Оформление первичных учетных документов для списания топлива всегда вызывало у бухгалтеров вопросы. В материале автор расскажет, как правильно оформить документы и какие ошибки при этом допускаются чаще всего.
Официально использование путевых листов при осуществлении транспортной деятельности при автомобильных перевозках отменено (подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). Тем не менее списание топлива в организации должно быть подтверждено документально.
Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133; далее – Инструкция № 133). Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка. Данная норма на сегодняшний день является действующей.
Организация вправе самостоятельно разработать ПУД. За основу можно взять ранее применявшуюся форму путевого листа. При этом следует учесть требования, предъявляемые к ПУД п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З). Так, согласно п. 4 ст. 9 Закона № 57-З разработанную форму следует утвердить в учетной политике.
Типичной ошибкой на практике является использование «старой» формы путевого листа без утверждения ее в учетной политике организации.
Справочно: ПУД должны содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы также могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено Налоговым кодексом Республики Беларусь (далее – НК) (ст. 169 НК). Таким образом, для целей как бухгалтерского, так и налогового учета по-прежнему требуется документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием составления ПУД для списания стоимости топлива на затраты. При отсутствии ПУД отнести на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, стоимость израсходованного топлива нельзя.
Для отнесения сумм использованного топлива на затраты необходимо подтвердить их производственный характер. Исходя из практики организациям рекомендуется в ПУД указывать день и время использования автомобиля, маршрут передвижения, расход топлива по факту и по нормам, а также другие сведения, необходимые для подтверждения использования автомобиля в производственных целях. Это особо важно, когда у организации имеются на балансе объекты непроизводственного характера, а также осуществляются перевозки, не связанные с производством.
Необходимо также обратить внимание, что использование накопительных ведомостей путевых листов, где указаны только количественные показатели, но отсутствуют стоимостные показатели для целей включения стоимости израсходованного топлива в затраты, учитываемые при налогообложении, не правомерно. Такой подход недопустим для отражения стоимости израсходованного топлива и в целях бухгалтерского учета. В данном случае организации рекомендуется на основании этой ведомости дополнительно составить ПУД, который будет содержать реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З, например, акт на списание топлива.
Типичной ошибкой является списание израсходованного топлива на затраты, учитываемые при налогообложении, без ПУД и (или) на основании накопительных ведомостей путевых листов без отражения в них стоимостных показателей.
Таким образом, учет и списание топлива следует производить, руководствуясь нормами гл. 4 Инструкции № 133, при наличии ПУД, оформленного в соответствии с Законом № 57-З. В противном случае организация может столкнуться с доначислением налога на прибыль в связи с неправомерным включением в состав затрат использованного топлива.
