На обработку первички бухгалтер тратит до 70 % рабочего времени. Первичные документы нужно получить, без ошибок ввести в учетную программу, хранить в соответствии с правилами и систематизировать, чтобы быстро найти. Мы собрали советы по отладке работы с первичкой на каждом этапе.
Этап 1. Собрать первичные документы
Чтобы получить от директора и менеджеров первичные документы, бухгалтеру нужно постараться: писать письма, звонить и напоминать о задаче. Бумаги постоянно задерживаются на подписях, а иногда просто теряются. Если к процессу подключается почта или курьерская служба, отправитель очень неохотно тратит время и деньги на пересылку. Чтобы упростить этот процесс:
- Объясните начальству, как важно вовремя получать первичку, чтобы вести корректный учет и своевременно готовить отчеты. Это поможет не тратить деньги компании на пени и штрафы, не привлекать лишнего внимания проверяющих органов и вовремя получать вычеты. При необходимости продумайте механизм санкций для менеджеров, которые затягивают передачу документов.
- Принимайте сканы первичных документов, чтобы оперативно вносить их данные в учетную систему. Выберите канал связи, в котором файлы не будут теряться: корпоративная почта, чат в мессенджере или crm-система.
- Внедрите в своей компании электронный документооборот и привлекайте к нему контрагентов. Так вы исключите дубли в документах и различия данных у сторон сделки, ведь вся работа идет в одном файле. ЭДО позволит быстрее отправлять и получать документы, сэкономит деньги на бумаге и время на рутинных задачах.
- Предоставьте директору или менеджерам удаленный доступ к учетной программе, чтобы они могли самостоятельно и в удобное время заводить в нее накладные, выставлять счета, сверять расчеты. Но не забудьте ограничить их полномочия, чтобы они ничего не нарушили в учете.
Этап 2. Завести первичку в учетную систему
Обрабатывать первичку вручную — сложно и скучно. В каждом документе надо проверить правильность оформления, наличие всех обязательных реквизитов, соответствие данных. Даже самые внимательные бухгалтеры иногда допускают ошибки при ручной обработке документов из-за сложных наименований номенклатуры. Но эту простую механическую задачу можно и нужно автоматизировать. На бухгалтере желательно оставить только контроль правильности данных, которые распознала программа.
- В этом тоже поможет электронный документооборот: он позволяет не только быстро получать первичные документы, но и моментально принимать их к учету, избегая ошибок и потерь времени.
- Еще один важный элемент автоматизации – бухгалтерские программы, которые умеют получать из интернет-банка и разносить банковскую выписку.
- И самое простое техническое решение, которое ускоряет работу с первичкой в несколько раз, – программы для распознавания сканов первичных документов и последующего ввода их в учетную систему.
Первый продукт в Беларуси, который помогает автоматизировать работу с товарной накладной и товарно-транспортной накладной, – это тариф «Первичка» от Контур.Бухгалтерии. Он подойдет всем предпринимателям и организациям, которые получают много входящих ТН и ТТН и ведут учет в системе 1С. Суть работы проста:
- бухгалтер загружает в систему скан ТН или ТТН;
- система распознает все реквизиты и номенклатуру, данные о количестве, цене, штуках товара; если система сомневается в правильности распознавания поля, она выделит его цветом на черновике документа;
- бухгалтер проверяет корректность данных и проводит документ в бухгалтерской базе.
Такая схема позволяет бухгалтеру освободить время для более важных задач и уменьшает риск ошибок за счет двойной проверки данных, которую делают программа и бухгалтер.
Тариф «Первичка» от Контур.Бухгалтерии поможет упростить работу с накладными. Система подойдет всем компаниям, которые получают много входящих накладных и работают в учетной программе 1С:8 и 1С:7. Сервис умеет автоматически распознавать данные со сканов ТН и ТТН и заносить их в учет.
Вероника К., фрилансер: “Работаю бухгалтером и кроме основной работы имею небольшую подработку. Конечно, внесение накладных в 1С занимало много времени, прежде всего потому что нужно заводить карточки номенклатуры. Сервис позволил мне вносить накладные в 7 раз быстрее. Особенно мне нравится, что карточки номенклатуры в 1С обработка делает сама, я только проверяю. И ура, теперь я больше сплю)))”
Этап 3. Систематизировать документы и организовать хранение
Для хранения бумажной первички приходится покупать стеллажи, папки и бумаги, а некоторые компании с большим объемом документов даже выделяют для этого отдельные кабинеты-архивы. Так систематизация и поиск нужных документов при налоговой проверке становятся довольно сложными.
Перейдите частично или полностью на электронные документы, и тогда ваш архив не будет занимать место в пространстве: документы будут храниться на защищенном сервере оператора электронного документооборота, где их легко найти в любой момент.
Узнайте подробности по ссылке: https://b-kontur.by
Также вы можете задать вопросы на Viber +7 982 6105 008.
АО “ПФ “СКБ Контур”, ИНН 6663003127
