В каких случаях возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов?

При направлении работника в загранкомандировку ему выдается аванс, в т.ч. на расходы по найму жилого помещения. Величина таких расходов определяется исходя из количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, и размеров возмещения расходов по найму жилого помещения, установленных в приложении 2 к Положению № 176 [1] (п. 16 Положения № 176).

Количество ночей нахождения работника в командировке определяется с даты прибытия его к месту командировки по дату выбытия из него включительно.

Ситуация 1

Определяем количество ночей нахождения работника в командировке

На основании приказа нанимателя работник направляется в командировку в Ярославль (Россия) с 14 по 21 января 2020 г. В соответствии с проездными документами работник прибывает в Ярославль 16 января, а выбывает из него 19 января.

При общей продолжительности командировки 8 дней в месте командировки работник проведет 4 дня и 3 ночи.

В сумму выданного аванса включена сумма расходов по найму жилого помещения с учетом 3 ночей – 360 долл. США (120 долл. ×× 3 ночи, где 120 долл. – установленный в приложении 2 к Положению № 176 размер расходов по найму жилого помещения в сутки при командировке в Россию).

Изложенную ситуацию представим на схеме 1.

Схема 1

По возвращении из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому могут быть приложены подтверждающие расходы документы, в т.ч. и по найму жилого помещения.

Рассмотрим возмещение расходов в изложенной ситуации.

Вариант 1. Работник представил подтверждающие документы по найму жилого помещения в сумме меньшей, чем выданный аванс.

Корпоративная дебетовая карточка на командировочные расходы работнику не выдавалась.

Работник представил счет гостиницы на проживание в Ярославле с 16 по 19 января в сумме, эквивалентной 350 долл.

Расходы по найму жилого помещения в Ярославле возмещаются работнику по подтверждающим документам, если их размер превысит сумму, причитающуюся работнику в условиях отсутствия подтверждающих документов. При этом пределом суммы возмещения фактических расходов считаются размеры, установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, исходя из количества суток (календарных дней), проведенных в месте командировки (часть вторая п. 16 Положения № 176) |*|.

* Авансовый отчет по зарубежной командировке

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в Ярославле по подтверждающим документам могут быть возмещены, только если такие расходы превысят сумму аванса, выданного на эти цели, т.е. 360 долл. (120 долл. × 3 ночи проживания в Ярославле). Поскольку 350 долл. меньше 360 долл., то работнику возмещаются расходы в сумме 360 долл., т.е. сумма аванса не пересчитывается.

Вариант 2. Работник представил подтверждающие документы по найму жилого помещения в сумме большей, чем выданный аванс.

Корпоративная дебетовая карточка на командировочные расходы работнику не выдавалась.

Работник представил счет гостиницы на проживание в Ярославле с 16 по 19 января в сумме, эквивалентной 380 долл.

С учетом того что сумма расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов (380 долл.) превышает сумму аванса, выданного на эти цели, т.е. 360 долл., возникают основания для возмещения расходов по подтверждающим документам. Однако при этом следует рассчитать предел возмещения расходов по жилью.

Он определяется так: 120 долл. × 4 суток (количество дней нахождения в Ярославле в соответствии с приказом нанимателя) = 480 долл.

Поскольку сумма 380 долл. (фактические расходы по документам на проживание) меньше 480 долл. (предельная сумма возмещения), то возмещаемая работнику сумма составит 380 долл.

Вариант 3. Работник представил подтверждающие документы по найму жилого помещения в сумме, превышающей размер выданного аванса и предельную сумму.

Корпоративная дебетовая карточка на командировочные расходы работнику не выдавалась.

Работник представил счет гостиницы на проживание в Ярославле с 16 по 19 января в сумме, эквивалентной 490 долл.

В данном случае расходы по найму жилого помещения, подтверждаемые документами, превышают сумму аванса, выданного на эти цели (490 долл. больше 360 долл.). Вместе с тем допустимая сумма к возмещению на основании подтверждающих документов ограничивается 480 долл. (120 долл. × 4 сут.). Работнику возмещается 480 долл.

Важно! Наниматель вправе предусмотреть возмещение работникам командировочных расходов, в т.ч. по найму жилого помещения, сверх ограничений, установленных законодательством (ст. 95 ТК [2]).

Возмещение расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов

Если работник после возвращения из командировки документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, не представил, то такие расходы возмещаются из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения работника в месте командировки (с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него) |*|.

* Что делать, если работник не подтвердил расходы на проживание в зарубежной командировке

При расчете количества ночей в расчет принимается время прибытия до 0:00 (время прибытия после 0:00 не принимается) и время убытия после 0:00 (время убытия до 0:00 не принимается). В таком случае учитываются календарные даты нахождения работника в месте командировки и смежные ночи между этими датами.

Ситуация 2

Работник не представил подтверждающие документы по найму жилья

Исходные данные, как в ситуации 1. Корпоративная карточка работнику не выдавалась |*|. Работник не представил подтверждающие документы по найму жилья.

* Когда работник не воспользовался корпоративной карточкой в командировке

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в сумме 360 долл., поскольку на период его нахождения в Ярославле приходятся 3 ночи.

Задержка в пути: как возместить расходы по найму жилого помещения?

Командированный работник может оплатить расходы по найму жилого помещения при временной остановке в пути только посредством выданной ему корпоративной дебетовой карточки, поскольку такая оплата признается оплатой направляющей стороной жилого помещения (часть вторая п. 17 Положения № 176 ).

Ситуация 3

Работник оплатил проживание в гостинице при остановке в пути

В соответствии с приказом нанимателя работник направлен в командировку в Ярославль (Россия) с 14 по 21 января 2020 г. На расходы по найму жилого помещения с учетом предполагаемого времени прибытия в место командирования (16 января) и убытия из него (19 января), т.е. количества ночей, ему выдан аванс в сумме 360 долл. По уважительной причине у работника возникла необходимость задержки в пути (в Москве), что подтверждено документом на проживание в сумме, эквивалентной 80 долл. В Ярославль работник прибыл 17 января 2020 г., а убыл из него 19 января 2020 г.

Фактические расходы на проживание в Ярославле (с документальным подтверждением) составили:

вариант А – 200 долл.;

вариант Б – 250 долл.;

вариант В – 370 долл.

Изложенную ситуацию представим на схеме 2.

Схема 2

Так как корпоративная дебетовая карточка работнику не выдавалась, расходы по найму жилого помещения в Москве за время вынужденной задержки в пути не возмещаются (часть вторая п. 17 Положения № 176).

Вариант А. Расходы по найму жилого помещения в Ярославле возмещаются по подтверждающим документам только в случае, если данная сумма превысит сумму, причитающуюся работнику в условиях отсутствия подтверждающих документов. Так как работник находился в Ярославле 3 суток (2 ночи), то в соответствии с установленным в приложении 2 к Положению № 176 размером возмещение расходов по жилью без документа составит 240 долл. Это значит, что фактические расходы (200 долл.) меньше установленного размера (240 долл.) и работнику следует возместить 240 долл.

Вариант Б. Фактические расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, составляют 250 долл., что больше суммы, причитающейся работнику в условиях отсутствия подтверждающих документов (240 долл.). Приведенный факт дает право принимать к возмещению фактические расходы, подтвержденные документом. Однако при этом следует учитывать предельную величину возмещения фактических расходов по найму жилого помещения. Она определяется так: 120 долл. × 3 суток (количество суток (календарных дней), проведенных в месте командировки) = 360 долл. Поскольку 250 долл. меньше 360 долл., то работнику следует возместить 250 долл., как сумму, подтвержденную документом по найму жилого помещения.

Вариант В. В этом случае фактические расходы по найму жилого помещения составляют 370 долл. Поскольку предельная величина возмещения фактических расходов по найму жилья в рассматриваемом случае составляет 360 долл., то работнику возмещаются 360 долл.

Изложенный выше порядок расчета обоснован нормами частей первой и второй п. 16 Положения № 176.