Организация (продавец) в ноябре 2024 г. отгрузила товар в адрес белорусской организации (далее – грузополучатель) по электронной товарно-транспортной накладной (ЭТТН). При отгрузке товара продавец создал ЭСЧФ. Товары не являются прослеживаемыми.
Грузополучатель подписал ЭТТН электронной цифровой подписью (ЭЦП) до приемки товара. После этого при его приемке грузополучатель установил расхождения между фактическими данными о товарах и данными в ЭТТН, что подтверждено актом о расхождении.
1. Как обеим сторонам откорректировать показатели ЭТТН в этой ситуации?
2. Какой ЭСЧФ должен создать продавец в этом случае?
1. Либо с помощью электронного акта приемки, либо выпиской новой ЭТТН.
2. Дополнительный ЭСЧФ со ссылкой на исходный либо без нее.
1. Электронные накладные (ЭТТН, ЭТН), подписанные ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя, отмене не подлежат (п. 61 ТНПА № 9/75/35/26*).
Выявленные при приемке товаров расхождения фактических данных о товарах с соответствующими данными, указанными в ЭТТН или ЭТН, нужно оформить документально в порядке, установленном Положением № 1290**, и (или) договором (часть вторая п. 31 ТНПА № 9/75/35/26). Главой 6 Положения № 1290 предусмотрено составление акта приемки товаров по количеству и качеству.
В электронные накладные после того, как они подписаны ЭЦП, изменения вносятся 2 способами:
1) формируется электронный акт приемки – если при приемке товаров выявлены недостача, излишки или товары ненадлежащего качества либо надо внести иные изменения в электронные накладные и иные документы. Электронный акт приемки, содержащий сведения о выявленных при приемке излишках товаров, является основанием для создания грузоотправителем и передачи грузополучателю ЭТН либо иного документа, содержащих сведения об этих излишках (часть пятая п. 12 ТНПА № 9/75/35/26). Электронный акт приемки применяется грузоотправителем и грузополучателем для изменения оценки хозяйственной операции с товарами в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях (часть вторая п. 8 ТНПА № 9/75/35/26);
2) грузополучатель создает возвратную электронную накладную грузоотправителю на товар, указанный в ранее созданной и подписанной электронной накладной, а грузоотправитель с учетом акта приемки создает новую ЭТТН (ЭТН), содержащую достоверные сведения (ситуация 3 из разъяснения МНС***). Чтобы обеспечить взаимосвязь такой электронной накладной с ранее оформленной накладной, МНС рекомендует вносить соответствующие записи в подраздел «Дополнительные поля накладной».
Справочно: электронный акт приемки не применяется по прослеживаемым товарам. Если возникли расхождения между фактическими данными по прослеживаемым товарам и данными в накладных, то ЭТТН или ЭТН до их подписания ЭЦП отменяют и создают новые с корректными данными в порядке, установленном гл. 6 ТНПА № 9/75/35/26, а после подписания их ЭЦП изменения можно внести только вторым способом (часть пятая п. 31, часть пятая п. 47 ТНПА № 9/75/35/26, разъяснение МНС).
Таким образом, поскольку в рассматриваемом случае должностные лица грузополучателя подписали первоначальную ЭТТН ЭЦП, то он должен либо создать электронный акт приемки, либо возвратную накладную грузоотправителю. Во втором случае грузоотправитель с учетом акта о расхождении создает в адрес грузополучателя новую ЭТТН, содержащую достоверные сведения.
2. В рассматриваемой ситуации продавцу необходимо скорректировать показатели исходного ЭСЧФ. При оформлении электронного акта приемки составляется дополнительный ЭСЧФ, который должен содержать ссылку на номер ранее выставленного (направленного) ЭСЧФ (части первая и вторая п. 11 ст. 131 НК****).
При получении возвратной накладной и создании новой ЭТТН покупателю также выставляется дополнительный ЭСЧФ (абз. 3 части второй п. 11 ст. 131 НК). Такой ЭСЧФ можно создавать как со ссылкой на ранее выставленный (направленный) ЭСЧФ, так и без ссылки, указав в нем признак «Возврат товара» (абз. 3 части второй п. 11, подп. 13.4 п. 13 ст. 131 НК).
Согласно разъяснению МНС в дополнительном ЭСЧФ на сумму корректировки оборота и суммы НДС, относящихся к данной разнице, указывается в строке:
– 3 «Дата совершения операции» – дата акта расхождений в соответствии с подп. 21.3 п. 21 Инструкции № 15*****;
– 30 «Документы, подтверждающие поставку товаров (работ, услуг), имущественных прав» – реквизиты акта расхождений;
– 31 «Дополнительные сведения» – причина создания дополнительного ЭСЧФ, например «в связи с корректировкой стоимости товара из-за выявленных расхождений по количеству и качеству» (пп. 21, 25, 30 Инструкции № 15).
* Структура и формат электронных накладных и иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, Национальной академии наук Беларуси, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 18.12.2023 № 9/75/35/26 (далее – ТНПА № 9/75/35/26).
** Положение о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 (далее – Положение № 1290).
*** Порядок создания (корректировки) электронных счет-фактур при внесении изменений в электронные накладные, размещенный на сайте МНС (далее – разъяснение МНС).
**** Налоговый кодекс Республики Беларусь (далее – НК).
***** Инструкция о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры, утвержденная постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15 (далее – Инструкция № 15).
Редакция рекомендует:
- Пять ситуаций по применению электронных накладных
- Составлять ли электронный акт приемки при недостаче товаров, поступивших по электронной накладной?
- Актуальные вопросы по использованию электронных накладных при обороте товаров, подлежащих маркировке и (или) прослеживаемости (часть 1)
- Актуальные вопросы по использованию электронных накладных при обороте товаров, подлежащих маркировке и (или) прослеживаемости (часть 2)