Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Расчеты с подотчетными лицами: исключите ошибки при документальном подтверждении расходов

Ирина Жданович, экономист

Статьи по теме

14.07.2017
21.07.2017
28.07.2017
11.08.2017
08.09.2017

eщё 626 материалов по теме

Ситуация 1. При оформлении электронного билета по требованию пассажира должна быть выдана маршрут-квитанция с вручением в бумажном виде всех обязательных для билета уведомлений и извещений
Суть нарушения
Организация в ноябре 2011 г. направила в командировку работника в г. Волгоград с целью заключения договора на поставку продукции. В авиакомпании подотчетным лицом, ответственным за организацию командировки, были приобретены электронные билеты на самолет к месту командирования и обратно.
Стоимость билетов составила 1 600 000 руб. (НДС – 0 %).
На основании представленного чека электронного терминала об оплате билетов в бухгалтерском учете их стоимость была отражена записью:
Д-т 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" – К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
После возвращения из командировки командированный работник к авансовому отчету не приложил распечатку электронных билетов, подтверждающую факт оказания услуги по воздушной перевозке.
Комментарий контролирующих органов
В учете организации не было оснований учитывать электронный билет на субсчете 50-3 счета 50. Учет стоимости электронных билетов необходимо было осуществлять на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (субсчет "Расчеты с авиакомпанией").
Командируемому работнику при составлении авансового отчета следовало наряду с другими первичными документами, подтверждающими расходы по командировке, представить распечатку электронных билетов, в которой должны быть указаны фамилия пассажира, маршрут, стоимость билетов, дата поездки.
 
Обоснование нарушения
 
Факт совершения хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции.
По договору воздушной перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира воздушного судна в пункт назначения с предоставлением ему места на воздушном судне, совершающем рейс, указанный в билете (ст. 95 Воздушного кодекса РБ).
Заключение договора перевозки пассажира должно быть удостоверено билетом и (или) иным документом, предусмотренным законодательством. Формы билета устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами, иными актами законодательства (п. 2 ст. 740 Гражданского кодекса РБ).
Электронный билет является документом, удостоверяющим договор перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме (подп. 2.2 п. 2 постановления Минтранса РБ от 28.06.2008 № 76 "Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (далее – постановление № 76)).
При оформлении электронного билета на руки пассажиру по его требованию должна быть выдана маршрут-квитанция с вручением в бумажном виде всех обязательных для билета уведомлений и извещений (подп. 2.5 п. 2 постановления № 76).
Электронный билет – это метод документирования продажи перевозки и контроля перевозки, не требующий оформления бумажного документа, при котором все действия, связанные с перевозкой, вносятся в компьютерный файл записи документа и хранятся в нем (подп. 2.1 п. 2 постановления № 76).
Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, обобщается на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, действовавшая в 2011 г.).
В рассматриваемом случае при направлении работника в командировку организации не следовало было отражать задолженность работника в сумме стоимости авиабилетов, поскольку ему не выдавались ни денежные средства на приобретение билетов, ни сами билеты.
По возвращении из командировки работник должен отчитаться о произведенных расходах, при этом порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством РБ (п. 48 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).
На основании чека электронного терминала, распечатанной маршрут-квитанции (и (или) посадочного талона) и утвержденного авансового отчета организация должна была списать дебиторскую задолженность и признать стоимость проезда к месту командирования и обратно в составе расходов по видам деятельности (пп. 6, 8 Инструкции по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утвержденной постановлением Минфина РБ от 26.12.2003 № 182, действовавшей в 2011 г.).
 
Советы эксперта на сегодняшний день
С 1 января 2012 г. методологические подходы к документальному оформлению перевозки пассажиров с использованием электронных билетов не претерпели изменений. Обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет в текущем году, как и ранее, осуществляется на счете 71. Аналитический учет по счету 71 должен вестись в разрезе подотчетных лиц по каждой сумме, выданной под отчет (п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, ут-вержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, вступившей в силу с 1 января 2012 г. (далее – Инструкция № 50)).
В текущем году расходы организации по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие: себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг; управленческие расходы; расходы на реализацию, прочие расходы по текущей деятельности (п. 8 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102).
 
Важно! С 13 апреля 2012 г. вступило в силу постановление Минфина РБ от 29.03.2012 № 18, которым утверждены форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу (приложение 1) и форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании (приложение 2).
 
Порядок отражения записей в бухгалтерском учете
С учетом рассмотренной ситуации алгоритм бухгалтерских записей будет иметь следующий вид (см. табл. 1).
 
 
В табл. 2 приведены исправительные записи, которые необходимо отразить после проверки.
 
 
Ситуация 2. При использовании корпоративной (личной) карточки для осуществления безналичных расчетов работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков
 
Суть нарушения
Менеджер торговой организации в марте 2012 г. был направлен в командировку в г. Москву. Для оплаты его расходов в командировке ему была выдана корпоративная карточка. После возвращения из командировки работник представил в бухгалтерию в установленный срок авансовый отчет об израсходованной валюте в сумме 505 долл. США без представления карт-чека о снятии валюты. На основании представленной выписки банка по карт-счету фактическая сумма использованной валюты составила 530 долл. США, однако работником не произведен возврат неиспользованной суммы иностранной валюты в размере 25 долл. США.
 
Справочно: официальный курс доллара США, установленный Нацбанком, составлял на дату:
– зачисления валюты на карт-счет – 8 200 руб. за 1 долл.;
– снятия наличной валюты с карт-счета – 8 020 руб. за 1 долл.;
– представления авансового отчета – 8 130 руб. за 1 долл.
 
Комментарий контролирующих органов
Если сумма наличной иностранной валюты, снятой посредством корпоративной карточки, была израсходована не полностью, работник обязан вернуть остаток путем внесения в кассу организации или осуществления банковского перевода на счет. Неиспользованная иностранная валюта, снятая с помощью корпоративной карточки, возвращается в сроки, предусмотренные для представления отчета об израсходованных суммах.
 
Обоснование нарушения
Использование корпоративной карточки – это совершение работником с ее помощью действий, в результате которых осуществляются безналичные расчеты и (или) выдача наличных денежных средств с отражением данных операций по карт-счету (подп. 2.22 п. 2 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 74 (далее – Инструкция № 74)).
Подтверждением проведения операций с использованием корпоративной карточки служат карт-чеки, которые должны содержать установленные реквизиты (пп. 31, 32 Инструкции № 74). В свою очередь, выписка банка по карт-счету подтверждает совершение операций по нему (часть третья п. 30 Инструкции № 74).
Работники, получившие иностранную валюту под отчет посредством зачисления на карт-счет и расходовавшие ее с использованием корпоративных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер ее расходования (часть первая п. 26 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержден-ной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (далее – Инструкция № 98)).
Работники, использующие в командировке корпоративную карточку, составляют отчет об израсходованных суммах в валюте произведенных операций.
Если валюта, указанная в карт-чеках, не соответствует валюте карт-счета, для окончательного расчета между нанимателем и работником используется обменный курс, примененный банком при отражении операций, совершенных по карт-счету. При отсутствии информации о курсе на дату составления отчета об израсходованных суммах для окончательного расчета между нанимателем и работником используется официальный курс белорусского рубля по отношению к соответствующим иностранным валютам, уста-новленный Нацбанком на дату отчета (п. 28 Инструкции № 98).
В табл. 3 отражена зависимость сроков представления отчета об израсходованных суммах от целей использования корпоративной карточки.
 
 
Важно! Аналогичные требования к использованию денежных средств в белорусских рублях подотчетными лицами посредством корпоративной карточки закреплены в п. 37 Инструкции "О порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.
 
Правильные записи в бухгалтерском учете
С учетом приведенной ситуации в бухгалтерском учете следовало произвести следующие записи (см. табл. 4).
 
(Окончание следует.)
 

Уважаемый коллега!

Данный нормативный документ
доступен подписчикам комплекта
"Эталон Главный Бухгалтер"
на сайте etalonline.by

У меня уже есть подписка!

Подпишитесь на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"
и получите доступ
ко всем материалам GB.BY
и etalonline.by

Подписаться на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"

Уважаемый коллега!

Полноценное использование
нормативно-правовой базы
"Эталон Онлайн"
доступно подписчикам комплекта
"Эталон Главный Бухгалтер"

У меня уже есть подписка!

Подпишитесь на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"
и получите доступ
ко всем материалам GB.BY
и etalonline.by

Подписаться на комплект
"ЭТАЛОН Главный Бухгалтер"

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.