Одной из составляющих величин командировочных расходов являются затраты по проезду. В их числе следует выделять те, которые предусмотрены законодательством и могут иметь место по инициативе нанимателя, а также те, которые документально подтверждаются и могут быть приняты к учету в минимальной величине. Эти и другие обстоятельства диктуют особенности в отражении расходов по проезду в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим их более подробно.
При служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст.95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Все возмещаемые расходы по проезду представим в виде трех групп (см. схему):
Гарантированные законодательством расходы должны быть подтверждены документами
Порядок и размеры возмещения расходов по проезду определены Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
С учетом норм данной Инструкции выясним, какими документами должны быть подтверждены расходы по проезду (см. табл. 1).
Таблица 1
|
Вид расходов |
Оформляемые документы |
Обоснование по Инструкции № 35 |
|---|---|---|
|
1. Проезд к месту командирования и обратно |
Подлинные проездные документы, подтверждающие расходы по проезду |
Подп. 4.1 п. 4, п. 8 |
|
2. Расходы по бронированию и предварительной продаже билетов |
Представленные билеты на проезд, оформленные в установленном порядке |
Подп. 4.1 п. 4 |
|
3. Расходы за пользование постельными принадлежностями |
Квитанция на оплату, оформляемая по просьбе пассажира |
Подп. 4.1 п. 4 |
|
4. Стоимость набора питания |
Возмещается в случае, если она включена в цену проездного документа |
Подп. 4.1 п. 4 |
В случае приобретения билета через Интернет документами, подтверждающими расходы по проезду, в зависимости от вида перевозки будут следующие (см. табл. 2).
Таблица 2
|
Вид перевозки |
Оформляемые документы |
Обоснование |
|---|---|---|
|
1. Железнодорожная |
Самостоятельно распечатанный на бумажном носителе электронный билет в совокупности с иными документами, приложенными к авансовому отчету (приказ, счета на проживание и др.) |
Абз. 15 части второй п. 2, п. 72 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа железнодорожным транспортом общего пользования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.07.2015 № 609; письмо Минтранса Республики Беларусь от 11.05.2015 № 10-40/3939 |
|
2. Междугородняя автомобильная перевозка в регулярном сообщении |
Самостоятельно распечатанный на бумажном носителе электронный билет в совокупности с иными документами, приложенными к авансовому отчету (приказ, счета на проживание и др.) |
П. 47-1 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 972; абз. 6 п. 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107) |
|
3. Воздушная |
Самостоятельно распечатанный на бумажном носителе электронный билет; маршрут-квитанция на бумажном носителе; посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), подтверждающий, что пассажир воспользовался билетом; документ, подтверждающий оплату |
абз. 16 части первой п. 12, п. 106 Авиационных правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов, утвержденных постановлением Минтранса Республики Беларусь от 12.08.2009 № 70; абз. 6 п. 37 Инструкции № 107; постановление Минтранса Республики Беларусь от 28.06.2008 № 76 «Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» |
Как определить расходы по проезду при отсутствии подтверждающего документа
В ряде случаев при оформлении авансового отчета работник не прилагает документ, подтверждающий расходы по проезду (билет, например, может быть потерян). В таком случае при отсутствии подлинных проездных документов наниматель может возместить расходы по проезду на основании документов, подтверждающих факт поездки работника в командировку, например дубликат билета, справка, выданная перевозчиком. Допускается возмещение расходов по проезду в минимальном размере (независимо от используемого вида транспорта). Порядок определения минимальной стоимости проезда прописан части четвертой подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35 и может быть представлен в виде формулы:
минимальная стоимость проезда = расстояние поездки × тариф за 1 км проезда.
Расчет минимальной стоимости проезда необходимо выполнять с учетом следующей информации (см. табл. 3).
Таблица 3
|
Показатели |
Источник информации |
|---|---|
|
Расстояние поездки |
Таблица 1 приложения к приказу Минтранса Республики Беларусь от 12.04.2012 № 175-Ц «Об утверждении рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь» |
|
Тариф за 1 км проезда |
Таблица 2 приложения 1 к постановлению Минэкономики Республики Беларусь от 14.12.2015 № 70 «О тарифах на перевозки пассажиров, багажа и грузобагажа железнодорожным транспортом общего пользования на городских, региональных и межрегиональных линиях» |
<...>
Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"
