Командированному работнику возмещаются расходы |*|:
* Информация, касающаяся порядка документального оформления загранкомандировки, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
– по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси) до места командирования и обратно (подп. 11.1 п. 11 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115);
– по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения) (подп. 11.2 п. 11 Инструкции № 115).
Пример 1. Оплата стоимости стоянки автомобиля и стоимости ГСМ не относится к расходам по служебной командировке
Руководитель организации (г. Минск) направлен в служебную командировку за границу в г. Киев (Украина) с 14 по 17 июля 2015 г. воздушным транспортом, для чего приобретены билеты в обе стороны на соответствующие даты.
В аэропорт руководитель отправился на служебном автомобиле и оставил его на платной стоянке. По прилету 17 июля 2015 г. он вернулся на служебном автомобиле обратно к постоянному месту работы.
В данной ситуации расходы руководителя по оплате за стоянку и по приобретению горюче-смазочных материалов (ГСМ) для служебного автомобиля не относятся к расходам по служебной командировке за границу и могут возмещаться по решению нанимателя за счет прибыли (расходы, неучитываемые при налогообложении) (далее – за счет прибыли).
Пример 2. Поездка на арендованном автомобиле приравнивается к такси
Работник направлен в служебную командировку за границу в г. Кенигсборн (Германия). Он добирается воздушным транспортом до г. Магдебурга (Германия), откуда может доехать до места командирования (г. Кенигсборн) одним из следующих видов транспорта:
– на электричке (стоимость билета на проезд: 20 евро + 3 евро за сидячее место);
– на арендованном автомобиле (с разрешения нанимателя).
Если командированный работник будет добираться из г. Магдебурга до места командировки в г. Кенигсборн:
– на электричке (пассажирский транспорт), то расходы по проезду (20 евро + 3 евро за сидячее место) ему возмещаются с включением в затраты, учитываемые при налогообложении (далее – затраты):
Д-т 26 и других счетов затрат, субсчет "Затраты, учитываемые при налогообложении", – К-т 71
– на сумму командировочных расходов, включаемых в затраты*;
__________________________
* Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией.
– на арендованном автомобиле (приравнивается к такси), то расходы по проезду ему могут возмещаться по решению нанимателя только за счет прибыли на основании подтверждающего документа в оригинале (например, чека):
Д-т 90-10, 26 и др., субсчет "Затраты, неучитываемые при налогообложении", – К-т 71
– на сумму командировочных расходов, возмещаемых за счет прибыли.
Расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом возмещаются командированному работнику по тарифу 2-го класса:
– на самолетах – по тарифу экономкласса;
– на железнодорожном транспорте – вагонов класса "купе";
– на пассажирских судах – кают туристического класса.
Командированным работникам расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным транспортом с предварительного разрешения нанимателя могут быть возмещены по тарифу 1-го класса.
В случае изменения условий командирования, в т.ч. сроков и места командирования, когда командированный работник вынужден приобретать за границей билет на проезд по тарифу 1-го класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), предварительного разрешения нанимателя не требуется.
Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, каюты 1, 2 и 3-й категории считаются каютами 1-го класса, каюты других категорий – 2-го (туристического) класса.
При отсутствии на железнодорожном транспорте вагонов (на судах – кают) 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса.
Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.
При проезде железнодорожным или водным транспортом командированному работнику возмещается стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета (подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115).
Справочно: при пользовании воздушным транспортом командированному работнику возмещается стоимость набора питания, выдаваемого в самолетах, включенная в цену авиабилета с отнесением на затраты. При этом стоимость бронирования авиабилетов может возмещаться по решению нанимателя только за счет прибыли.
Перечисленные в п. 11 Инструкции № 115 расходы по проезду к месту командировки и обратно к постоянному месту работы возмещают при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале: проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д. (п. 13 Инструкции № 115).
Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185, конкретизировано, что к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты в качестве расходов по проезду прилагаются проездной документ (билет), в т.ч. билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира (п. 28).
Справочно: в исключительных случаях, при отсутствии у работника распечатанного электронного билета и (или) утере посадочного талона, ему может быть возмещена стоимость электронного билета по решению нанимателя с включением в затраты, при наличии официального ответа авиакомпании (ее представительства на территории Республики Беларусь), подтверждающего факт перелета работника за границу (из-за границы), на запрос организации, направившей его в командировку.
Пример 3. Командированному работнику по безналичному расчету приобретен электронный билет, но работник им не воспользовался, так как опоздал на авиарейс
В организации работник согласно приказу нанимателя был направлен в служебную командировку за границу в г. Волгоград (Российская Федерация). Для него по безналичному расчету был приобретен электронный билет "Минск – Москва – Волгоград – Москва – Минск" стоимостью 410 долл. США.
Работник опоздал на рейс "Минск – Москва" по приобретенному электронному билету, после чего купил билет на рейс "Минск – Москва" за свой счет стоимостью 110 долл. США. Из г. Москвы он летел по указанному маршруту по электронному билету, купленному по безналичному расчету. По информации представительства ОАО "Аэрофлот" в г. Минске, разделить стоимость такого электронного билета не представляется возможным.
Организация может включать в затраты расходы на командировки, связанные с производственной деятельностью, по нормам, установленным законодательством. При этом законодательством не предусмотрено включение в затраты расходов по проезду до места командирования в двойном размере.
Таким образом, если работник опоздал на рейс "Минск – Москва" по приобретенному электронному билету "Минск – Москва – Волгоград – Москва – Минск", из стоимости которого (410 долл. США) выделить стоимость рейса "Минск – Москва" не представляется возможным, наниматель может включить в затраты расходы по приобретению указанного электронного билета при наличии документов, подтверждающих факт совершения полета и понесенные работником затраты. В исключительном случае документом, подтверждающим факт перелета по маршруту "Минск – Москва", может являться посадочный талон, выданный при посадке в самолет по билету, приобретенному работником дополнительно для проезда по маршруту "Минск – Москва".
Независимо от уважительности причины опоздания работника решение о возмещении ему стоимости дополнительного билета, приобретенного для перелета по маршруту "Минск – Москва" (110 долл. США), будет противоречить законодательству.
Командированному работнику возмещают расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу), свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник (подп. 11.3 п. 11 Инструкции № 115).
Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции № 115) |*|.
* Информация о порядке отражения в бухгалтерском учете расходов по загранкомандировке доступна всем на портале GB.BY
Пример 4. Работник представил билеты на проезд в автобусе в пределах пункта командирования
В организации согласно приказу нанимателя работник командирован за границу в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация). При выполнении служебного задания в г. Санкт-Петербурге он пользовался услугами пассажирского транспорта общего пользования (автобус). По возвращении из командировки работник вместе с отчетом представил нанимателю использованные билеты на проезд в автобусе в пределах пункта командирования.
Инструкцией № 115 предусмотрено возмещение расходов по проезду автомобильным транспортом общего пользования:
– регулярного международного сообщения до места командирования и обратно;
– на внутренних линиях к местам отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта.
В приведенном случае командированный работник пользовался услугами пассажирского транспорта общего пользования (автобус) в пределах пункта командирования (г. Санкт-Петербург), поэтому расходы по приобретению билетов на проезд в автобусе оплачиваются им за счет суточных. В то же время по решению нанимателя данные расходы могут быть возмещены работнику за счет прибыли.
