Оформление ТН и ТТН возможно в виде электронного документа. Это определено п. 7 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».
В настоящее время практическое применение электронных накладных в республике еще не набрало больших оборотов. Главная причина – технические сложности в применении, поскольку использование электронных накладных требует наличия у участников сделки (продавца и покупателя) программных и технических средств, используемых для их создания, передачи, получения и хранения в установленном формате.
Однако прогресс не стоит на месте.
Какие организации могут применять электронные накладные?
Передачу и получение электронных накладных организации могут осуществлять только через оператора (операторов) электронного документооборота (далее – EDI-провайдер).
Поэтому и грузоотправитель, и грузополучатель должны иметь соглашения, заключенные с EDI-провайдером (п. 8.2 п. 8 гл. 2 Инструкции № 22/4).
В настоящее время аттестат оператора электронного документооборота имеют 5 резидентов: ООО «Современные технологии торговли», ООО «Электронные документы и накладные», ООО «Информационные производственные архитектуры», республиканское унитарное предприятие «Издательство "Белбланкавыд», республиканское унитарное предприятие «Производственное объединение «Белоруснефть».
Что следует сделать для участия в электронном документообороте?
Для участия в электронном документообороте в части электронных накладных организациям необходимо:
1) получить сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП);
2) получить легитимный GLN-номер.
Справочно: GLN (Global Location Number) переводится как глобальный номер места нахождения или глобальный идентификационный номер.
Это специальный международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С его помощью можно точно и кратко определить расположение юридических лиц, их функциональных подразделений и физических объектов – складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц;
3) подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника. Подключение к системе электронного документооборота и представление необходимых для подключения регистрационных данных осуществляются на основании соглашения, заключаемого с EDI-провайдером (гл. 2 Инструкции № 22/4).
Справочно: EDI (англ. Electronic data interchange – электронный обмен данными) – это серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений. Основная задача EDI – стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий. EDI в течение многих лет была и остается одной из наиболее распространенных форм осуществления электронной коммерции.
Какие сведения должны содержать электронные накладные?
Электронные накладные должны содержать:
– сведения и реквизиты, указанные в установленных законодательством формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной, за исключением подписей уполномоченных лиц.
Справочно: формы накладных установлены в приложениях 1 и 2 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58;
– международные идентификационные коды участников хозяйственной операции (GLN);
– международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы – Global Trade Item Number (GTIN)). Присваивается системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси. Код указывается в отношении товаров, подлежащих товарной нумерации и штриховому кодированию в соответствии с Положением о товарной нумерации и штриховом кодировании товаров (продукции) в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.05.2000 № 748. При этом в отношении указанных товаров заполнение граф электронных накладных осуществляется в т.ч. с учетом информации, содержащейся в межведомственной распределенной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров», функционирующей в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.08.2011 № 1116 «О применении межведомственной распределенной информационной системы «Банк данных электронных паспортов товаров».
Важно! Ограничения по использованию электронных накладных в зависимости от групп товаров отсутствуют.
