Командировочные расходы, которые законодатель разрешает нанимателю возмещать
По общему правилу наниматель при направлении работника в служебную командировку обязан выдать ему аванс и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– за проживание вне места жительства (суточные) |*|;
– иные произведенные с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Справочно: порядок направления в служебные командировки и возмещение расходов при таких командировках определены:
1) в пределах Республики Беларусь:
– Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
2) при командировании за границу:
– Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274;
– Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Размеры возмещения расходов при служебных командировках могут устанавливаться в коллективном договоре, соглашении или нанимателем. Однако эти расходы не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (ст. 95 ТК).
Наниматель может закрепить в локальных нормативных правовых актах (ЛНПА) (коллективном договоре, соглашении, положении о командировках и т.п.) дополнительную гарантию для работников наряду с предусмотренными законодательством, а именно возмещение командировочных расходов сверх размеров, установленных законодательством (часть третья ст. 7 ТК).
Расходы за проживание (суточные)
Нормы возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточные) определен постановлениями Минфина Республики Беларусь:
– от 16.06.2016 № 48 – при командировании в пределах Республики Беларусь;
– от 30.01.2001 № 7 (далее – постановление № 7) – при командировании за границу.
Ситуация 1. Размер суточных, выплачиваемых предприятием, превышает установленные нормы
Заместитель руководителя совместного предприятия с 9 по 10 октября 2017 г. направлен в служебную командировку в г. Варшаву (Республика Польша). Для этой страны нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) для направляемых в краткосрочные командировки составляют 50 долл. США.
Командированному был выдан аванс в иностранной валюте, рассчитанный в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом руководителя предприятия, согласно которым нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные) для руководства предприятия на 100 % превышают нормы, установленные законодательством Республики Беларусь.
Организация вправе предусмотреть в ЛНПА более высокие нормы командировочных расходов по сравнению с нормами, предусмотренными законодательством (ст. 95 ТК).
Вместе с тем от подоходного налога могут быть освобождены только суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством (часть третья подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК). Поэтому разница между выданной и установленной законодательством суммами является доходом заместителя руководителя предприятия и облагается подоходным налогом |*|.
Оплата проезда
Среди затрат, которые работодатель обязан возмещать командированному работнику, значатся расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. Состав и порядок возмещения таких расходов определен Инструкцией № 35 (в пределах Республики Беларусь) и Инструкцией № 115 (при командировании за границу).
Ситуация 2. Поездка на такси по служебным вопросам
Работник организации направлен в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Ему возмещены расходы по проезду в такси в пределах места командировки.
Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат (часть седьмая подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
От подоходного налога освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. Исключение – расходы по проезду на автомобилях-такси (часть третья подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Таким образом, доходы в виде возмещения нанимателем расходов работника по оплате проезда в пределах места служебной командировки на автомобиле-такси облагаются подоходным налогом.
Ситуация 3. Расходы по аренде автомобиля
Сотрудник организации в октябре 2017 г. направлен в служебную командировку за границу, в которой арендовал автомобиль для передвижения в пределах пункта командирования.
По возвращении из командировки работник представил в бухгалтерию документы, подтверждающие оплату услуг по использованию автомобиля.
На основании этих документов наниматель возместил сотруднику сверх норм суточных, установленных законодательством, расходы по аренде автомобиля.
Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции № 115).
Так как сумма расходов по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования возмещена сверх установленных постановлением № 7 норм, она признается доходом работника организации и облагается подоходным налогом.
Ситуация 4. Расходы на проезд в вагоне «СВ»
Руководитель организации по возвращении из командировки в г. Москву (Российская Федерация) представил в бухгалтерскую службу организации отчет с приложением документов, подтверждающих расходы на проезд в вагоне «СВ».
По общему правилу расходы на проезд до места командирования и обратно возмещаются командированному по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на железнодорожном транспорте – «купе», на пассажирских судах – туристического класса) (абз. 2 части первой подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115).
В то же время НК определено, что от подоходного налога освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (часть третья подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Таким образом, возмещение руководителю расходов на проезд в вагоне «СВ» при командировании за границу освобождается от подоходного налога, так как эти расходы подтверждены документально |*|.
* Вопрос о том, когда аванс на командировочные расходы может стать доходом работника
Ситуация 5. Возмещение расходов на проезд при утере билетов на автобус
Организация (г. Минск) направила работника в служебную командировку в г. Гродно. До места командирования и обратно он добирался на междугородном автобусе регулярного сообщения. При представлении авансового отчета работник не приложил билеты на проезд в связи с их утерей.
При отсутствии подлинных проездных документов наниматель должен возместить расходы по проезду на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.
Размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством.
Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
От редакции:
Командированным при наличии документов, подтверждающих оплату, также возмещаются:
– расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах, стоимость набора питания, включенная в цену проездного билета;
– расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Оплата жилья
От подоходного налога освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. При этом не имеет значения, превысили они установленные законодательством нормы или нет. В таких случаях определяющим моментом для освобождения от подоходного налога является наличие документов, подтверждающих фактически понесенные расходы по найму жилья.
Ситуация 6. Счет за проживание в гостинице
Сотрудник организации прибыл из служебной командировки из г. Каунаса (Литовская Республика).
Согласно счету гостиницы, представленному работником вместе с авансовым отчетом, сутки проживания в ней составили 135 евро. Наниматель решил возместить работнику всю указанную сумму.
Предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в г. Каунас (Литовская Республика) согласно постановлению № 7 составляет до 90 евро.
Вместе с тем с учетом подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК сумма превышения норм оплаты по найму жилого помещения в размере 45 евро (135 – 90) не является для работника доходом, облагаемым подоходным налогом.
Дополнительные услуги отелей
Наряду с вышеперечисленными расходами наниматель обязан возместить работнику и иные расходы, которые он произвел с разрешения или ведома нанимателя (п. 4 части второй ст. 95 ТК, подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35, п. 8 Инструкции № 115).
Ситуация 7. Командированный работник воспользовался сауной и бассейном в гостинице
Сотрудник организации в октябре 2017 г. направлен в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. По возвращении из служебной командировки он представил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая документы по оплате проживания в гостинице и отдельный счет на оплату услуг по пользованию сауной и бассейном в этой гостинице.
Перечень иных расходов, которые наниматель может возместить работникам при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, является закрытым. Он включает лишь расходы по оплате:
– провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;
– проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;
– платных стоянок;
– услуг связи;
– стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей (подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35).
Таким образом, если работник воспользовался сауной и бассейном гостиницы с ведома или разрешения нанимателя, то последний обязан возместить такие расходы. Однако возмещенная нанимателем сумма является доходом работника, облагаемым подоходным налогом.
С учетом того что в рассматриваемой ситуации указанные расходы работника не связаны с выполнением им трудовых обязанностей, организация при исчислении подоходного налога вправе применить льготу, установленную подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК. Предел льготы (в течение года) – 1 678 руб.
Ситуация 8. Расходы по автостоянке
По возвращении из зарубежной командировки на автотранспорте нанимателя работник представил в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) в иностранной валюте с приложенными квитанциями, счетами по произведенным за границей расходам. При этом чек по оплате за стоянку автомобиля отсутствовал.
При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя им выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту (часть третья п. 32 Инструкции № 115).
Названные расходы возмещаются по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (часть четвертая п. 32 Инструкции № 115).
В рассматриваемой ситуации работник не смог подтвердить фактическую оплату стоянки служебного автомобиля.
Следовательно, он должен возвратить в кассу денежные средства в сумме оплаты за стоянку в сроки, установленные законодательством. В противном случае эта сумма будет являться доходом работника и облагаться подоходным налогом.
В такой ситуации организация не вправе применить льготу, установленную подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК, поскольку расходы по оплате стоянки связаны с выполнением трудовых обязанностей работника |*|.
Работник организации по возвращении из служебной командировки в пределах Республики Беларусь представил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, в т.ч. счет гостиницы с включенной в него стоимостью завтрака.
При направлении работника в командировку в пределах Республики Беларусь предусмотрено возмещение работнику с разрешения или ведома нанимателя стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей (подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35).
То есть, чтобы стоимость завтраков не стала доходом командированного, ему следует получить разрешение руководителя своей организации.
