Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон) в ст. 6 "Организация бухгалтерского учета. Учетная политика организации" установлены основные принципы организации учетной работы.
Так, руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения.
Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.
В зависимости от объема учетной работы руководитель организации вправе:
1) создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
2) ввести в штат должность бухгалтера;
3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;
4) вести учет лично в случаях, предусмотренных законодательством.
С учетом важности должности главного бухгалтера особую актуальность приобретает правильность оформления увольнения с нее.
Соблюдаем порядок увольнения главного бухгалтера
Трудовой договор (контракт) с главным бухгалтером, как и с любым другим сотрудником организации, может быть прекращен по основаниям, предусмотренным в ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).
Справочно: основаниями прекращения трудового договора являются:
1) соглашение сторон (ст. 37 ТК);
2) истечение срока трудового договора (пп. 2 и 3 ст. 17 ТК), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по собственному желанию (ст. 40 ТК), или по требованию работника (ст. 41 ТК), или по инициативе нанимателя (ст. 42 ТК);
4) перевод работника с его согласия к другому нанимателю или переход на выборную должность;
5) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;
6) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 44 ТК);
7) расторжение трудового договора с предварительным испытанием (ст. 29 ТК).
Кроме того, трудовой договор с главным бухгалтером может быть прекращен в случаях однократного грубого нарушения им трудовых обязанностей, а также в случае совершения им виновных действий как работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя (ст. 47 ТК). Важно учитывать, что подп. 2.10 п. 2 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" предусматривает дополнительные основания досрочного расторжения контракта.
Таким образом, в ряде случаев могут возникать обстоятельства, требующие особого подхода к процедуре увольнения главного бухгалтера. Перед увольнением главного бухгалтера возможно приглашение аудиторской организации для проведения аудита, что позволит выявить допущенные ошибки и недостатки в работе главного бухгалтера, а также состояние дел бухгалтерского учета. При заключении договора на проведение аудита целесообразно указать срок завершения работ до увольнения и передачи дел, а также содержание и объем работ по специальному аудиторскому заданию (желательна проверка за период после последней налоговой проверки или за период работы главного бухгалтера).
Чаще всего в практике имеет место увольнение главного бухгалтера и одновременное принятие на эту должность нового работника. В таком случае руководитель должен издать приказ о приеме-передаче дел в связи с увольнением главного бухгалтера. В этом приказе можно одновременно отразить увольнение главного бухгалтера и назначение нового, но прием и увольнение могут быть оформлены отдельными приказами. Приказ должен быть издан заблаговременно до увольнения главного бухгалтера. Причем срок зависит от объема подлежащих передаче документов: это может быть 1 день, неделя. Если организация большая и требуется передавать много дел, оправдано создать комиссию по передаче дел, а ее состав закрепить в приказе. Принимать на одну должностную единицу 2 работников нет оснований. Поскольку процедура приема-передачи дел при смене главного бухгалтера законодательством не регламентирована, порядок приема-передачи дел возможно установить в локальном нормативном правовом акте. Кроме того, на время приема-передачи дел может быть оформлен срочный трудовой договор с новым главным бухгалтером. После увольнения главного бухгалтера с временным работником заключают трудовой договор (контракт) по вакантной должности главного бухгалтера. Производить увольнение временного работника не требуется.
Акт приема-передачи – основной документ, подтверждающий передачу и прием дел
Прием и сдачу дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера необходимо оформить актом.
В настоящее время все большее распространение получает заключение договора на ведение бухгалтерского учета со сторонней организацией (индивидуальным предпринимателем).
Как правило, прием и сдача дел производятся во всех случаях независимо от выбранного способа организации ведения бухгалтерского учета и оформляются актом (ст. 7 Закона).
Форма акта законодательством не предусмотрена, а значит, можно самостоятельно разработать и утвердить форму акта приема-передачи дел.
Исходя из сущности приема-передачи дел в акте следует указать фамилии, имена и отчества главных бухгалтеров, принимающих и сдающих дела, наименование передаваемых первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, форм бухгалтерской, налоговой, статистической, иной отчетности, прочие необходимые сведения.
Акт должен содержать перечень принятых дел, книг, журналов, документов и др. В нем также надо отметить установленные несоответствия, выявленные при приеме-передаче дел. Например, при передаче первичных документов указывается период, за который были оформлены документы, чековой книжки – номера неиспользованных чеков.
При большом количестве передаваемых дел к акту приема-передачи дел следует оформить отдельным приложением перечень передаваемых документов по акту.
Как правило, акт составляется в 3 экземплярах, подписывается принимающей и передающей сторонами, председателем комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Если в ходе работы комиссии будут обнаружены ошибки, несоответствие порядка ведения бухгалтерского учета, руководитель организации вправе определить срок и ответственного за их устранение.
Особенности составления акта приема-передачи дел при передаче бухгалтерского учета сторонней организации (индивидуальному предпринимателю)
Как правило, при заключении договора со сторонней организацией ответственность за наличие и хранение первичных учетных и иных документов остается за организацией (исключение составляют случаи, когда аутсорсинговая компания берет на себя обязанность хранения первичных документов в своем офисе). Поэтому необходимости в передаче документов, как регистрационных, так и первичных, нет, так же, как и нет необходимости в передаче печатей и штампов, ключей от сейфа.
Однако в любом случае имеет место передача баз данных различного назначения, а также носителей с электронными цифровыми подписями.
Передаче подлежат:
1) база данных бухгалтерского учета:
– передается копия базы данных, если по договоренности с клиентом она находится на компьютере в офисе у аутсорсинговой организации;
– передаются права и пароли на удаленный доступ, если база данных находится на сервере в офисе клиента.
В любом случае необходимо произвести передачу сумм, числящихся в бухгалтерском учете на последнюю отчетную дату. Это своего рода страховка для нового главного бухгалтера в том, что он будет нести ответственность только за свои ошибки; для увольняющегося главного бухгалтера – в том, что он не будет нести ответственность, если в бухгалтерский учет за период его работы будут внесены изменения, которые приведут к начислению штрафных санкций.
Такая передача может быть произведена путем двустороннего подписания, например, оборотно-сальдовой ведомости за последний отчетный период;
2) база данных "Плательщик – таможенный союз" (при необходимости);
3) база данных электронного декларирования (при ее наличии). Вместе с базой данных передается носитель с электронной цифровой подписью;
4) база отчетов формы "4-фонд", а также база данных персонифицированного учета. Вместе с этими базами данных передается носитель с электронной цифровой подписью;
5) база отчетов статистической отчетности.
При передаче последних четырех баз необходимости в подписании каких бы то ни было документов на бумажном носителе нет, так как все документы хранятся в электронном виде не только у организации, но и на порталах соответствующих органов.
Кроме того, существует необходимость в передаче копий документов, которые нужны для адекватного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.
Во-первых, это учетная политика – основополагающий для ведения бухгалтерского учета документ; во-вторых, устав организации и другие регистрационные документы; в-третьих, различного рода приказы и другие локальные нормативные акты (например, на установление норм расхода топлива).
Таким образом, акт приемки-передачи может иметь следующий вид:
Объем передаваемой информации зависит от того, как согласно договору на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета распределены зоны ответственности клиента и аутсорсинговой организации.
