Чем ближе дата деноминации национальной валюты, тем больше вопросов возникает у руководителей предприятий, специалистов по бухгалтерскому и финансовому учету в отношении учетных систем их предприятий. Не секрет, что в настоящее время самыми распространенными учетными системами являются программные продукты фирмы «1С».
Их используют не только небольшие компании, но и крупные производственные предприятия с десятками и сотнями пользователей. Как же обеспечить переход на новую денежную единицу в учетных системах 1С и с какими проблемами предстоит столкнуться?
Нередко проблема перевода учетной системы на базе 1С на новую денежную единицу недооценивается руководством. Однако в реальности возникает множество серьезных вопросов, рано или поздно требующих от руководства принятия решения – каким же образом проводить перевод учетной системы предприятия на новые деньги.
В настоящее время на рынке появилось множество предложений по проведению деноминации в программных продуктах фирмы «1С». В большинстве своем они предлагают решение быстро и недорого, умалчивая о проблемах, с которыми неизбежно столкнутся компании. В чем же заключаются эти проблемы?
Проведение деноминации в базе 1С можно укрупнено разбить на два этапа:
1. Подготовка конфигурации базы 1С к работе с копейками, начиная с 01.07.2016. Это включает в себя настройку всех алгоритмов, печатных форм и отчетности, механизмов обмена с другими системами.
Пользователи типовых программных продуктов фирмы «1С», которые находятся на поддержке в рамках подписки ИТС, получат эти изменения при очередном официальном обновлении программы. Если же программа 1С не находится на поддержке либо установка официального обновления невозможна в связи с внесением в конфигурацию изменений, то эти доработки будут осуществляться собственными силами предприятия при помощи штатных либо сторонних программистов 1С.
2. Свертка всех остатков в базе 1С на 30.06.2016 и внесение их на 01.07.2016 в уже деноминированной валюте в текущую либо новую базу данных.
Если первый этап в целом не представляет особых технических проблем, то со вторым этапом не все так просто.
Во-первых, до окончательного закрытия прошлых месяцев остатки могут изменяться, что требует их постоянной корректировки.
Во-вторых, возникает так называемая проблема «разрыва периода», происходит нарушение непрерывности всей отчетности и алгоритмов в информационной базе. Все отчеты, затрагивающие периоды «до» и «после» деноминации придется формировать в два этапа. Сначала до 01.07.2016 в «старых», неденоминированных рублях, а затем в «новых», уже деноминированных рублях. Также перестанут функционировать все механизмы, анализирующие данные за период. Например, если клиенту предоставляется скидка в зависимости от объема всех его закупок, то после 01.07.2016 расчет будет некорректен, так как будут суммироваться суммы в различных номиналах.
Все это, конечно, можно решить при помощи технических доработок и для небольших компаний не является особой проблемой. Однако для крупных предприятий, использующих такие продукты, как «Управление производственным предприятием», «Управление торговлей», ведущих не только бухгалтерский, но и оперативный и управленческий учет, имеющих большие базы с накопленной за многие годы статистикой, это зачастую недопустимо.
Какое же решение можно предложить данным компаниям, которые хотели бы максимально безболезненно пережить этот сложный период и сохранить все свои бизнес-процессы в неизменном виде?
Пожалуй, самым оптимальным решением для таких предприятий является так называемая процедура «деноминации данных». Суть этой процедуры заключается в деноминировании абсолютно всех данных учетной системы, исчисляемых в белорусских рублях. В результате учетная система принимает вид, как будто она всегда уже велась в новых денежных единицах, с копейками. Все отчеты, алгоритмы, документы будут отображаться и работать в штатном режиме, но полностью в новых денежных единицах. Не требуется заведения новой базы, не требуется свертки остатков. Однако эта процедура не так проста, как кажется.
Во-первых, данную процедуру рекомендуется выполнять только после закрытия всех месяцев, предшествующих 01.07.2016. Это приводит к тому, что до этой даты предприятие будет вынуждено какое-то время работать полностью в старых денежных единицах (внесение данных во все документы, в т.ч. и после 01.07.2016). Однако в печатных формах, формируемых из документов после 01.07.2016, уже должны фигурировать данные в новых денежных единицах, с копейками. Соответственно должна быть проведена подготовка необходимых печатных форм и механизмов (клиент-банков, загрузки курсов, обмена данными с другими системами и т.д.) для вывода данных в требуемом виде в этот переходный период.
Во-вторых, после процедуры «деноминации данных» неизбежно возникновение отклонений в остатках от требуемых из-за технических округлений до двух знаков после запятой (в качестве примера можно привести ситуацию, когда материал общей стоимостью 100 руб. списывается 4 раза по 25 руб. После деноминирования данных в результате округлений стоимость списания во всех проводках будет равна 0, что приведет к тому, что 100 руб. «зависнут» в остатках). Эти отклонения необходимо корректировать, чтобы на 01.07.2016 все остатки предприятия были бы эквивалентны остаткам, которые получились бы при заведении их в новую базу.
В-третьих, современные программные продукты фирмы «1С», особенно «Управление производственным предприятием», крайне сложны в своей внутренней структуре. Количество реквизитов всех объектов, которые могут содержать данные, подлежащие деноминации, исчисляется сотнями и более. И для каждого из этих реквизитов необходимо настроить свое условие его обработки. Если хотя бы в одном из этих условий будет допущена ошибка, результат будет печальным – данные будут неверно деноминированы.
В-четвертых, для больших баз, в которых хранятся данные за несколько лет работы предприятия, сама процедура деноминирования штатными средствами 1С будет выполняться в течение десятков часов, и даже сутками. Для многих предприятий такой простой недопустим.
Группой разработчиков 1С совместно со специалистами бухгалтерской компании «Правильная бухгалтерия» (www.buhuslugi.by) была разработана универсальная методика деноминирования данных в любых базах 1С версии 8 (к сожалению, базы версии 1С 7.7 не поддерживаются). Данный инструмент учитывает и решает все вышеуказанные проблемы. А за счет использования уникальной технологии прямых обращений к базе данных, минуя штатные средства 1С, время непосредственной деноминации данных любой базы сокращается до нескольких часов, что позволяет провести деноминацию данных любой базы 1С версии 8 в самые сжатые сроки.
Если вас заинтересовала данная методика, более подробную информацию можно получить на сайте www.deno.by
Ковальчук Эдуард Сергеевич, специалист по программным продуктам на базе 1С версии 8
