Компании регулярно сталкиваются со сложностями при обработке первичной документации. Сбор и ввод документов в учетную систему - самая рутинная часть работы бухгалтера, она занимает порой до 70% рабочего времени. Расскажем, как специалисты белорусских компаний упростили эту задачу и в несколько раз сократили время на ввод накладных с помощью системы распознавания.
Традиционная работа с первичкой
Большинство бухгалтерий в Беларуси обрабатывают первичные документы вручную, иногда для этого нанимают дополнительно приходящих бухгалтеров по первичке. Радикальный способ упростить работу - внедрить электронный документооборот, но это требует программной доработки и согласованных действий с контрагентами. Далеко не все партнеры готовы подключаться к ЭДО, а значит у бухгалтерий остается поток бумажных документов, которые нужно вовремя собрать, проверить правильность заполнения и ввести в учетную систему.
Людмила Стрельцова, главный бухгалтер рекламного агентства “Реклама-АРТ”, рассказывает, как компания решала вопрос первички до внедрения автоматизации: “Я 8 лет веду бухгалтерию организации, которая занимается изготовлением рекламной продукции, и документооборот у нас большой. Раньше процесс занесения первички был для меня очень тяжелым, было на работе напряжение, всех нюансов и не расскажешь, но бухгалтеры их знают. Мы нанимали стороннего человека в штат на полставки, чтобы вовремя ввести в 1С документы, но часто мне приходилось всем заниматься одной”.
Распознавание сканов первички как способ ускорить работу
Системы по распознаванию сканированных документов помогают точнее и быстрее вводить данные в учетную систему. Для работы бухгалтеру нужен только сканер, обработка же проходит в таком порядке:
1. Бухгалтер сканирует документ и отправляет скан на распознавание.
2. Система прочитывает данные, сопоставляет их с номенклатурными карточками в каталоге компании и вносит сведения в документ 1С. Если система сомневается в распознавании определенного поля, она выделит цветом этот фрагмент в документе, чтобы бухгалтер обратил на него внимание при проверке.
3. Бухгалтер проверяет точность распознавания и проводит документ.
Так работает модуль распознавания накладных “Первичка” от Контур.Бухгалтерии. Контур - российский разработчик, но с 2020 года он выпустил сервис распознавания ТН и ТТН для Беларуси: белорусские накладные во многом похожи на российские, и создатели программы могли переиспользовать свои прежние наработки.
Подключение к системе не требует программной доработки, а значит, специальная подготовка к работе не нужна и нет затрат в связи с этим. Рассказывает Далинчук Алена, главный бухгалтер, участник тестирования “Первички” в Беларуси: “Мы начали работать с сервисом распознавания, и для нас было преимуществом, что нужен простой сканер, а сервис не вносит изменений в 1С, он является внешней программой, одновременно работает на нескольких компьютерах”.
“Реклама-АРТ” тоже тестировала распознавание накладных, прежде чем включить этот процесс в работу бухгалтерии на постоянной основе. Людмила Стрельцова, главный бухгалтер компании, хотела узнать больше о системе, чтобы убедиться в ее безопасности: “Увидела рекламу “Первички” довольно давно, но решилась попробовать, только когда мне рассказали про неё белорусские организации. Посмотрела вебинар о “Первичке”, и доверия стало больше, через несколько дней попробовала сканировать накладные. Процесс оказался несложным, по большей части разобралась сама”.
Преимущества автоматизации при работе с документами
Главный плюс автоматизации ввода накладных - скорость. Ввод происходит в несколько раз быстрее по сравнению с “ручным” процессом. Бухгалтеры могут заняться более сложными задачами, а компаниям незачем нанимать дополнительных специалистов только для обработки первичных документов. И больше нет авралов в начале календарного месяца.
Точность при автоматическом распознавании - тоже важный плюс. Система прочитывает сложные номенклатурные наименования, которые состоят из множества цифр и букв, затем строчки документа проверяет бухгалтер, так мы получаем двойную перекрестную проверку данных - с помощью машины и человека.
Еще при распознавании сопоставляются номенклатурные карточки: система находит нужную карточку в каталоге 1С, а если ее нет - создает новую. Бухгалтеру остается подтвердить выбранные или вновь созданные карточки товаров, и это бережет каталог от “разбухания”.
В “Рекламе-АРТ” отмечают, что модуль распознавания сделал работу бухгалтерии более комфортной. Рассказывает Людмила Стрельцова, главный бухгалтер компании: “Теперь каждый раз думаю, как хорошо, что “Первичка” есть. Штатный работник мне больше не нужен, время на ввод документов сократилось раза в 4-7 точно, особенно по накладным, где 12-20 позиций и наименования одновременно на кириллице и латинице. Раньше привычно было оставаться порой на работе до 8-9 вечера, теперь такого нет. Когда у нас заканчивался пакет на распознавание, даже паника была: у меня еще накладные лежат с прошлого периода, что если я не успею их ввести сама? Теперь нам в индивидуальном порядке предложили большой пакет, я очень довольна. Уже рассказываем об этой программе, чтобы и другие пользовались ею”.
Узнайте о системе распознавания больше и начните работать на сайте www.b-kontur.by . Всем новым клиентам мы дарим 10 страниц для тестирования системы. Оставляйте заявку по ссылке.
Также вы можете задать вопросы в Viber +7 982 6105 008 или по почте kbtn@kontur.ru
АО «ПФ «СКБ Контур», ИНН 6663003127
