Деятельность любой организации связана со служебными командировками ее работников. Белорусское трудовое законодательство предусматривает для командированных работников определенные гарантии и компенсации, в числе которых и обязанность нанимателя возместить понесенные расходы. В текущем году порядок и нормы возмещения таких расходов при служебных командировках в пределах Беларуси претерпели некоторые изменения. Какие расходы возмещаются в бесспорном порядке, а какие по решению нанимателя? Ограничен ли размер возмещаемых расходов? В течение какого срока наниматель должен рассчитаться с работником? На эти и другие вопросы ответит во время онлайн-конференции главный экономист управления финансирования деятельности государственных органов Министерства финансов Ольга Королинская.
ВОПРОСЫ КОНФЕРЕНЦИИ
Елена Аксючиц, специалист ООО "ЮрСпектр":
Инструкцией №35 предусмотрена возможность ведения журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, в электронном виде. При этом форма журнала (приложение 3 к Инструкции №35) содержит такой реквизит, как "Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения". Означает ли это, что каждый раз при направлении работника в командировку форму журнала следует распечатывать, чтобы работник мог поставить свою подпись?
Ольга Королинская: Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (приложение 3 к Инструкции №35), может вестись не только в бумажном, но и в электронном виде (ч.5 п.2 Инструкции №35). Инструкция №35 не содержит особых требований к форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки. В этой связи для упрощения заполнения журнал может вестись в электронном виде, но при условии соблюдения всех требований, предъявляемых к его заполнению.
Анна Горбунова, бухгалтер, Гродно:
В каком порядке производится направление в командировку руководителя организации: кем издается и подписывается распорядительный документ на командировку, кем подписывается командировочное удостоверение и т.д. (в частности, если руководитель является собственником имущества и наемным лицом)?
Ольга Королинская: Поскольку руководитель организации является работником организации и на него распространяются правила внутреннего трудового распорядка с учетом особенностей, обусловленных должностными обязанностями, закрепленными уставом организации, трудовым договором (контрактом), то на него распространяется общий порядок направления в служебную командировку. Приказ (распоряжение) на служебную командировку издается и подписывается самим руководителем. Командировочное удостоверение также подписывается руководителем, если не определены уполномоченные им лица.
Николай, юрист, Минск:
Применяются ли к нанимателю меры ответственности, если выдача денежного аванса на предстоящие в служебной командировке расходы производится им в первый день командировки?
Ольга Королинская: Поскольку командировка – разновидность выполнения служебных обязанностей, обусловленных трудовой деятельностью, то существует ответственность за нарушение трудового законодательства (п.4 ст.9.19 Кодекса об административных правонарушениях).
Валентина Викторовна, Витебск:
Инструкцией №35 предусмотрено, что в случае отмены служебной командировки по не зависящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению. Является ли болезнь работника одной из не зависящих от него причин?
Ольга Королинская: Является.
Наталья Лира, специалист ООО "ЮрСпектр":
По возвращении из служебной командировки работник предоставил счет за проживание в двухместном номере высшей категории "Студия" (проживал в этом номере один). Вправе ли организация возместить работнику расходы по найму жилого помещения в полном объеме? Каким образом определить стоимость одноместного номера в случае отказа нанимателя в возмещении расходов по проживанию в номере высшей категории (достаточно ли информации о стоимости одноместного номера, размещенной на интернет-сайте гостиницы)?
Ольга Королинская: Возмещение расходов по найму жилого помещения при проживании работника в номерах высшей категории осуществляется только с разрешения нанимателя (подпункт 4.2 пункта 4 Инструкции №35). Определить стоимость одноместного номера либо одного места в номерах с двумя и более местами для проживания можно на основании информации, предоставленной гостиницей по официальному запросу, либо на основании информации, размещенной на интернет-сайте гостиницы, если таковая не вызывает сомнения.
Роман Светлов, Минск:
Зачастую при служебных командировках в пределах Республики Беларусь работники снимают комнаты или квартиры у индивидуальных предпринимателей по договорам найма. При возмещении работникам расходов по найму квартир возникает вопрос, следует ли данное жилье подразделять на категории (высшая и др.) согласно Государственному стандарту Республики Беларусь "Средства размещения. Общие требования" СТБ 1353-2005.
Ольга Королинская: Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ-1353-2005 "Средства размещения. Общие требования" квартиры, комнаты в квартирах, дома, сельские усадьбы, коттеджи, сдаваемые внаем, относятся к индивидуальным средствам размещения и на категории не разделяются. В случае возникновения вопросов по возмещению расходов по найму жилого помещения у индивидуального предпринимателя следует руководствоваться нормой подпункта 4.2 пункта 4 Инструкции №35, то есть на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством.
Роман Светлов, Минск:
Учитывая, что возмещению подлежат фактические расходы по найму жилья, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более), на какую стоимость следует ориентироваться при возмещении расходов по найму квартиры или комнаты у индивидуального предпринимателя?
Ольга Королинская: В случае, если командированный работник один проживал в двух-трех-комнатной квартире у ИП, следует ориентироваться на стоимость одноместного номера в гостинице ( подпункт 4.2 пункта 4 Инструкции №35). При проживании командированного работника в однокомнатной квартире у ИП расходы по найму жилого помещения следует осуществлять по фактическим затратам на основании представленных в соответствии с законодательством подтверждающих документов.
Для целей возмещения расходов при служебных командировках под одноместным стандартным номером следует понимать номер, требования к которому не соответствуют требованиям, предъявляемым к номерам высшей категории.
При выборе гостиницы для определения стоимости номера целесообразно руководствоваться следующими критериями: расположение гостиницы непосредственно в месте командирования и на незначительном расстоянии от местонахождения квартиры.
Наталья Лира, специалист ООО "ЮрСпектр":
По возвращении из командировки работник представил счет из гостиницы, в котором отдельными строками указаны стоимость проживания и стоимость завтрака. Возмещается ли в такой ситуации работнику стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения?
Ольга Королинская: Возмещается с разрешения или ведома нанимателя в соответствии с подпунктом 4.6 пункта 4 Инструкции №35.
Пахомов Сергей, специалист ООО "ЮрСпектр":
Возмещается ли командированному работнику стоимость завтрака в гостинице, если он не включен в стоимость номера, а предоставлен гостиницей по заказу клиента?
Ольга Королинская: Возмещается с разрешения или ведома нанимателя в соответствии с подпунктом 4.6 пункта 4 Инструкции №35.
Согласно постановлению Совета Министров от 07.04.2006 № 471 "Об утверждении Правил гостиничного обслуживания в Республике Беларусь" услуги общественного питания относятся к дополнительным услугам гостиничного обслуживания и предоставляются с согласия клиента, а не в обязательном порядке. В этой связи целесообразно возмещение данных расходов по усмотрению нанимателя. Принимая во внимание исключительность применения данной нормы и во избежание ущемления прав работника, суточные возмещаются в размере 100% от установленной нормы.
Уварова Жанна Николаевна, Минск:
Подскажите пожалуйста, если в счете на проживание в гостинице указана стоимость завтрака, влияет ли это на размер суточных?
Ольга Королинская: Если работнику по решению нанимателя возмещена стоимость завтрака, предоставленного в гостинице, суточные выплачиваются в размере 100% от установленной нормы.
Горошко Елена, специалист ООО "ЮрСпектр":
Согласно Инструкции №35 с 09.10.2013 г., если командированному работнику принимающая или направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы. В командировку в пределах Республики Беларусь направлены два работника. В каком размере выплачиваются суточные командированным работникам, одному из которых принимающая сторона предоставила трехразовое питание, а другому - только завтрак?
Ольга Королинская: В обоих случаях командированным работникам возмещаются суточные в размере 50% от установленной нормы.
Аксючиц Елена, специалист ООО "ЮрСпектр":
Работник направлялся в командировку на 2 дня для участия в семинаре с 8 по 9 октября текущего года. Согласно программе семинара принимающая сторона обеспечивала обедом, а также проводилась одна кофе-пауза. В каком размере работнику следовало возместить суточные?
Ольга Королинская: 8 октября – 70% от установленной нормы; 9 октября - 50% от установленной нормы.
Сергей Владимирович, главный бухгалтер, Борисов:
Иногда работники, направляемые в служебную командировку, осуществляют заказ и оплату проездного документа через сеть Интернет. Какие документы в таком случае должен представить работник с авансовым отчетом в целях возмещения понесенных им расходов?
Ольга Королинская: Подлинные проездные документы.
Екатерина, бухгалтер, Минск:
В соответствии с Инструкцией №35 работнику возмещаются расходы к месту командировки и обратно транспортом общего пользования. Подлежит ли возмещению работнику стоимость проезда к месту командировки и обратно в маршрутном такси, которое осуществляет междугородние рейсы (например, из Минска в Солигорск и обратно)?
Ольга Королинская: Подлежат, если проездные документы оформлены в соответствии с законодательством.
Пахомов Сергей, специалист ООО "ЮрСпектр":
Работник направлялся в служебную командировку из г.Минска в д.Деревное Столбцовского района. По возвращении из командировки он не представил документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. Каким образом определить минимальную стоимость проезда, если сведения о расстоянии между указанными населенными пунктами в Рекомендуемых нормах расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Министерства транспорта и коммуникаций от 12.04.2012 №175-Ц, не содержатся?
Ольга Королинская: За недостающей информацией следует обращаться в Министерство транспорта коммуникаций как к разработчику указанного документа.
Ирина Столярова, бухгалтер, Минск:
Возмещаются ли в минимальной стоимости расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (при отсутствии подлинных проездных документов), если между данными населенными пунктами имеется сообщение городским пассажирским транспортом, например из г.Минска в п.Гатово Минского района (п.Гатово не входит в черту г.Минска)?
Ольга Королинская: Возмещаются.
Горошко Елена, специалист ООО "ЮрСпектр":
При следовании в служебную командировку работник понес расходы по провозу багажа сверх норм бесплатного провоза. При этом провоз багажа не был указан в приказе о командировании в качестве служебного задания на командировку. Возможно ли возместить эти расходы работнику?
Ольга Королинская: Возможно с разрешения нанимателя.
Елена, бухгалтер, Бобруйск:
С 09.10.2013 г. конкретизирован перечень иных расходов, произведенных работником в интересах выполнения служебного задания с разрешения или ведома нанимателя. В него включены расходы по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам, платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей. Является ли этот перечень закрытым? Как возместить работнику расходы на заправку автомобиля, посещение выставок, а также иные расходы, связанные с выполнением служебного задания?
Ольга Королинская: Перечень является исчерпывающим. Вместе с тем наниматель может установить иные гарантии и компенсации в соответствии с Трудовым кодексом.
Игнат Мартыщенко, бухгалтер, Минск:
По возвращении из служебной командировки работник представил командировочное удостоверение, в котором в строках "Прибыл", "Убыл" имеются подписи и оттиски печати, а наименование должностей и расшифровки подписей отсутствуют. Как поступить бухгалтеру в этом случае?
Ольга Королинская: На усмотрение нанимателя . Вместе с тем в целях обеспечения требований, предъявляемых законодательством к оформлению документов при служебных командировках, рекомендую найти возможность оформить командировочное удостоверение в соответствии с нормами Инструкции №35.
Аксючиц Елена, специалист ООО "ЮрСпектр":
В соответствии с внесенными с 09.10.2013 г. изменениями в Инструкцию №35 изменена точка отсчета срока проведения окончательного расчета с командированным работником. Так, 30 дней исчисляется не со дня окончания командировки, а со дня представления авансового отчета. Если учесть, что при выдаче аванса путем перечисления на счет клиента (на банковскую платежную карточку) для представления отчета работнику дано до 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, срок окончательного расчета с работником существенно увеличивается. С чем связаны такие изменения?
Ольга Королинская: Исходя из практики применения данной нормы (окончательный расчет бухгалтер может произвести только после представления командированным работником авансового отчета), а также по аналогии с загранкомандировками.
Источник: БелТА
