Инструкцией № 107* допускается возможность использования личных денежных средств физических лиц для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах организации, с которой указанные физические лица состоят в трудовых отношениях.
_______________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
В какой срок наниматель должен возместить работнику указанные расходы?
Сроки для представления работником отчета об израсходованных суммах установлены в п. 38 Инструкции № 107.
Поэтому и расчет нанимателя с работником по возмещению ему личных денежных средств, израсходованных в интересах организации, должен проводиться в соответствии со сроками, установленными для представления отчетов об израсходованных суммах.
Данный срок зависит от формы оплаты за приобретенные товары (работы, услуги) (см. таблицу).
К отчету об израсходованных суммах необходимо приложить документы, подтверждающие расходы (кассовый чек, карт-чеки (их копии, заверенные руководителем организации или лицом, им уполномоченным) или выписки по счету клиента – физического лица и иные документы для возмещения средств, использованных ими в интересах организации) |*|.
* Порядок расчета наличными деньгами за товары (работы, услуги)
Организация имеет несколько торговых точек. Прием выручки осуществляется с использованием КСА, ведется книга кассира. Выручка сдается в банк ежедневно.
1. Можно ли в дни выплаты заработной платы сдавать наличные деньги не в банк, а в центральный офис для выплаты сотрудникам заработной платы?
Можно – при соблюдении определенных условий.
По мере необходимости наличные деньги, поступившие в кассу подразделений, могут быть сданы в центральную кассу организации в порядке, определяемом данной организацией самостоятельно в письменной форме.
При этом в книге кассира следует учинить соответствующую запись о сдаче наличных денег в центральную кассу организации без оформления расходного кассового ордера.
Наличные деньги, поступившие от подразделений в центральную кассу организации, могут быть использованы на выплату заработной платы при условии отсутствия:
– наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;
– приостановления операций по текущим (расчетным) банковским счетам организации;
– картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» (пп. 8, 13 Инструкции № 107).
Справочно: последнее условие (в части картотеки) не распространяется на расчеты наличными деньгами, проводимые организациями, подразделениями (ИП) в случаях, установленных п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 04.09.2003 № 376 (п. 8 Инструкции № 107).
2. Каким образом оформляются операции по приему денежных средств от торговых точек и выплате их в качестве заработной платы?
Наличные деньги должны быть приняты в центральную кассу организации с оформлением приходного кассового ордера и учинением соответствующей записи в кассовой книге.
Выдача наличных денег из центральной кассы организации производится по расходному кассовому ордеру или платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денег, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям), без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 27 Инструкции № 107).
Более простым вариантом для выплаты работникам заработной платы было бы использование личных дебетовых карточек.
Справочно: формы приходного кассового ордера (КО-1) и расходного кассового ордера (КО-2) содержатся в приложениях 1 и 3 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 29.03.2010 № 38 соответственно |*|.
Подразделение юридического лица ведет кассовую книгу несколько лет. В настоящее время вести кассовую книгу нет необходимости.
Обязательно ли прекратить ведение кассовой книги с начала календарного года или можно перестать вести кассовую книгу в любой период календарного года?
Можно перестать вести книгу в любой период года.
Необходимость ведения кассовой книги подразделениями определяет руководитель организации самостоятельно в письменной форме (п. 50 Инструкции № 107).
Таким образом, решение о прекращении ведения кассовой книги организация должна оформить письменно – в виде соответствующего организационно-распорядительного документа с указанием срока прекращения ведения кассовой книги.
Ограничения в части срока прекращения ведения кассовой книги отсутствуют. Следовательно, организация может принять решение о прекращении ведения кассовой книги подразделением с любого периода календарного года.
Надо ли вести кассовую книгу в дни, когда отсутствуют поступление и выдача наличных денег?
Не надо.
У организации исходя из требований пп. 50, 52 Инструкции № 107 отсутствует обязанность заполнять кассовую книгу в те дни, когда нет поступлений наличных денег в кассу и выдачи наличных денег из кассы организации.
В магазине для приема денег за товары используются КСА, на которых установлены средства контроля налоговых органов (далее – СКНО). Приказом руководителя организации утвержден размер потребности в разменных деньгах.
Можно ли сумму разменных денег оставлять в денежном ящике КСА?
Организации самостоятельно в письменной форме устанавливают размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на каждое рабочее место кассира, уполномоченное лицо (п. 14 Инструкции № 107).
Пунктом 62 Инструкции № 107 установлено требование об обеспечении организациями сохранности наличных денег и принятии иных мер по исключению возможности несанкционированного доступа в кассу.
Таким образом, место хранения разменных наличных денег организации определяют самостоятельно: в кассе организации, либо у главного (старшего по должности) кассира, либо в ящике для денег кассового оборудования (при его наличии) или ином месте аналогичного назначения. При этом наличие либо отсутствие установленного на кассовом оборудовании СКНО |*| не имеет значения.
Можно ли выручку, полученную от физического лица за товар, принятую по квитанциям о приеме наличных денег, использовать для погашения задолженности по договору займа с физическим лицом, минуя расчетный счет?
Можно – при соблюдении определенных условий.
Организации расходуют наличные деньги, поступившие в кассу для проведения текущих операций (в т.ч. расчетов по платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды), в размерах, установленных законодательством для осуществления предстоящих расходов (при наличии таких размеров) и договорами, при соблюдении требований пп. 8, 9 и 11 Инструкции № 107 (п. 7 Инструкции № 107).
Таким образом, организация может погасить задолженность по договору займа наличными деньгами, поступившими от физического лица за товар, если ею соблюдены требования, указанные в пп. 8 и 11 Инструкции № 107 (требования, установленные п. 9 Инструкции № 107, не относятся к нашему вопросу, так как касаются ликвидируемых организаций. – Прим. авт.).
Справочно: требования (условия), установленные п. 8 Инструкции № 107, изложены в вопросе 2 данной публикации на с. 16.
Пунктом 11 Инструкции № 107 определено, что при наступлении срока сдачи наличных денег, определенного организацией, подразделением, наличные деньги, поступившие в кассу, сдаются за вычетом наличных денег, подлежащих выплате на проведение текущих операций только в этот день, независимо от времени сдачи наличных денег.
Форма квитанции о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов установлена постановлением Минторга Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34.
Предприятие осуществляет розничную торговлю.
Может ли предприятие принимать наличные денежные средства в оплату за товар в размере более 100 базовых величин (БВ) от одного юридического лица или индивидуального предпринимателя?
Нет, не может.
Юридическое лицо, осуществляющее розничную торговлю, может принимать наличные деньги от других субъектов хозяйствования в сумме не более 100 БВ по каждому платежу (п. 72 Инструкции № 107).
Из указанной нормы следует, что предприятие, осуществляющее розничную торговлю:
Руководитель организации приказом установил, что наличные деньги сдаются в обслуживающий банк для зачисления на текущий счет 1 раз в 3 дня, за исключением разменных наличных денег из расчета на каждое уполномоченное лицо в сумме 70 руб.
Если в день наступления установленного срока сдачи наличных денег в банк общая сумма не превышает установленного приказом размера потребности в разменных наличных деньгах, нужно ли их сдавать в банк? Как считать последующий срок сдачи наличных денег в банк?
Размер потребности в разменных наличных деньгах на каждое рабочее место кассира, уполномоченного лица устанавливается для обеспечения бесперебойной работы кассиров, уполномоченных лиц по выдаче сдачи при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) с учетом необходимости сохранности и специфики работы юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет. Установленный размер потребности в разменных наличных деньгах доводится каждому кассиру, уполномоченному лицу в письменной форме (п. 14 Инструкции № 107).
Таким образом, в день наступления установленного срока сдачи наличных денег в банк наличные деньги, находящиеся в кассе организации в пределах установленного размера потребности в разменных наличных деньгах, в обслуживающий банк не сдаются.
Последующий срок сдачи исчисляется от даты (со дня) наступившего, но нереализованного срока сдачи наличных денег. В случае досрочной сдачи наличных денег в банк следующий срок исчисляется от даты (со дня) последней сдачи наличных денег |*|.
