Учет командировочных расходов с подотчетными лицами

При направлении работника в зарубежную командировку возмещение расходов по найму жилого помещения может производиться по-разному: в сумме фактических расходов (с учетом ограничений) или в установленном размере (без документального подтверждения). Всегда ли можно возместить работнику подтвержденные документами расходы по найму жилья? А если имела место задержка в пути? Ответим на эти вопросы.

В четвертой практической экспертной конференции для бухгалтеров «Главбух-2020» принимала участие Елена Александровна Пещенко, консультант управления организации и мотивации труда главного управления труда и заработной платы Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь. Спикер обратила внимание слушателей на вопросы, которые часто возникают на практике у бухгалтеров. Рассмотрим их.

В определенных случаях для возмещения нанимателем командированному работнику расходов по проживанию используется стоимость одноместного номера в гостинице. Как определяется категория такого номера? Ведь от этого зависит размер командировочных расходов |*|. Рассмотрим данный вопрос с учетом мнения специалистов Минтруда и соцзащиты.

* Командировочные расходы

Сроки окончательного расчета с командированными работниками в настоящее время закреплены в 2 нормативных актах:

– Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117);

– Положении о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

Однако эти сроки в названных документах разные: в Инструкции № 117 – 15 рабочих дней, в Положении № 176 – 30 календарных дней.

У бухгалтеров возникает вопрос:

Сэкономить на суммах возмещения расходов по найму жилого помещения можно путем выдачи работнику, направляемому в командировку, корпоративной дебетовой карточки. Как осуществлять расчеты с работником, если корпоративную карточку ему выдали, а движение средств по ней отсутствует? Ответим на этот вопрос.

Общее правило составления авансового отчета при зарубежной командировке – расчет сумм расходов производится в валюте совершенных операций.

А если аванс выдавался в валюте страны командирования и установленные размеры возмещения командировочных расходов установлены в иной валюте? Как рассчитать сумму к утверждению по авансовому отчету, какой применять курс в расчетах, как определить сумму окончательного расчета с работником? Ответим на эти вопросы.

Работник, вернувшись из зарубежной командировки, должен отчитаться перед нанимателем о проделанной работе и израсходованных суммах.

Как правило, в организации такие формы отчетов разрабатываются самостоятельно с учетом требований к первичным учетным документам и правил делопроизводства.

Порядок и сроки представления отчета об израсходованных суммах (отчета о расходовании аванса), а также возврата неиспользованных сумм аванса определены Инструкцией № 117 [1] (п. 7 Положения № 176 [2]) |*|. Однако все ли моменты там предусмотрены? Читайте об этом в предлагаемом материале.

Авансовый отчет относится к числу первичных учетных документов, форму которых вправе разработать и утвердить сама организация. Практика ведения бухгалтерского учета подтверждает, что использование ранее установленной формы этого документа отвечает запросам большинства пользователей. Рассмотрим, каким образом отражается информация по расходам, связанным с зарубежной командировкой, в авансовом отчете и как их рассчитать.