также контроля за указанными операциями со стороны транспортной организации. Учитывая, что по смарт-карте организация приобретает услуги по провозу работников в производственных или социальных целях, то затраты, связанные с ее приобретением, следует рассматривать как расходы на оказание таких услуг. Приобретение смарт-карты необходимо учитывать как приобретение материально-производственных запасов (как отдельных предметов в составе средств в обороте). К бухгалтерскому учету они принимаются по фактической стоимости приобретения. Учитывая незначительную стоимость смарт-карт, целесообразно списывать их единовременно без начисления износа на те счета, куда относится стоимость услуг по проезду в общественном транспорте (п. 107 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.10.2010 № 133). Данный порядок следует закрепить в учетной политике.
В разрезе материально ответственных лиц учет смарт-карт необходимо осуществлять в количественном выражении. В целях контроля за их движением рекомендуем вести журнал учета выдачи и возврата смарт-карт, предусмотрев в нем, в частности, следующие реквизиты:
– дату выдачи и возврата смарт-карты;
– номер смарт-карты;
– ФИО держателя смарт-карты;
– подпись держателя смарт-карты.
Учет расходов, связанных с обеспечением сотрудников проездными билетами, а также списание выданных смарт-карт следует производить на основании ведомости выдачи (отчета), составляемой в произвольной форме работником, ответственным за ведение журнала учета выдачи и возврата карт, ежемесячно.
Учитывая, что смарт-карты ограничиваются периодом использования (месяц, 60 дней), а не только количеством поездок, и подтверждать бухгалтеру фактическое количество поездок не представляется возможным, считаем целесообразным списывать на затраты стоимость проезда по смарт-карте по окончании периода использования. Отметим, что нормативно порядок списания расходов по проезду на основании смарт-карт не определен. По этой причине может быть применен и такой вариант, при котором стоимость проездного билета на 60 поездок и с периодом использования в течение 60 дней можно списать по 1/2 его стоимости в конце каждого из 2 месяцев.
Бухгалтерский учет расходов на проезд в общественном транспорте и смарт-карт
Расходы на проездные билеты в общественном транспорте относятся к управленческим расходам (если билеты выдаются работникам, чья работа носит разъездной характер) или в составе прочих расходов по текущей деятельности (если они выдаются в виде социальной помощи (социального пакета)).
Пример 2. Приобретение и выдача проездных билетов в производственных целях
В табл. 2 рассмотрим порядок отражения в учете приобретения, выдачи смарт-карт и списания расходов по проезду в общественном транспорте.
Пример 3. Приобретение и выдача проездных билетов в качестве социальной помощи (социального пакета)
В табл. 3 изложен порядок приобретения и выдачи проездных билетов (смарт-карт) в качестве социального пакета, их налогообложения.
__________________________
* См. ст. 2 Закона РБ от 29.02.1996 № 138-ХIII "Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь".
** См. п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1297.
