В загранкомандировку с рублевой карточкой: как отразить в учете списание суточных

При поездке в загранкомандировку работнику все чаще выдается платежная корпоративная карточка. Как бухгалтеру отразить в учете использование (списание) денежных средств с нее? может ли командированный работник расплатиться такой карточкой в магазине, приобретая, например, колбасу в счет суточных? каким образом работнику составить авансовый отчет?

Ответы на эти вопросы вы найдете в разъяснениях автора.

Общие условия использования рублевой корпоративной дебетовой карточки

Отправить работника в загранкомандировку с выдачей корпоративной дебетовой карточки наниматель может при выполнении следующих условий:

1) карточка открыта к текущему (расчетному) счету в белорусских рублях;

2) на счет, к которому оформлена корпоративная карточка, зачислены денежные средства в достаточной сумме;

3) в банке закреплена возможность совершения платежей и снятия наличной валюты;

4) выдача корпоративной карточки рассматривается как обеспечение работника при поездке в загранкомандировку авансом.

 

Важно! Порядок учета корпоративных карточек в организации законодательством не установлен. Наниматель вправе определить его самостоятельно с учетом своих потребностей в информации о карточках.

В целях контроля за движением и сохранностью корпоративных карточек в организации целесообразно вести журнал регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек. Форма такого журнала утверждается в учетной политике организации.

Пример 1. Порядок заполнения журнала по учету карточек

Организация получила корпоративную дебетовую карточку для доступа к текущему счету в белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками работников. Корпоративная карточка выдана работнику.

 

Журнал регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек

 

Номер карточки

Дата выдачи карточки

Цель выдачи карточки

ФИО лица, получившего карточку

Сроки использования карточки

Подпись лица, получившего карточку

Дата возврата карточки

4444000011112222

01.08.2016

Командировочные расходы

Иванов И.И.

15.08.2016

Иванов

18.08.2016

 

Возможность использования корпоративной карточки, открытой к счету в белорусских рублях, для проведения операций в иностранной валюте устанавливается договором об использовании карточки (п. 25 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34; далее – Инструкция № 34).

 

Подтверждаем совершение операции по счету при использовании карточки

Операции с использованием банковских платежных карточек могут проводиться в валюте, которая отличается от валюты счета или счета по учету кредитов, если договором об использовании карточки или кредитным договором предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по соответствующим счетам (п. 29 Инструкции № 34). При этом валютно-обменные операции при использовании карточки отражают по обменному курсу (п. 30 Инструкции № 34):

– установленному банком, выпустившим в обращение карточку;

– платежной системы, например Visa, MasterCard.

При использовании карточки в банкомате, инфокиоске, платежном терминале, принадлежащих банку-эмитенту (обслуживаемых банком-эмитентом), либо посредством иных технических устройств или услуг в порядке, установленном банком-эмитентом, валютно-обменные операции по счету клиента отражаются по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, действовавшему на дату и время проведения операции держателем карточки (п. 31 Инструкции № 34).

Факт совершения операции по счету при использовании корпоративной карточки подтверждается карт-чеком (пп. 2, 33, 34 Инструкции № 34). Документом, подтверждающим проведение таких операций, является выписка по счету, в которую включена информация о совершенных за определенный период операциях, в т.ч. об обменном курсе, который при этом применялся (п. 38 Инструкции № 34).

 

Работник обязан представить авансовый отчет в подтверждение расходов по карточке

После возвращения из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные им расходы. Срок представления авансового отчета – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из загранкомандировки (исключая день прибытия) (п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185).

Правила составления авансового отчета следующие:

Шаг 1. Авансовый отчет составляем в валюте совершенных операций на фактически израсходованные в командировке суммы. Исключение – суточные, которые включаем в отчет в валюте счета (белорусские рубли) исходя из размера установленной законодательством нормы (п. 30 Инструкции № 185).

Шаг 2. Командировочные расходы, в т.ч. суточные, указываем в белорусских рублях по обменному курсу на основании выписки по счету (пп. 30, 35 Инструкции № 185).

Важно!  Иногда на дату составления авансового отчета в выписке по счету все расходные операции могут быть не отражены. В таком случае полученная (использованная) работником сумма в валюте на основании карт-чеков пересчитывается в белорусские рубли исходя из официального курса на дату составления авансового отчета (п. 30 Инструкции № 185).

Шаг 3. Командировочные расходы, произведенные за счет личных денежных средств, и суточные, причитающиеся по норме, но не полученные работником под отчет, рассчитываются по официальному курсу на дату составления авансового отчета (п. 30 Инструкции № 185).

Бухгалтерский учет командировочных расходов, осуществленных с помощью карточки

Ситуация. Командированному работнику выдана корпоративная карточка

Работник организации (главный инженер) направлен в служебную командировку в г. Ганновер (Германия) сроком на 4 дня с 11.07.2016 по 14.07.2016.

Для оплаты расходов в командировке ему выдана корпоративная карточка, открытая к текущему счету в белорусских рублях. На счет 08.07.2016 зачислены денежные средства в сумме 1 249 бел. руб., рассчитанные с учетом срока командировки и установленных законодательством норм:

– суточные за 4 суток – 160 евро (40 евро × 4 дня);

– расходы по найму жилого помещения – 400 евро (100 евро × 4 дня).

Билеты оплачены в безналичном порядке.

Работник 18.07.2016 представил авансовый отчет, к которому приложил карт-чек о снятии 150 евро (суточные), карт-чек и счет на оплату услуг гостиницы с 11.07.2016 по 14.07.2016 (4 дня) на сумму 300 евро.

В выписке по счету, к которому оформлена корпоративная карточка, отражено списание:

12.07.2016 – 334 руб. 28 коп. (150 евро по обменному курсу 2,2285);

15.07.2016 – 668 руб. 79 коп. (300 евро по обменному курсу 2,2293).

Официальный курс евро на 18.07.2016 – 2,2284 руб.

Карточка с остатком неиспользованных средств работником возвращена.

В данном случае в авансовом отчете надо указать:

– суточные в пределах установленных норм – 356 руб. 56 коп. (334 руб. 28 коп. + 10 евро × 2,2284);

– расходы на проживание в гостинице – 668 руб. 79 коп. (300 евро × 2,2293).

Итого расходов на сумму 1 025 руб. 35 коп. (356 руб. 56 коп. + 668 руб. 79 коп.).

Остаток денежных средств на карточке составил 223 руб. 65 коп.

Задолженность перед работником в окончательный расчет – 10 евро, или 22 руб. 28 коп. (10 евро × 2,2284). Такой расчет производят в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу на дату составления отчета (п. 35 Инструкции № 185). Задолженность нанимателя перед работником по командировке должна быть погашена не позднее 30 дней с момента подачи авансового отчета (п. 51 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115).

<...>


Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Читайте также

Рубрики
Наверх
http://www.gb.by/aktual/bukhgalterskii-uchet/v-zagrankomandirovku-s-rublevoi-kartochk

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.