В зарубежной командировке, как и в обычной, могут возникнуть непредвиденные ситуации (вынужденная задержка в пути, временная нетрудоспособность и др.), в которых требуется возместить работнику понесенные расходы.
Автор на практических ситуациях разъясняет порядок расчета указанных расходов.
Временная остановка в пути
День пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, определяйте по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы следует определять по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта (п. 23 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Определение даты пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, необходимо для определения продолжительности временной остановки и государства, в котором произошла остановка при следовании работника в служебную командировку за границу.
В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплату суточных |*| и возмещение расходов по найму жилого помещения производите в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка. Указанный порядок выплаты суточных не применяйте в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними (часть первая п. 27 Инструкции № 115).
* Информация о порядке возмещения суточных при загранкомандировках доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Пример 1. Временная остановка в пути на срок более 12 ч
Работник организации направлен в служебную командировку за границу в г. Гамбург (Германия) с 13 по 16 июля 2015 г. на служебном автомобиле для выполнения задания. Согласно представленным документам в оригинале (квитанции об оплате за проезд по платным дорогам, за стоянку, заправку, гостиницу и др.) работник пересекал государственные границы следующим образом:
Республика Беларусь – Польша: 13 июля 2015 г. в 10:40;
Польша – Германия: 13 июля 2015 г. в 23:10;
Германия – Польша: 16 июля 2015 г. в 09:00;
Польша – Республика Беларусь: 16 июля 2015 г. в 21:30.
Учитывая, что в данном случае работник находился на территории Польши 13,5 ч, то суточные ему возмещаются следующим образом:
– за 13 июля 2015 г. – по нормам, установленным законодательством для Польши (50 долл. США);
– за 14–16 июля 2015 г. – по нормам, установленным законодательством для Германии (40 евро).
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, в случае временной остановки в пути следования и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки, суточные выплачивают по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (часть вторая п. 27 Инструкции № 115).
За время остановки в пути следования по территории иностранного государства продолжительностью менее 12 ч (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки), связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой), суточные выплачивают по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, расходы по найму жилого помещения не возмещают (п. 28 Инструкции № 115).
За время задержки в пути без уважительных причин, произошедшей по вине командированного работника, заработную плату не сохраняют, суточные не выплачивают и расходы по найму жилого помещения |**| не возмещают (п. 29 Инструкции № 115).
** Информация о порядке возмещения расходов по найму жилого помещения в загранкомандировке доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Пример 2. Задержка в пути без уважительных причин
В организации работник был командирован в Германию с 6 по 10 июля 2015 г. на служебном автомобиле. Заданием на командировку предусматривалось участие работника в конференции 8 июля 2015 г. (начало в 12:00).
С учетом расстояния до места командировки и времени нахождения в пути согласно заданию на командировку работник должен был приехать к месту командировки (Германия) 8 июля 2015 г. для участия в конференции. Однако он без уважительных причин задержался в пути на территории Польши и прибыл в Германию 9 июля 2015 г. Следовательно, работник не выполнил задание на командировку: не принял участие в конференции 8 июля 2015 г.
В приведенном случае за 8 июля 2015 г. заработную плату командированному работнику не сохраняют, суточные не выплачивают и расходы по найму жилого помещения не возмещают.
Компенсацию командировочных расходов и выплату заработной платы за остальные дни служебной командировки производят в соответствии с нормами Инструкции № 115.
Отмена служебной командировки
В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов возможно осуществлять на основании подтверждающих документов в оригинале (часть вторая п. 30 Инструкции № 115).
Пример 3. Возмещение расходов по оформлению визы и покупке билетов
Работник организации согласно приказу нанимателя был направлен в служебную командировку в г. Прагу (Чехия) с 22 по 25 июля 2015 г. Он приобрел авиабилеты с соответствующими датами для перелета до г. Праги и обратно, оформил шенгенскую визу (60 евро).
В связи с производственной необходимостью на основании приказа нанимателя служебная командировка была отменена. Наниматель возместил работнику расходы по оформлению визы и по оплате установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов.
В данном случае расходы по оформлению визы и по оплате установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов включают в затраты как расходы на командировки, связанные с производственной деятельностью, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (проездных билетов, счетов, квитанций, копии страницы паспорта с визой и т.д.).
Пример 4. Оплата расходов за изменение даты вылета и перерегистрации авиабилета
Согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) с 20 по 22 июля 2015 г. При направлении работника в командировку организация приобрела авиабилеты на соответствующие даты для перелета самолетом до г. Санкт-Петербурга и обратно.
В связи с производственной необходимостью в организации на основании приказа нанимателя служебная командировка была продлена до 24 июля 2015 г. Наниматель произвел расходы по оплате за изменение даты вылета и перерегистрацию авиабилета.
В данном случае расходы по оплате за изменение даты вылета работника (с 22 на 24 июля 2015 г.) и перерегистрацию авиабилета включают в затраты как расходы на командировки, связанные с производственной деятельностью, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (проездных билетов, счетов, квитанций и т.д.).
Временная нетрудоспособность в командировке
В случае временной нетрудоспособности командированного работника за границей ему на общих основаниях возмещают расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, если командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командирования и обратно, а также выплачивают суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки |*|.
* Информация, касающаяся порядка отражения в бухгалтерском учете расходов по загранкомандировке, доступна всем на портале GB.BY
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки должны быть подтверждены документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства.
Срок командировки продлевается на дни временной нетрудоспособности командированного работника за границей (п. 31 Инструкции № 115).
Пример 5. Продление срока командировки из-за болезни
Работник командирован в Польшу для выполнения служебного задания на 60 дней. Во время нахождения в служебной командировке на территории Польши он был госпитализирован на 12 дней. Для окончания выполнения служебного задания срок командировки данному работнику был продлен на 12 дней, в результате чего время нахождения работника за границей фактически составило 72 дня.
В рассматриваемом случае суточные работнику за эти дни выплачивают на общих условиях следующим образом:
– с 1-го по 60-й день служебной командировки – в иностранной валюте в размерах норм суточных, установленных законодательством для работников, направляемых в краткосрочные командировки за границу (для Польши – 50 долл.);
– с 61-го по 72-й день служебной командировки – в иностранной валюте в размерах норм суточных, установленных законодательством для работников при командировках в пределах государства пребывания (для Польши – 22 долл.).
Справочно: расходы по приобретению работником, находящимся в служебной командировке за границей, лекарств в аптеке за иностранную валюту являются его личными расходами и компенсируются за счет суточных.
