Важно! Информация обновлена:
Время нахождения работника в командировке – это его рабочее время. Если у работника наступила временная нетрудоспособность во время командировки, то на него распространяются социальные гарантии, предусмотренные законодательством. При этом наниматель может продлить или отменить командировку. Безусловно, такие действия коснутся бухгалтерских расчетов. Рассмотрим их подробнее.
При направлении работника в служебную командировку оформляется приказ (распоряжение) нанимателя. Необходимость выдачи работнику командировочного удостоверения определяет наниматель.
Наниматель также обязан выдать командированному работнику аванс до отъезда в командировку (не позднее чем за день до отъезда) (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).
Конкретные сроки выдачи аванса законодателем не определены.
При определении суммы аванса следует учитывать возмещаемые за время командировки расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-З).
Аванс на командировочные расходы может быть выдан работнику:
– наличными денежными средствами из кассы организации;
– путем перечисления на личную дебетовую карточку работника;
– путем выдачи корпоративной дебетовой карточки.
А теперь рассмотрим ситуацию, при которой работник, получивший аванс на командировочные расходы, заболел во время командировки.
Пример 1. Продление командировки на время болезни работника.
Согласно приказу руководителя организации работник командирован в г. Брест на 4 дня (с 11 по 14 апреля 2016 г.). Из кассы организации ему выдан аванс в сумме 380 000 руб. 13 апреля 2016 г. работник получил травму, что повлекло невозможность выполнения служебного задания в указанные сроки. Временная нетрудоспособность (13 и 14 апреля) подтверждена листком нетрудоспособности. Срок командировки продлен. По возвращении из командировки работник отчитался об израсходованных суммах.
В данном случае нанимателю необходимо:
1) продлить срок служебной командировки (на дни временной нетрудоспособности командированного работника). Продление служебной командировки следует оформить hаспорядительным документом (приказом, распоряжением). В нем укажите причину продления служебной командировки, ее новый срок, например с 15 по 18 апреля 2016 г., а также отразите вопросы компенсации дополнительных затрат, связанных с продлением служебной командировки. Ознакомить работника с приказом о продлении командировки под роспись можно по возвращении из служебной командировки;
2) учесть командировочные расходы с учетом дней временной нетрудоспособности.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях следует возместить расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находился на стационарном лечении), выплатить суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечении командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (абз. 1 п. 5 Инструкции № 35).
Важно! Период временной нетрудоспособности командированного работника не включается в срок командировки для выполнения служебного задания. Работник обязан представить оправдательные документы, подтверждающие обращение в медицинское учреждение (абз. 2 п. 5 Инструкции № 35);
3) соблюсти соответствующие требования по оформлению табеля учета рабочего времени. Обозначение времени пребывания в командировке производится буквой «К», болезни – «Б», выходного дня – «В». Учитывая время болезни работника, в табеле будут иметь место следующие обозначения:
11 и 12 апреля – «К»; 13 и 14 апреля – «Б»; 15 апреля – «К», 16 и 17 апреля – «В»; 18 апреля – «К»;
4) по возвращении из командировки произвести окончательный расчет с работником.
В соответствии с утвержденным авансовым отчетом расходы командированного работника следующие:
– суточные: 8 сут. × 60 000 руб. = 480 000 руб.;
– расходы по проживанию в гостинице (условно) – 300 000 руб.;
– расходы по проезду (условно) – 120 000 руб.
Всего на сумму – 900 000 руб.
Учитывая, что сумма выданного аванса на командировочные расходы составила 380 000 руб., работнику следует возместить 520 000 руб. (900 000 – 380 000).
Продление срока командировки может быть вызвано не только временной нетрудоспособностью. Если для выполнения служебного задания понадобилось больше времени, чем изначально планировалось, командировку надо продлить.
Важно! Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст. 93 ТК).
Если срок служебной командировки с учетом продления (в т.ч. и по причине временной нетрудоспособности) превысит 30 календарных дней, нанимателю необходимо предварительно получить согласие работника. Лучше всего это сделать письменно (например, телеграммой).
Пример 2. Отмена служебной командировки по причине болезни
Работник организации согласно приказу нанимателя направлен в командировку г. Витебск на 5 дней с 11 по 15 апреля 2016 г. Ему выдан аванс на командировочные расходы в сумме 700 000 руб. Предварительно 8 апреля работник приобрел билеты на проезд в железнодорожном транспорте (туда и обратно), стоимость которых составила 250 000 руб. Однако 11 апреля работник не уехал в командировку в связи с болезнью, что подтверждается листком нетрудоспособности.
В данном случае возникает необходимость в отмене командировки. При отмене командировки до отъезда работника к месту командировки работник должен возвратить полученный аванс.
Важно! Передача другим лицам наличных денежных средств, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается (п. 43 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107).
Учитывая, что законодательством сроки возврата аванса при отмене командировки не установлены, организация самостоятельно может их определить (например, в положении о командировках, приказе). Сроки возврата могут быть следующие:
– не позднее 3 дней от даты отмены командировки (не считая дня отмены);
– в день выхода работника на работу после болезни и др.
Действия нанимателя в данном случае могут быть следующими:
1) 11 апреля надо издать приказ об отмене командировки. В нем необходимо указать, что работник должен вернуть полученные под отчет денежные средства не позднее указанного срока;
2) возместить работнику стоимость приобретенных им билетов. Билеты следует вернуть в кассу БЖД. Несмотря на то что болезнь работника является не зависящей от него уважительной причиной, из-за которой служебная командировка может быть отменена, следует потребовать от работника приложить к авансовому отчету разрешение руководителя (служебную записку с резолюцией) на возмещение полной стоимости возвращенных билетов.
Важно! В случае отмены служебной командировки по не зависящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35);
3) после утверждения авансового отчета отразить в учете следующие операции:
<...>
Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"
