При продаже товаров населению предприятия, осуществляющие розничную торговлю, принимают от покупателей наличные денежные средства и (или) банковские пластиковые карточки с обязательным применением кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем. Модели этих платежных технических средств должны быть включены в Государственный реестр. Данный порядок определен постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 09.01.2002 № 18/1 "О приеме наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) и о некоторых вопросах использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем" (далее – постановление № 18/1).
Внимание! Постановление № 18/1 утрачивает силу с 14 октября 2011 г. (за исключением подп. 2.1 п. 2, вступившего в силу с 1 июля 2011 г., и п. 4, вступившего в силу с 6 июля 2011 г.) в связи с изданием Положения о порядке использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16 и постановление № 924/16 соответственно).
Терминология применяемых технических средств в качестве средств расчета
Основные термины и определения современного оборудования, используемого для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг, приведены в СТБ 1393-2003 "Торговля. Термины и определения" (постановление Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 28.04.2003 № 22).
Под термином "кассовый суммирующий аппарат" (далее – КСА) следует понимать электронное устройство, предназначенное для выполнения кассовых операций регистрации расчетов за реализованные товары, для сбора, сохранения и выдачи финансовой информации, а также печати платежных документов (СТБ 1364.1).
Термин "специальная компьютерная система" (далее – СКС) означает систему, построенную на базе средств вычислительной техники, КСА и каналов связи, предназначенную для выполнения кассовых операций, автоматизации обработки данных при реализации товаров, регистрации, учета, накопления, сохранения этих данных, выдачи финансовой информации, а также для печати (оформления) платежных документов (СТБ 1364.1).
Термин "платежный терминал" приведен в подп. 2.31 п. 2 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 74 (далее – Инструкция № 74), и означает электронное программно-техническое (электронный терминал) или механическое (импринтер) устройство, предназначенное для регистрации операций, совершаемых с использованием банковских пластиковых карточек, с последующим формированием карт-чека.
Кассовое оборудование – кассовый суммирующий аппарат, в т.ч. совмещенный с таксометром, специальная компьютерная система, билетопечатающая машина, используемые для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров (п. 2 Положения № 924/16).
При расчетах с покупателями необходимо обеспечить применение банковских пластиковых карточек
В настоящее время на субъектов хозяйствования возложена обязанность использовать при расчетах с покупателями банковские пластиковые карточки (подп. 2.1 п. 2 постановления № 18/1). Так, юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие розничную торговлю в торговом объекте с торговой площадью от 650 м2 и более, обязаны обеспечить в нем прием наличных денежных средств и осуществление расчетов с использованием банковских пластиковых карточек при продаже товаров, с применением системных КСА и (или) СКС, модели (модификации) которых включены в Государственный реестр, и платежных терминалов для регистрации операций, производимых с использованием банковских пластиковых карточек, а также дифференцированный учет данных о товарах.
Субъекты хозяйствования, осуществляющие торговлю на объектах: магазины, павильоны с торговым залом, магазины-склады; торговые объекты общественного питания, при получении выручки по каждому торговому или иному объекту от продажи товаров за предыдущий календарный год в размере более 15 000 базовыхвеличин (БВ) обязаны установить в этом торговом объекте или ином объекте платежные терминалы для регистрации операций, производимых с использованием банковских пластиковых карточек. При этом количество устанавливаемых терминалов должно составлять в процентном отношении к количеству кассовых кабин либо контрольно-кассовых узлов указанных объектов в течение первого календарного года не менее 50 %, в течение второго календарного года – 100 % (подп. 2.1 п. 2 постановления № 18/1).
При создании объектов, осуществляющих деятельность и включенных в приложение 1 к постановлению № 18/1, которые расположены в районных и областных центрах, городах областного подчинения и г. Минске, юридические лица и индивидуальные предприниматели должны установить в этом торговом объекте (или ином объекте) платежные терминалы в количестве по отношению к количеству кассовых кабин либо контрольно-кассовых узлов указанных объектов 100 %.
Данные требования сохранены и в постановлении № 924/16.
Учтите изменения, которые произойдут в применении кассового оборудования
Юридические лица и индивидуальные предприниматели до 1 июля 2012 г. вправе принимать наличные денежные средства при реализации товаров с использованием торговых автоматов без применения кассового оборудования (подп. 2.1 п. 2 постановления № 924/16).
При продаже товаров с 1 июля 2012 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели смогут принимать наличные денежные средства и (или) банковские пластиковые карточки в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь с применением автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов со встроенным кассовым оборудованием для обеспечения регистрации и некорректируемого учета принятых наличных денежных средств и печати платежного документа либо со средством контроля налоговых органов (подп. 2.2 п. 2 постановления № 924/16).
Постановление № 924/16 вводит новое понятие – средство контроля налоговых органов. Под ним следует понимать специальное электронное устройство для сбора, обработки и передачи информации о денежном обороте посредством сотовой подвижной электросвязи в центр обработки данных. Установку данного средства контроля намечено осуществлять с 1 июля 2012 г. в автоматические электронные аппараты, торговые автоматы. До 1 июля 2012 г. МНС обязано определить порядок установки, обслуживания, снятия средства контроля налоговых органов.
РУП "Информационно-издательский центр по налогам и сборам" осуществляет установку, обслуживание, снятие средства контроля налоговых органов, а также функции центра обработки данных в порядке, определенном МНС (подп. 2.3 п. 2 постановления № 924/16).
До 1 июля 2013 г. приостановлено действие требования о замене КСА (за исключением КСА, используемых в своей деятельности банками), в т.ч. совмещенных с таксометрами, и билетопечатающих машин, зарегистрированных в налоговом органе, по истечении 6 лет с даты их первой регистрации в налоговом органе (подп. 2.4 п. 2 постановления № 924/16). Данная мера принятав целях сокращения расходов субъектов хозяйствования на замену кассового оборудования.
Порядок регистрации (снятия с регистрации)КСА и (или) СКС
Основным документом, регламентирующим порядок регистрации (снятия с регистрации) КСА и (или) СКС в налоговых органах, является Инструкция о некоторых вопросах о регистрации в инспекциях Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, квитанций, применяемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденная постановлением МНС РБ от 03.09.2004 № 100 (далее – Инструкция № 100).
КСА и СКС необходимо регистрировать в инспекциях по месту постановки на учет субъекта предпринимательской деятельности до их применения указанным субъектом и при наличии договора на их техническое обслуживание и ремонт, а также при условии установки на них в порядке, предусмотренном законодательством, средств контроля.
Для регистрации КСА и (или) СКС субъекту хозяйствования необходимо представить в инспекции МНС следующие документы:
– заявление по форме, приведенной в приложении 1 к Инструкции № 100;
– список КСА и (или) СКС, представленных для регистрации в инспекцию МНС по форме, приведенной в приложении 2 к Инструкции № 100;
– акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков с приложением отчета (кассового чека) с показаниями суммирующего денежного счетчика по каждому аппарату (системе) по форме, приведенной в приложении 3 к Инструкции № 100.
Кассовое оборудование подлежит регистрации в инспекции МНС в течение 5 рабочих дней со дня представления вышеуказанных документов.
Регистрацию КСА и (или) СКС, выданных из резерва центра технического обслуживания (далее – ЦТО) на время ремонта вышедших из строя аппаратов и систем, производят в инспекции МНС по месту постановки на учет ЦТО.
При необходимости проведения замены аппарата и (или) системы, сданных в ремонт, на аналогичное оборудование из резервного фонда ЦТО заполняют акт о снятии показаний контрольных и денежных счетчиков перед сдачей (отправкой) в ремонт и при приемке (возврате) из ремонта и при переводе их на нули по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 100, который прикладывают к отчету кассира.
Техническое освидетельствование КСА и (или) СКС
При выявлении нарушений порядка ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами контролирующие органы вправе изымать КСА и (или) СКС для направления их на техническое освидетельствование (п. 1 постановления Совета Министров РБ от 28.04.2010 № 641 "О некоторых вопросах изъятия кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин и таксометров для технического освидетельствования и признании утратившимисилу отдельных постановлений Совета Министров Республики Беларусь"). Порядок изъятия кассового оборудования и направления его на техническое освидетельствование с оформлением акта изъятия (возврата) КСА, СКС, билетопечатающих машин, таксометров, а также акта передачи (возврата) КСА, СКС, билетопечатающих машин, таксометров для технического освидетельствования определен постановлением МНС РБ от 11.06.2010 № 49 "Об утверждении Положения о порядке изъятия кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин и таксометров для технического освидетельствования".
Термин "техническое освидетельствование КСА и (или) СКС" означает комплекс работ по проверке находящегося в эксплуатации у пользователя КСА и (или) СКС с целью установления его соответствия техническим требованиям (государственным стандартам), технической документации и эталонному образцу. Техническое освидетельствование КСА и СКС осуществляет НПРУП "Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации". Расходы на проведение технического освидетельствования возмещают субъекты хозяйствования, направившие КСА и (или) СКС на техническое освидетельствование (при их соответствии установленным требованиям государственных стандартов и эталонному образцу), или владельцы КСА и (или) СКС (при их несоответствии требованиям государственных стандартов и эталонному образцу) в установленном законодательством порядке (п. 5 Инструкции о порядке организации и проведения технического освидетельствования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин и таксометров, утвержденной постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 03.03.2003 № 9).
Если в результате технического освидетельствования установлены факты несанкционированного доступа в КСА и (или) СКС с целью уничтожения данных о денежных оборотах, то к субъектам хозяйствования, допустившим данные нарушения, применяется ответственность в соответствии с законодательством РБ.
К сведению! За нарушение порядка использования КСА и (или) СКС и (или) платежных терминалов при продаже товаров, а также отсутствие указанного оборудования для приема наличных денежных средств при продаже товаров предусмотрена ответственность для субъектов хозяйствования в виде наложения штрафа на юридическое лицо от 10 до 200 БВ (ст. 12.20 Кодекса РБ об административных правонарушениях).
Отчетность по использованию КСА и СКС
Порядок ведения отчетности по используемым КСА и (или) СКС в настоящее время регулирует Инструкция о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденная постановлением МНС РБ от 09.09.2004 № 103 (далее – Инструкция № 103).
По сути, постановление № 924/16 объединило в себе вопросы, регулируемые постановлением № 18/1 и Инструкцией № 103. Поэтому до 14 октября 2011 г. по вопросам отчетности по использованию КСА и СКС необходимо руководствоваться Инструкцией № 103, а с 14 октября 2011 г. – постановлением № 924/16.
Рассмотрим в табл. 1 основные требования по представлению отчетности в действующих и планируемых условиях при применении КСА и (или) СКС.
Документальное оформление операций при проведении расчетов посредством банковских пластиковых карточек
Расчеты, проводимые с использованием банковских пластиковых карточек, получили широкое распространение в настоящее время. Для большинства торговых организаций их использование продиктовано законодательством, иные субъекты хозяйствования применяют карточки в расчетах по своему усмотрению. Порядок осуществления расчетов по операциям, совершаемым при использовании банковских пластиковых карточек, определен Инструкцией № 74.
С целью использования банковских пластиковых карточек как средства платежа в расчетах с покупателями торговым организациям необходимо заключить договор эквайринга с банком-эквайером, согласно которому банк будет собирать и обрабатывать поступающую от организаций торговли информацию для проведения безналичных расчетов. На основании данного договора производится расчетное обслуживание торговых организаций, а также могут быть предусмотрены установка в торговом объекте необходимого оборудования (терминала) и ряд услуг (например, обучение сотрудников оформлению операций с использованием карт, их консультирование и т.д.).
Зачисление денежных средств на расчетный счет торговой организации по произведенным операциям с банковскими пластиковыми картами производит банк-эквайер по данным переданных карт-чеков (иных документов) на бумажном носителе или в электронном виде. Поступившие документы подлежат обработке, и банк-эквайер оформляет платежные инструкции для проведения безналичных расчетов, которые направляет банку-эмитенту. На их основании банк-эмитент зачисляет денежные средства на расчетный счет торговой организации.
Внимание! Наиболее распространенной ошибкой при проведении расчетов с использованием пластиковых карточек является то, что субъекты хозяйствования проводят расчеты через терминал, не дублируя суммы покупки через КСА и (или) СКС. В связи с этим следует учитывать, что кассир (иное уполномоченное лицо) обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, через КСА и (или) СКС и в подтверждение сумм принятых наличных денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, выдавать покупателю (потребителю) чек КСА и (или) СКС (п. 12 Инструкции № 103).
Аналогичная норма сохранена и в Положении № 924/16. Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств (в т.ч. авансовые платежи, задаток и денежные средства, принимаемые в качестве залога) и (или) денежных средств при продаже товаров с использованием банковских пластиковых карточек через кассовое оборудование. В подтверждение принятия указанных сумм кассир обязан выдать покупателю (потребителю) платежный документ, подтверждающий оплату товара, а также поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег кассового оборудования (при его наличии) или иное место аналогичного назначения (п. 17 Положения № 924/16).
Заполним книгу кассира-операциониста без ошибок
Книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя организации и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом в организации, и печатью. Записи в ней производят ежедневно в хронологическом порядке, без помарок. В случае внесения исправления в книгу таковые заверяют подписями кассира-операциониста и руководителя субъекта хозяйствования. Книгу необходимо хранить в месте установки кассового оборудования, здесь же должны быть документы, подтверждающие выдачу перед началом рабочего дня, смены наличных денежных средств авансом для расходных операций (пп. 9, 11–15 Инструкции № 103).
К сведению! С 1 июля 2011 г. размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на одно рабочее место кассира, уполномоченное лицо должен быть закреплен приказом руководителя организации.
В табл. 2 представлен порядок заполнения книги кассира-операциониста.
Представим на условном примере порядок заполнения книги кассира-операциониста исходя из данных "Z-отчета" за текущий день торговой организации ООО "Астра", использующей в своей торговой деятельности КСА марки "Меркурий" и платежный терминал для проведения расчетов с покупателями по банковским пластиковым картам.
Пример 1
По данным книги кассира-операциониста нарастающий оборот на начало текущего дня составил 2 240 361 310 руб. За текущий день выручка от реализации товаров составила:
– при проведении расчетов с покупателями наличными денежными средствами – 20 053 520 руб.;
– проведении расчетов посредством банковских карт – 7 820 000 руб.
Выплаты наличных денежных средств покупателям, возвратившим товар, составили 108 000 руб. В начале текущего дня на размен выдано наличных денежных средств на сумму 100 930 руб.; сдано в центральную кассу для сдачи в банк (инкассация) – 19 000 000 руб. Остаток наличных денежных средств в ящике КСА на конец смены – 1 046 450 руб. В конце смены в кассу сдана наличная выручка текущего дня – 945 520 руб. Нарастающий оборот на конец текущего дня составил 2 268 234 830 руб.
"Z-отчет" за текущий день выглядит следующим образом:
Книга кассира-операциониста на конец текущего дня должна быть заполнена следующим образом:
Учет кассовых операций
В бухгалтерском учете выручку от реализации необходимо отражать в сумме, исчисленной на момент ее признания в соответствии с учетной политикой организации. Нередко в организациях, занимающихся розничной торговлей, совпадают моменты отгрузки товаров и их оплаты, поэтому в большинстве случаев они применяют метод определения выручки "по оплате".
Рассмотрим типовые бухгалтерские записи по отражению выручки от реализации товаров в розничной сети при осуществлении расчетов наличными денежными средствами при условии, что организация ведет учет товаров по продажным ценам, а выручку от реализации отражает по мере оплаты (см. табл. 3).
При проведении расчетов с использованием банковских пластиковых карточек в организациях розничной торговли, применяющих в соответствии с учетной политикой метод определения выручки "по оплате", выручка от реализации должна быть признана в бухгалтерском и налоговом учете – в момент проведения расчетов с покупателем (карт-чек служит ее подтверждением). Иными словами, при проведении расчетов по банковским пластиковым картам выручку отражают аналогично отражению выручки при продажах за наличный расчет.
При проведении расчетов посредством банковских пластиковых карточек дата проведения платежа по терминалу и дата зачисления денежных средств на расчетный счет от банка-эмитента не совпадают, т.е. фактически денежные средства несколько дней находятся в пути. В бухгалтерском учете для отражения движения денежных средств (переводов) в пути используют субсчет 57-4 "Переводы в пути по банковским картам" к счету 57 "Переводы в пути". По дебету данного счета отражают стоимость проданных товаров с оплатой в порядке списания денег с банковских пластиковых карт, а по кредиту – зачисление снятых с банковских пластиковых карт покупателей денежных средств на текущий счет организации.
Рассмотрим на условном примере порядок отражения выручки от реализации товаров при проведении расчетов с использованием банковских пластиковых карт.
Пример 2
Организация розничной торговли реализовала товары покупателю по розничной цене 1 200 000 руб., в т.ч.: НДС (по ставке 20 %) – 200 000 руб.; торговая надбавка – 400 000 руб.; покупная стоимость товара – 600 000 руб. Покупатель оплатил товар банковской пластиковой карточкой.
Комиссия банка-эквайера составила 30 000 руб. На расчетный счет зачислены денежные средства от банка-эмитента в сумме, уменьшенной на размер удержанной банком комиссии.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи (см. табл. 4):
