Использование электронных документов позволит существенно сократить бумажный документооборот и сосредоточить внимание на более серьезных проблемах бухгалтерского учета. Такое мнение Министерства финансов высказала 23 декабря на пресс-конференции в Минске начальник Главного управления регулирования бухгалтерского учета, отчетности и аудита Минфина Татьяна Рыбак.
Мероприятие было посвящено теме "Электронная накладная: создание необходимых условий для перехода на электронный коммерческий документооборот и упрощение процедур поставок товара".
Представитель Минфина напомнила, что Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности", вступившем в силу с 1 января 2014 г., предусмотрена возможность составления первичных учетных документов в форме электронного документа. "Соответственно, есть возможность использования для ведения бухгалтерского учета электронных документов", – отметила Татьяна Рыбак.
Постановлением Минфина и НАН Беларуси от 17.04.2014 № 22/4 утверждена Инструкция о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений, а также установлена форма удостоверительной надписи на форме внешнего представления товарно-транспортных и товарных накладных, созданных в виде электронных документов, на бумажном носителе.
Основные положения Инструкции касаются процесса создания, передачи, получения и хранения товарно-транспортных и товарных накладных с применением цифровой подписи по телекоммуникационным каналам связи. В частности, определены процедуры регистрации участников в системе, взаимодействие участников системы при создании, передаче, получении и хранении накладных, организации работы операторов по передаче и хранению информации, а также порядок внесения изменений или уточнений в создаваемые товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов.
Заместитель начальника управления организации торговли и услуг Министерства торговли Андрей Мешков обратил внимание на то, что внедрение электронных накладных позволит существенно снизить затраты организаций, в том числе в отрасли торговли. "Таким образом, открываются реальные возможности снизить издержки при моратории на рост цен в магазинах", – отметил Андрей Мешков.
Начальник главного управления контроля подакцизных товаров, игорного бизнеса и электронных систем контроля реализации товаров Министерства по налогам и сборам Владимир Муквич призвал бизнес-сообщество поторопиться с внедрением электронного документооборота. "Это реальный шаг к упрощению и бухгалтерского учета, и взаимоотношений разных субъектов", – сказал он. Нормативная и техническая базы для использования электронных товарно-транспортных и товарных накладных создана. В Беларуси уже появился первый EDI-провайдер, который готов обеспечивать получение и передачу электронных накладных. Он также несет ответственность за сохранность и конфиденциальность документов.
Владимир Муквич подчеркнул, что на сегодняшний день государство не понуждает к тому, чтобы товарно-транспортные и товарные накладные составлялись только в электронном виде. Каждый субъект хозяйствования решает самостоятельно, переходить или нет на электронный коммерческий документооборот. "Но если он хочет быть конкурентоспособным, думает над оптимизацией затрат, хочет, чтобы его продукция оперативно доходила до потребителя, то это его ключевое направление работы на 2015 год", – считает представитель МНС.
Справочно. Информация об электронных накладных и EDI-провайдерах размещена на сайте ГП "Центр Систем Идентификации". Единственным на сегодняшний день аттестованным EDI-провайдером является ООО "Современные технологии торговли".
Для начала работы с электронными накладными необходимо:
- Получить сертификат открытого ключа ЭЦП организации.
- Получить легитимный GLN-номер, обратившись в Ассоциацию ГС1 Бел.
- Подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника – заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером. Для этого необходимо заполнить и отправить регистрационную форму, расположенную по ссылке на главной странице сайта www.topby.by (кнопка "Подключиться к TOPBY").
- Оповестить своих контрагентов о переходе на электронный способ передачи товарно-транспортных и товарных накладных, уведомив их официальным письмом с копией на EDI-провайдера. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота.
