Гарантии и компенсации работникам при направлении их в служебную командировку, в т.ч. за границу, определены в Трудовом кодексе РБ (ст. 92–95) (далее – ТК).
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок следует сохранять за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).
Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из служебной командировки ему следует предоставить другой день отдыха (ст. 137 ТК).
Справочно: аналогично производится компенсация в случае возвращения работника из служебной командировки в свой выходной день, а также при направлении работника в служебную командировку либо возвращении из нее в государственные праздники и праздничные дни, определенные и объявленные Президентом РБ нерабочими.
Оплату труда работника за месяц, в котором ему предоставлен день отдыха взамен выходного дня, надо производить исходя из полностью отработанной нормы рабочего времени в этом месяце, установленной в организации.
При этом ТК не предусмотрена иная компенсация работнику, специально командированному для выполнения работы в свой выходной или праздничный день, помимо дня отдыха, предоставляемого в соответствии со ст. 137 ТК.
Оплата расходов по проезду по служебным командировкам, начавшимся в период действия Положения № 55 и закончившимся в период действия Инструкции № 115
С 1 сентября 2010 г. гарантии и компенсации работникам при их направлении в служебные командировки за границу, в т.ч. на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации), предоставляются в порядке и на условиях, определенных Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115; с изменениями и дополнением, внесенными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 19.10.2010 № 148) (далее – Инструкция № 115).
Ранее действовало Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу (утверждено постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее – Положение № 55)).
Ситуация 1
В организации по приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу в г. Варшаву на 5 дней для участия в международной выставке с 30 августа 2010 г. по 3 сентября 2010 г.
30 августа 2010 г. работник выехал в служебную командировку из г. Минска в г. Варшаву поездом № 115 (согласно данным справочной службы Белорусской железной дороги поезд отправился 30 августа 2010 г. в 20:40, пересек Государственную границу Республики Беларусь 31 августа 2010 г. в 2:50, прибыл 31 августа 2010 г. в 5:46).
3 сентября 2010 г. работник вернулся из г. Варшавы обратно к постоянному месту работы поездом № 10 (поезд отправлялся 2 сентября 2010 г. в 16:10, пересек Государственную границу Республики Беларусь 2 сентября 2010 г. в 22:40, прибыл 3 сентября 2010 г. в 1:40).
Кроме того, в стоимость железнодорожного билета при направлении в место служебной командировки входят стоимость бронирования и стоимость завтрака (набора питания) за 31 августа 2010 г. Также стоимость завтрака входит в счет на оплату гостиницы (завтрак только за один день – 2 сентября 2010 г).
Как в данной ситуации командированному работнику возмещать суточные за 30 августа, 31 августа, с 1 по 2 сентября, 3 сентября 2010 г., а также расходы по бронированию железнодорожных билетов и стоимость завтрака в поезде 31 августа 2010 г., стоимость завтрака в счете за гостиницу 2 сентября 2010 г.?
В приведенном случае суточные надо возмещать:
– за 30 августа – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;
– за 31 августа, 1, 2 и 3 сентября 2010 г. – в иностранной валюте по нормам, определенным для страны, в которую направлен работник в командировку.
Учитывая, что в стоимость железнодорожного билета входит стоимость завтрака (набора питания) за 31 августа 2010 г., оплату суточных за 31 августа 2010 г. нужно произвести в размере 70 % от установленной нормы суточных для страны командирования.
Стоимость завтрака за 2 сентября 2010 г., включенная в счет за наем гостиницы, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом суточные за 2 сентября 2010 г. будут выплачены в размере 100 % от установленной нормы суточных для страны командирования.
Нормами Положения № 55 не предусмотрено возмещение расходов по бронированию железнодорожных билетов. Следовательно, такие расходы для проезда командированного работника к месту служебной командировки 30–31 августа 2010 г. поездом № 115 могут быть возмещены ему по решению нанимателя за счет прибыли организации, оставшейся после налогообложения.
Расходы по бронированию железнодорожных билетов для проезда командированного работника обратно к месту постоянной работы 2–3 сентября 2010 г. поездом № 10 следовало возмещать работнику в полном объеме.
Таким образом, при рассмотрении ситуации 1 нужно руководствоваться следующим.
Возмещение суточных следует производить при проезде по территории Республики Беларусь в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь; при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку (подп. 53.3 п. 53 Положения № 55). При этом день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь необходимо было включать в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник.
В случае если работник во время командировки обеспечивался одноразовым питанием, суточные надо было выплачивать в размере 70 % от установленной нормы суточных для страны командирования.
Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит (подп. 10.1 п. 10 Положения № 55).
Иной порядок возмещения суточных определен Инструкцией № 115. Так, возмещение суточных следует производить в иностранной валюте со включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Командированному работнику стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, подлежит возмещению в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).
Работник задержался в командировке в свой выходной день – оплату проезда по билету выходного дня не производим
Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п. 4 Инструкции № 115).
Справочно: при пересечении Государственной границы Республики Беларусь и других иностранных государств пограничными службами не всегда делаются соответствующие отметки в паспорте. Также могут отсутствовать документы, подтверждающие время (день) пересечения границы (квитанции об оплате за проезд по платным дорогам, за стоянку, заправку, гостиницу и др.) либо на их основании невозможно точно определить время нахождения работника на территории одного из 2 государств. В таком случае время (день) пересечения границы работником организации, направленным в командировку, может быть определено на основании задания, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника. Маршрут и график должны быть разработаны с учетом дальности расстояния, содержать время движения и отдыха работника и максимально быть приближены к его реальному перемещению.
Ситуация 2
По приказу нанимателя и заданию на командировку работник направлен в служебную командировку за границу (в г. Киев) железнодорожным транспортом на 2 дня (с 7 по 8 октября 2010 г.). Работник принял решение остаться в месте командировки (в г. Киеве) на выходные дни (9 и 10 октября 2010 г.).
Следует ли в данном случае возмещать работнику расходы по проезду из места служебной командировки (г. Киев) обратно к постоянному месту работы (г. Минск)?
В приведенном случае расходы по проезду из г. Киева к постоянному месту работы (в г. Минск) работнику не возмещаются, поскольку в выходные дни (9 и 10 октября 2010 г.) г. Киев не является для работника местом служебной командировки (заданием на командировку предусмотрено нахождение работника в служебной командировке в г. Киеве только 2 дня (7 и 8 октября 2010 г.)) и в проездном билете дата отправления поезда из г. Киева (10 октября 2010 г.) не соответствует дате окончания командировки (8 октября 2010 г.).
Порядок возмещения расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к постоянному месту работы
Итак, командированному работнику могут быть возмещены расходы:
– по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом (далее – пассажирский транспорт) до места командирования и обратно (подп. 11.1 п. 11 Инструкции № 115);
– проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения) (подп. 11.2 п. 11 Инструкции № 115).
Ситуация 3
Работник направлен в служебную командировку в г. Ольсбург (Германия). До места командировки он добирается следующим образом: г. Минск – г. Берлин – воздушным транспортом, г. Берлин – г. Ольсбург – электричкой (представлен билет по проезду в электричке – 40 евро + 5 евро за "сидячее" место).
Рассмотрим порядок возмещения командированному работнику расходов по проезду в электричке (45 евро).
В приведенном случае командированному работнику подлежат возмещению расходы по проезду в электричке (45 евро). Они относятся на затраты в пределах норм, установленных законодательством.
Расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом следует возмещать командированному работнику по тарифу 2-го класса: на самолетах – по тарифу "экономический класс", на железнодорожном транспорте – вагоны класса "купе", на пассажирских судах – туристического класса (в исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя – по тарифу 1-го класса: на самолетах – по тарифу "бизнес-класс", на железнодорожном транспорте – вагоны класса "СВ", на пассажирских судах – каюты 1-го класса) (часть первая подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115).
В случае изменения условий командирования, в т.ч. сроков и места командирования, когда командированный работник вынужден приобретать за границей билет на проезд по тарифу 1-го класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), предварительного разрешения нанимателя не требуется (часть четвертая подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115).
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду в аэропорт, а также из аэропорта в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения, если они находятся за пределами населенного пункта (подп. 11.2 п. 11 Инструкции № 115);
– по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник (подп. 11.3 п. 11 Инструкции № 115).
Ситуация 4
Работник направлен в служебную командировку в г. Москву с 23 по 31 августа 2010 г. При направлении его в командировку организация приобрела авиабилеты с соответствующими датами для проезда самолетом до г. Москвы и обратно.
В связи с производственной необходимостью в организации служебная командировка работника продлена до 10 сентября 2010 г.
Из-за продления командировки нанимателем были произведены расходы по оплате за изменение даты вылета и оплате перерегистрации авиабилета.
За счет каких средств возмещаются данные расходы?
Если при направлении работника в служебную командировку за границу в г. Москву с 23 по 31 августа 2010 г. организацией были приобретены билеты на самолет до г. Москвы и обратно, а позже в связи с производственной необходимостью в организации на основании приказа нанимателя время нахождения работника в служебной командировке (в г. Москве) было продлено до 10 сентября 2010 г., то полагаем, что расходы по оплате за изменение даты вылета работника (с 31 августа 2010 г. на 10 сентября 2010 г.) и оплате перерегистрации авиабилета можно включать в затраты организации как расходы на командировки, связанные с производственной деятельностью.
Возмещение командированному работнику расходов по проезду воздушным транспортом до места командирования и обратно следует производить на основании приказа нанимателя и задания по командировке при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) в пределах норм, установленных законодательством.
В затраты организации допустимо включать расходы на командировки, связанные с производственной деятельностью, по нормам, установленным законодательством.
При проезде железнодорожным или водным транспортом командированному работнику могут быть возмещены стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета (часть восьмая подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115).
Справочно: при проезде воздушным транспортом командированному работнику подлежит возмещению стоимость набора питания, выдаваемого в самолетах, включенная в цену авиабилета. Разработчик не предусмотрел эту норму в Инструкции № 115, поскольку ранее в авиабилетах не выделяли стоимость набора питания. Однако в последнее время примерно 5 % авиакомпаний указывают стоимость питания отдельной суммой. Таким образом, данное возмещение следует производить аналогично возмещению при проезде железнодорожным или водным транспортом.
Командированному работнику следует возмещать расходы по проезду автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси) (подп. 11.1.2 п. 11 Инструкции № 115).
Справочно: если работник, направленный в служебную командировку за границу, арендует автомобиль для передвижения по стране командирования, то решение вопроса о возмещении ему расходов по оплате данных услуг за счет прибыли, оставшейся после налогообложения в организации, входит в компетенцию нанимателя.
Перечисленные в п. 11 Инструкции № 115 расходы по проезду к месту командировки и обратно к постоянному месту работы следует возмещать при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) (п. 13 Инструкции № 115).
Справочно: в случае приобретения электронных билетов на проезд наниматель должен предупредить командированного работника о том, что документами, подтверждающими расходы по проезду в оригинале, являются: электронный билет, распечатанный (по требованию пассажира согласно постановлению Минтранса РБ от 28.06.2008 № 76 "Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации") на бланке строгой отчетности пассажирского билета (бухгалтер не может оприходовать электронный билет, поэтому он должен быть распечатан на бланке), и посадочный талон, подтверждающий факт перелета.
В исключительных случаях при отсутствии у работника распечатанного электронного билета и (или) утере посадочного талона ему может быть возмещена стоимость электронного билета по решению нанимателя при наличии официального ответа авиакомпании или ее представительства на территории Республики Беларусь, подтверждающего факт перелета работника за границу, на запрос организации, направившей работника в командировку.
Ситуация 5
Работник согласно приказу нанимателя был направлен в служебную командировку за границу в г. Волгоград (Российская Федерация). Для него по безналичному расчету был приобретен электронный билет "Минск – Москва – Волгоград – Волгоград – Москва – Минск" стоимостью 354,38 долл. США.
Работник опоздал на рейс "Минск – Москва" по приобретенному электронному билету, после чего купил билет на рейс "Минск – Москва" за свой счет стоимостью 110 евро.
Из г. Москвы далее по маршруту работник ехал по электронному билету, купленному по безналичному расчету. По информации представительства "Аэрофлот" в г. Минске, стоимость электронного билета разделить не представляется возможным.
Сумму какого билета отнести на затраты, учитываемые при налогообложении в организации? Какую сумму возместить и (или) удержать с работника?
Если работник опоздал на рейс "Минск – Москва" по приобретенному электронному билету "Минск – Москва – Волгоград – Волгоград – Москва – Минск", из стоимости которого (354,38 долл. США) выделить стоимость рейса "Минск – Москва" не представляется возможным (по информации представительства "Аэрофлот" в г. Минске), то полагаем, что наниматель может включить в затраты, учитываемые при налогообложении в организации, расходы по приобретению указанного электронного билета, при обязательном представлении в оригинале электронного билета, переведенного в статус "распечатан" на бланке строгой отчетности пассажирского билета. Документом, подтверждающим факт перелета по маршруту "Минск – Москва", может являться посадочный талон, выданный при посадке в воздушный транспорт по билету, приобретенному работником дополнительно для проезда по маршруту "Минск – Москва".
Решение вопроса о возмещении работнику стоимости дополнительного билета (110 евро), приобретенного для проезда по маршруту "Минск – Москва", за счет прибыли, остающейся после налогообложения, должно приниматься нанимателем сучетом уважительности причины опоздания.
Командированному работнику следует возмещать расходы по проезду воздушным транспортом до места командирования и обратно при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд) в пределах норм, установленных законодательством.
В затраты, учитываемые при налогообложении в организации, допустимо включать затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, по нормам, установленным законодательством. При этом законодательством не предусмотрено включение в данные затраты расходов по проезду до места командирования в двойном размере.
Транспортные расходы в пределах пункта командирования следует оплачивать за счет суточных, отдельному возмещению они не подлежат (п. 12 Инструкции № 115).
Ситуация 6
Руководитель организации направлен в служебную командировку в г. Москву с 22 по 25 ноября 2010 г. воздушным транспортом, для чего приобретены билеты на самолет туда и обратно на эти даты.
В аэропорт "Минск-2" руководитель отправился на служебном автомобиле и оставил его на платной стоянке. По прилету 25 ноября 2010 г. он вернулся на этом автомобиле обратно к постоянному месту работы.
Относятся ли расходы на стоянку и ГСМ к расходам по служебной командировке за границу в данной ситуации? Если да, это будут иные расходы или расходы по проезду?
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду в аэропорт, а также из аэропорта на внутренних линиях автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси), если аэропорт находится за пределами населенного пункта (подп. 11.2 п. 11 Инструкции № 115).
Учитывая, что Инструкцией № 115 не предусмотрен порядок возмещения расходов по проезду в аэропорт, а также из аэропорта, в случае если он находится за пределами населенного пункта, на служебном автомобиле, то расходы руководителя по оплате за стоянку и по приобретению ГСМ не следует относить к расходам по служебной командировке за границу. В данном случае такие расходы могут быть возмещены руководителю по решению нанимателя за счет прибыли, остающейся после налогообложения в организации.
