Ситуация
Организация использует личные автомобили работников в служебных целях
В организации кроме сотрудников, работающих по трудовым договорам, по мере необходимости для выполнения работ (оказания услуг) привлекаются физические лица по гражданско-правовым договорам. И те, и другие для выполнения работ порой используют личные автомобили.
Рассмотрим:
– как отражать в бухгалтерском учете и учитывать при налогообложении прибыли расходы на возмещение стоимости топлива работнику при использовании им личного автомобиля в служебных целях;
– как отражаются такие же расходы, если физическое лицо выполняет работу (оказывает услугу) по гражданско-правовому договору.
Использование работниками личного автомобиля в служебных целях
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации. Ее размер и порядок выплаты определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК [1]).
При использовании работником своего имущества для нужд нанимателя оно не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем – работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.
Письмом № 2-2-9/1632 [2] разъяснено, что, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в НК [3] как не учитываемые и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.
Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:
– соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
– документальное подтверждение факта использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;
– наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.
В приведенной ситуации топливо изначально приобретается работником, а затем его стоимость возмещается организацией.
Оприходование горюче-смазочных материалов организация должна производить на основании товарно-транспортной накладной и (или) других первичных учетных документов (п. 78 Инструкции № 133 [4]).
Возмещение использованных средств
Допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров в интересах юридического лица (п. 75 Инструкции № 117 [5]). Лица, израсходовавшие личные денежные средства в белорусских рублях, имеют право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица (часть третья п. 89 Инструкции № 117 [5]).
Справочно: юридическое лицо осуществляет расчеты наличными белорусскими рублями с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня (п. 97 Инструкции № 117).
К отчету об израсходованных суммах прилагаются документы, подтверждающие расходы по текущим операциям, например:
– платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара, оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму;
– квитанция о приеме наличных денежных средств;
– платежный документ и карт-чек – в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек;
– карт-чек – в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в т.ч. систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка.
Бухучет
Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции № 133).
В бухгалтерском учете стоимость приобретенного топлива отражается записью:
Д-т 10 «Материалы» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Стоимость топлива, фактически израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания топлива на затраты производства могут являться:
– накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива;
– карточки учета расхода топлива за отчетный период.
Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции № 133 ).
Напомним, что в настоящее время субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета № 7 [6]).
При этом для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о характере работы автомобиля. Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. по ранее использовавшейся форме) либо иной документ, определенный организацией.
Сведения, содержащиеся в путевом листе (ином аналогичном документе), должны позволять установить производственный характер использования автомобиля для обоснованного включения стоимости израсходованного топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли. Так, целесообразно указывать день и время использования автомобиля, маршрут передвижения, другие сведения, необходимые для подтверждения производственного характера использования автомобиля.
Отдельные программные продукты содержат, например, карточки учета расхода топлива, которые составляются только в количественном выражении. Организации могут применять самостоятельно разработанный акт на списание топлива, содержащий обязательные сведения, предусмотренные для первичного учетного документа. Такой акт составляется на основании карточек учета расхода топлива. Затраты на топливо, использованное в производственных целях, отражаются записями:
Д-т 20, 23, 25, 26, 44 и др. – К-т 10
Затраты на топливо в налоговом учете
К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:
– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК ).
К нормируемым затратам относятся затраты на оплату стоимости топливноэнергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
С 1 января 2020 г. в состав нормируемых затрат включаются затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм, установленных:
– руководителем организации самостоятельно;
– путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию (п. 6 Указа № 503 [7]).
Если транспортная услуга выполняется в рамках гражданско-правового договора
В договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (ст. 663 ГК [8]).
Цена работы может быть определена путем составления сметы.
Если выполняется работа (оказывается услуга) по гражданско-правовому договору, расходы на топливо исполнителя могут быть:
– включены в состав вознаграждения за выполненную работу (оказанную услугу);
– отдельно предусмотрены в договоре подряда (оказания услуг) как компенсируемые издержки подрядчика, кроме вознаграждения.
Таким образом, если выполняется работа (оказывается услуга) по гражданско-правовому договору, расходы на топливо в цене договора подряда (оказания услуг) (включенные в состав вознаграждения либо отдельно предусмотренные в договоре подряда (оказания услуг) как компенсируемые издержки подрядчика) следует отражать в бухгалтерском учете следующим образом:
Д-т 20, 25, 26, 44 и др. – К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
