Подотчетные лица

Большинство расчетов организации производят безналичным путем. Но и наличные расчеты не исключение: порой так удобнее приобрести необходимые хозтовары, оплатить топливо при заправке автомобиля и т.д. Как сегодня регламентируются такие расчеты? Автор рассматривает 2 типичные ситуации и разъясняет их.

Почтовые расходы в организации чаще всего связаны с отправлением писем, бандеролей, рекламных материалов, иной корреспонденции. Адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы.

Рассмотрим механизм отражения таких расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

В определенных случаях для возмещения нанимателем командированному работнику расходов по проживанию используется стоимость одноместного номера в гостинице. Как определяется категория такого номера? Ведь от этого зависит размер командировочных расходов |*|. Рассмотрим данный вопрос с учетом мнения специалистов Минтруда и соцзащиты.

* Командировочные расходы

Сроки окончательного расчета с командированными работниками в настоящее время закреплены в 2 нормативных актах:

– Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117);

– Положении о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

Однако эти сроки в названных документах разные: в Инструкции № 117 – 15 рабочих дней, в Положении № 176 – 30 календарных дней.

У бухгалтеров возникает вопрос:

Сэкономить на суммах возмещения расходов по найму жилого помещения можно путем выдачи работнику, направляемому в командировку, корпоративной дебетовой карточки. Как осуществлять расчеты с работником, если корпоративную карточку ему выдали, а движение средств по ней отсутствует? Ответим на этот вопрос.

Общее правило составления авансового отчета при зарубежной командировке – расчет сумм расходов производится в валюте совершенных операций.

А если аванс выдавался в валюте страны командирования и установленные размеры возмещения командировочных расходов установлены в иной валюте? Как рассчитать сумму к утверждению по авансовому отчету, какой применять курс в расчетах, как определить сумму окончательного расчета с работником? Ответим на эти вопросы.

Работник, вернувшись из зарубежной командировки, должен отчитаться перед нанимателем о проделанной работе и израсходованных суммах.

Как правило, в организации такие формы отчетов разрабатываются самостоятельно с учетом требований к первичным учетным документам и правил делопроизводства.

Порядок и сроки представления отчета об израсходованных суммах (отчета о расходовании аванса), а также возврата неиспользованных сумм аванса определены Инструкцией № 117 [1] (п. 7 Положения № 176 [2]) |*|. Однако все ли моменты там предусмотрены? Читайте об этом в предлагаемом материале.

Авансовый отчет относится к числу первичных учетных документов, форму которых вправе разработать и утвердить сама организация. Практика ведения бухгалтерского учета подтверждает, что использование ранее установленной формы этого документа отвечает запросам большинства пользователей. Рассмотрим, каким образом отражается информация по расходам, связанным с зарубежной командировкой, в авансовом отчете и как их рассчитать.